Stadtweites Inputmanagement

Auftragsgegenstand ist die Lieferung, Installation, Konfiguration und Integration eines IT-Systems für den Inputmanagementservice. Weiterhin umfasst die Leistung den Systemservice, Dokumentation sowie Schulungsmaßnahmen und weitere Unterstützungsleistungen.

Der Leistungsgegenstand für die Beschaffung einer Software-Lösung für das stadtweite Inputmanagement.
Der Leistungsgegenstand umfasst ferner:

a) Beschaffung einer Standardsoftware u.a. mit folgenden Hauptkomponenten:
• Komponente zur Vorverarbeitung von Schriftgut.
• Komponente zur Klassifikation von Schriftgut & Dokumentbildung.
• Komponente zur Datenextraktion, basierend auf einer vorangegangenen Klassifizierung & Dokumentbildung.
• Schaffung der notwendigen Schnittstellen

b) Lizenzen: Durch den Auftragnehmer werden folgende Lizenzen für die unter lit. a) dargestellte Standardsoftware unbefristet gegen Einmalvergütung überlassen:
• Eine (1) Volumenlizenz mit maximal 150.000 verarbeitbaren Seiten pro Tag. Dies entspricht bei 230 Tagen, an denen Dokumente verarbeitet werden, bis zu 34.500.000 Seiten pro Jahr. Zusätzlich wird optional eine Erweiterung der Volumenlizenz (inklusive Service und Pflege) um weitere 10.000 Seiten pro Tag bereitgestellt. Ein Anspruch auf Abnahme der zusätzlichen Erweiterung besteht nicht.
• 250 Lizenzen für Concurrent User in der Nachbearbeitung im System. Darüber hinaus besteht die optionale Möglichkeit für ca. 100 weitere gleichzeitig im System arbeitende User Lizenzen (inklusive Service und Pflege) einzeln erwerben zu können.
• 20 Lizenzen für Concurrent User mit Administrativen Rollen im System. Darunter fällt auch die Schriftgutdefinitions-Rolle. Darüber hinaus besteht die optionale Möglichkeit für ca. 20 weitere gleichzeitig im System arbeitende Administrationslizenzen (inklusive Service und Pflege) einzeln erwerben zu können.
• Fünf (5) Lizenzen für Umgebungen

c) Produktkonfiguration/-erweiterung

d) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems in der Infrastruktur des Auftraggebers:
• Verantwortung für die Installation und Konfiguration des Softwaresystems bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft in der Infrastruktur des Auftraggebers
• Installation und Konfiguration auf sämtlichen benötigten Umgebungen vor Ort beim Auftraggeber, in Zusammenarbeit mit den für das System verantwortlichen internen Personen.
• Test und Fehlerbehebung des Softwaresystems und seiner Schnittstellen

e) Dokumentation: Benutzerhandbuch, Administrations-/Betriebshandbuch, Technische Dokumentation für das Fachverfahren, einschließlich aller Anpassungen

f) Schulung: Schulungen für bis zu 60 Anwender*innen inkl. abgestimmter Schulungsunterlagen. Darüber hinaus führt der Auftragnehmer optional weitere Bedarfsschulungen durch, die in Anspruch genommen werden können, aber nicht müssen.

g) Service und Wartung: Die Systemserviceleistungen für die Fachanwendung, welche durch den Auftraggeber gesondert vergütet werden, beginnen erst nach Akzeptanz der Erklärung der Betriebsbereitschaft durch den Auftraggeber, wobei bereits alle Anpassungen und Erweiterungen durch den Auftragnehmer umgesetzt sein müssen. Sie laufen 5 Jahre mit der Möglichkeit einer dreimaligen optionalen Verlängerung um jeweils 5 Jahre. Im Rahmen des Service und der Wartung muss der Auftragnehmer alle zukünftig ergehenden rechtlichen Anforderungen vor dem Zeitpunkt der Wirksamkeit ohne gesonderte Beauftragung durch den Auftraggeber von sich aus zur Verfügung stellen.

h) Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme): für Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse im Umfang von ca. 10.800 Personenstunden. Die weiteren Unterstützungsleistungen sind für die gesamte Vertragslaufzeit, inklusive optionaler Verlängerungen anzubieten. Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und endet mit Ablauf der Systemserviceleistungen oder mit Kündigung durch den Auftraggeber. Bis zum Ablauf der Vertragslaufzeit kann der Abruf der Personenstunden sowohl über- als auch unterschritten werden. Ein Anspruch auf Abnahme besteht nicht.

Der angegebene Gesamtwert der Beschaffung bzw. der Wert des Auftrages/Loses wird gemäß Artikel 50 Abs. 4 der Richtlinie 2014/24/EU und § 39 Abs. 6 VgV nicht
veröffentlicht, da er u. a. den geschäftlichen Interessen des erfolgreichen Bieters schadet und den lauteren Wettbewerb beeinträchtigt.

zu Zuschlagskriterien:
Der Preis war nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien waren nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt.