Weiterentwicklung der digitalen Plattform kulturraeume.berlin (Digitale Landschaft)

Die KRB fördert entsprechend des Gesellschaftsvertrages räumliche Infrastruktur für Künstler*innen der Freien Szene Berlin und ist operative Trägerin des Arbeitsraumprogramms des Landes Berlin. Im Arbeitsprogramm wird der Zweck der Förderung räumlicher Infrastruktur operationalisiert. Seit April 2023 hat die KRB zu diesem Zweck eine digitale Plattform (im Folgenden DigiLand) produktiv in Nutzung, die sie bei der Wahrnehmung ihrer durch den Gesellschaftsvertrag vorgegebenen Aufgaben unterstützt. Über Digiland werden u.a. folgende Prozesse organisiert: - Abwicklung des Bewerbungs- und Vergabeverfahrens von Räumlichkeiten der KRB - Vertragsmanagement - Mietcontrolling Die Plattform weist aktuell noch Unzulänglichkeiten und Ergänzungsbedarfe auf. Um diese Lücken zu schließen und die Plattform vollständig an die Bedarfe der Praxis anzupassen, beabsichtigt die KRB nun, die Plattform um weitere technische und funktionale Erweiterungen zu ergänzen.

Die Leistung umfasst die Weiterentwicklung der bestehenden Plattform auf Basis von "Change Requests". Es handelt sich hauptsächlich um - die Optimierung und Weiterentwicklung vorhandener DigiLand-Workflows und Eingabemasken (u.a. plattformübergreifende Datenschutz-/Sicherheitsmaßnahmen nach DSGVO und Stand der Technik; Barrierefreiheit; Such- und Filterfunktionen; Sortierlogiken; Power-BI-Schnittstelle), - fachliche Anpassungen in den Ebenen Räume/Mietangebote/Haupt- und Untermietverträge/Benutzerprofile (z.B. Förderschienenlogik, automatisierte Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktionen, Import-Workflows, revisionssichere Protokollierung), - die Weiterentwicklung des Vergabetools (Ausschreibung von Räumen, Bewerbungen, Juryverfahren, Vergabesitzungen, Zuordnung von Gewinner*innen zu Räumen, automatisierte E-Mail-Kommunikation, Datenübernahme in Vertragsentwürfe) sowie - Projektmanagement und Systemservice/Support (Domain-/Hosting-/Wartungsleistungen; Domainmanagement).

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Die bestehende Plattform "DigiLand" beruht auf einem zentralen Datenhub und projektspezifischen Modulen (Datenmodell, Import-/Synchronisationslogiken, Schnittstellen, Rollen-/Rechte- und Workflowkonzepte) mit eng verzahnter Architektur zwischen Backoffice/Verwaltung und Webkomponenten. Für eine nahtlose Weiterentwicklung ohne Unterbrechung des produktiven Betriebs ist detailliertes Systemwissen über das bestehende System, einschließlich der Codebasis, Datenstrukturen und Schnittstellen erforderlich. Dieses Know-How liegt ausschließlich bei der bisherigen Auftragnehmerin. Ein Anbieterwechsel würde erhebliche technische Risiken, wie Kompatibilitäts-/Funktionsverluste und längere Ausfallzeiten nach sich ziehen. Darüber hinaus entstünden auch sicherheitsrelevante Risiken durch verzögerte Incident Response bzw. verzögerte Hotfix-Ausbringung. Gleichzeitig entstünden der Auftraggeberin wirtschaftliche Nachteile, die über die regulären - mit der Beauftragung eines neuen Auftragnehmers einhergehende - wirtschaftlichen Aufwände hinausgehen. Denn dadurch würden erhebliche zusätzliche Einarbeitungs-/Übergabe-/Entflechtungs- und Re-Engineering-Aufwände entstehen. Auch bei der Auftraggeberin selbst käme es zu Aufwänden für Test-/Abnahmezyklen, die durch die Mitarbeitenden der Auftraggeberin jedoch nicht erbracht werden können. Hierdurch würde die Absicherung bereits getätigter Investitionen gefährdet. Diese zusätzlichen Aufwände könnten auch auf Auftraggeberseite nicht mit vertretbarem Ressourceneinsatz aufgefangen werden. Die Fortführung durch die bisherige Auftragnehmerin gewährleistet die technische Kontinuität, minimiert Betriebs- und Migrationsrisiken und schützt die Investitionen in Architektur, Datenmodell und Betriebsprozesse. Sie ist nach Kalkulation der Auftraggeberin auch wirtschaftlich. Vor diesem Hintergrund besteht keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung im Sinne des § 14 Abs. 6 VgV; der mangelnde Wettbewerb ist nicht Ergebnis einer künstlichen Verengung der Auftragsvergabeparameter. Die ursprüngliche Beauftragung erfolgte im Wettbewerb; die nun konkretisierten Weiterentwicklungsbedarfe sind erst während der Projektumsetzung entstanden.