Vertragsanpassung „Upgrade des Programms P&I LogaAll-in auf P&I LogaHR“

Gegenstand der beabsichtigten Vergabe beinhaltet die Vertragsanpassung „Upgrade des Programms P&I LogaAll-in auf P&I LogaHR“

Die ekom21 nutzt die integrierte Softwarelösung LOGA P&I LogaAll-In als Software-as-a-Service (SaaS) für die Personalwirtschaft und Personalabrechnung sowohl für den eigenen Bedarf als auch zur Nutzung durch Verbandsmitglieder, weitere Kunden sowie die Beteiligungsgesellschaften der ekom21 und deren Kunden. Aktuell erwägt die ekom21 von der Programmversion P&I LogaAll-In auf die modernisierte Version P&I LogaHR zu wechseln und hierfür den mit dem Hersteller bestehenden Vertrag anzupassen und zu erweitern. Der beabsichtigte Vertrag umfasst neben dem Upgrade auf P&I LogaHR, die Lizenzerweiterung und die Einräumung von Nutzungsrechten, die Softwarepflege, den Support und die Bereitstellung der für den Betrieb der Software erforderlichen Appliance. Ferner soll die Mindestlaufzeit des bestehenden Vertrags um drei Jahre bis zum 31.12.2034 verlängert werden.

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Die von dem Auftraggeber vorgenommene Leistungsbestimmung basiert auf nachvollziehbaren, objektiven und auftragsbezogenen Gründen, die tatsächlich vorliegen und eine Vergabe des beabsichtigten Vertrags an den vorgesehenen Auftragnehmer ermöglichen. Gemäß § 119 GWB i.V.m. 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und lit. c) darf ein Auftrag im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden, wenn aus technischen Gründen oder rechtlichen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist und der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann, keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung vorhanden ist und der mangelnde Wettbewerb nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter ist. Das trifft hier zu. Es handelt sich ferner um eine zulässige Auftragsänderung (Änderung eines bestehenden Vertrags aus dem Jahr 2019). Die beabsichtigte Vertragsänderung hat die in der Bekanntmachung grob bezeichneten zusätzliche Leistungen zum Gegenstand, die erforderlich geworden sind und nicht in den ursprünglichen Vertrags- und Vergabeunterlagen vorgesehen waren und nur beim Hersteller der Software beschafft werden können.

Es handelt sich um das Upgrade des bestehenden Personalwirtschafts- und Abrechnungsprogramm LOGA auf die P&I LogaAll-in Plattform und damit die teilweise Erneuerung und Erweiterung von Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers, also dem aktuellen Vertragspartner P&I Personal & Informatik AG. Die entsprechenden urheberrechtlich geschützten Nutzungsrechte für die Installation, den Betrieb und die beabsichtigte Nutzung sowohl der aktuellen als auch der Upgrade-Version P&I LogaHR kann nur der Hersteller, die P&I Personal & Informatik AG, einräumen. Die Upgrade-Version verfügt hierbei als modernisiertes Produkt als einziges System alle benötigten integrierte Funktionalitäten, die den Zukauf anderer Produkte über Schnittstellen erübrigen, welche ihrerseits die Gefahr von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen und höheren Zeit- und Kostenaufwand sowie erhebliche und nicht vorhersehbare Sicherheitsrisiken bei der Verarbeitung von sensiblen personenbezogenen Daten in sich bergen.
Die Anforderung einer integrierten Personalwesen-Fachanwendung für alle Bereiche stellt auch keine künstliche, diskriminierende Verengung des Marktes dar; erheblicher Vorteil ist eben das Fehlen von Schnittstellen, trotz der Vielzahl der einzelnen Funktionalitäten. Sämtliche Module nutzen die gleiche Datenbasis. Für die ekom21 und die bereits bestehenden Mandanten der Kunden, die bisher das Produkt P&I LogaAll-in nutzen, entfällt bei einem Upgrade auf P&I LogaHR eine Datenmigration. Dies ist nicht nur kostengünstiger, sondern eliminiert auch die Gefahr eines Datenverlusts. Des Weiteren entlastet die Einführung der integrierten Lösung von P&I LogaHR das Fach- und IT-Personal der ekom21. Die mit der Personalverwaltung bei ekom21 und ihren Kunden befassten Beschäftigten verfügen bereits über umfassende Erfahrung mit der bestehenden P&I LogaAll-in. Dies gilt insbesondere auch für die mit dem Betrieb der Software bei ekom21 befassten IT-Beschäftigten. Durch ihre langjährige Nutzung und die damit verbundene Expertise ist keine bzw. nur eine geringe zusätzliche Schulungs- oder Einarbeitungsphase erforderlich. Diese Kontinuität ist besonders wichtig angesichts des hohen Arbeitsaufkommens, da sie eine reibungslose Fortführung der etablierten und gelebten Prozesse ermöglicht. Das Personal ist bereits umfassend in der Nutzung der bestehenden Software geschult und vertraut mit deren Handhabung. Diese bestehende Expertise minimiert das Risiko von Bedienungsfehlern und erhöht die Effizienz und Sicherheit.