Service Desk

I. Die Vergabeunterlagen können ausschließlich und kostenfrei über das Internet (https://beschaffungen.barmer.de/projekte) heruntergeladen werden. Eine Anforderung und Zusendung der Unterlagen in Papierform ist nicht möglich. Bekanntmachungs-ID: 0079-Serv.Desk-2023
II. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich elektronisch in deutscher Sprache über die BARMER-Vergabeplattform. Eine Kommunikation mit den AG auf anderem Wege als über die Vergabeplattform im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung ist unzulässig und kann zum Ausschluss des betreffenden Bieters vom weiteren Vergabeverfahren führen. Bieterfragen sind ausschließlich über die Nachrichtenfunktion des Bietercockpits oder über [E-Mail entfernt] unter Bezugnahme auf die Ausschreibungsnummer an die BARMER zu richten. Die Antworten werden im Rahmen einer Bewerberinformation allen registrierten Bewerbern über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.
III. Wir bitten Fragen bis zum 9. Februar 2024 zu stellen. Fragen zum Vergabeverfahren, die nicht in der vorgenannten Frist an die Auftraggeber gerichtet werden, werden grundsätzlich nicht beantwortet. Die Auftraggeber behalten sich allerdings vor, verspätet gestellte Fragen noch zu beantworten, wenn sie dies für sachdienlich halten.

Weitere Beschreibung Ausschreibungsgegenstand:
Gegenstand der Beschaffung sind Leistungen in Form von User Help Desk, Major Incident Coordinator, Field-Service und Bereitstellung technischer Arbeitsplatzausstattungen für die AG. Diese Dienstleistungen werden derzeit von der gkv informatik GbR (nachfolgend gkvi) erbracht; dies endet allerdings mit dem Austritt der AG aus der gkvi, spätestens zum 31. Dezember 2024. Infolge des Ausscheidens aus der gkvi zum genannten Datum ist die Beauftragung neuer Dienstleister für die genannten Leistungen erforderlich.
Die Ausschreibung umfasst zwei voneinander unabhängige Fachlose, welche in der Leistungsbeschreibung und den jeweiligen Anlagen konkretisiert werden.
Fachlos 1: "User Help Desk und MIC"
Fachlos 2: "Technische Arbeitsplatzausstattung und Field-Service"
Bieter können auf ein Fachlos oder auf beide Fachlose anbieten.
Zum Auftragsgegenstand gehört bei beiden Losen die Transition als Übergangsphase vom alten Dienstleister zum jeweiligen neuen AN. Die Transitionsphase soll jeweils unmittelbar nach Zuschlagserteilung, voraussichtlich zum 1. April 2024 beginnen.
Für Los 1 beträgt die Vertragslaufzeit mindestens 6 Jahre (beginnend voraussichtlich mit dem 1. Oktober 2024 nach Ende der Transitionsphase). Der Servicevertrag endet mithin frühestens zum 30. September 2030 ("Mindestvertragsdauer"). Nach Ablauf der Mindestvertragsdauer verlängert sich der Servicevertrag automatisch um weitere 12 Monate, sofern der Servicevertrag nicht von dem Auftraggeber zum jeweiligen Ende der Vertragslaufzeit mit einer Frist von 6 Monaten gekündigt wird (also jeweils Kündigung bis zum 30. März). Der Vertrag endet spätestens nach 12 Jahren zum 30. September 2036 ("Maximalvertragsdauer").
Für Los 2 beträgt die Vertragslaufzeit 4 Jahre (beginnend voraussichtlich mit dem 1. Oktober 2024 nach Ende der Transitionsphase).
Die Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen. Die BARMER führt das Vergabeverfahren als Vergabestelle federführend auch in Vertretung der HEK durch. Die Beauftragung erfolgt allerdings durch BARMER und HEK separat, d.h. BARMER und HEK werden jeweils eigene, voneinander unabhängige Verträge mit dem Auftragnehmer des jeweiligen Loses abschließen; eine gemeinsame Beauftragung im Rechtssinne erfolgt nicht.

FACHLOS 2 wurde gemäß § 63 (1) Nr. 4 VgV aufgehoben. Nach einer umfangreichen Überarbeitung der Vertragsunterlagen wird das Verfahren zum Beschaffungsgegenstand in KW 7 als Offenes Verfahren neu eingeleitet werden, indem eine neue europaweite Bekanntmachung erfolgt.