Upgrade Payroll - PAISY Advanced Processing Service

Die Vertragserweiterung zum bestehenden PAISY-Vertrag mit der ADP basiert auf die folgende Begründung, welche die Bedingungen des § 132 (2) Nr. 2 GWB i.V.m. § 142 (2) GWB erfüllt:
Insbesondere war bei Vertragsbeginn im März 2023 noch nicht bekannt, welches das zukünftige führende HCM-System der BVG werden wird - die Ausschreibung dazu war noch in Planung. Es war unklar, ob die Funktionen von PAISY auch in dem neuen HR-System abgebildet werden können.
Die Ausschreibung des HR-Systems wurde bei der BVG in 2025 abgeschlossen, das führende System ist jetzt Workday. Die für die BVG erforderlichen Funktionalitäten von PAISY sind jedoch sehr komplex und grundsätzlich nicht im System Workday abbildbar. Erst mit der Vergabe an Workday konnten weitere konkrete Anforderungen an das Zusammenspiel von HCM und Payroll schrittweise bestimmt werden.
Um weiterhin die Entgeltabrechnung durchzuführen, kommt aus folgenden Gründen derzeit nur eine Verlängerung des bestehenden Systems infrage: Die Verlängerung ermöglicht es, die Entgeltabrechnungen weiterhin verlässlich abzudecken, ohne während der laufenden HR-Transformation einen zusätzlichen und technisch wie wirtschaftlich sehr aufwändigen Anbieterwechsel bei der BVG auszulösen. Andernfalls wären 2 große substanzielle HR-Projekte zu betreuen, wofür jedoch nicht genügend BVG-eigenes Personal zur Verfügung stünde und dadurch hohe Mehrkosten durch Dienstleister aufzubringen wären. Die ADP erfüllt derzeit mit der Software PAISY alle Anforderungen zur Entgeltabrechnung, sämtliche tarifliche Besonderheiten der BVG sind bereits vollständig abgebildet.
Ein Wechsel des Payroll-Anbieters wäre mit erheblichen technischen und wirtschaftlichen Aufwänden verbunden: Allein die Implementierung eines neuen Abrechnungssystems wird aufgrund der Komplexität der BVG-Tarifstruktur und Schnittstellen auf bis zu drei Jahre geschätzt. Aufgrund der gewachsenen Integration von PAISY müssten bei einem Wechsel umfangreiche Daten-, Schnittstellen-, Prozess-, Testaufwände und ein Parallelbetrieb durchgeführt werden. Dies würde parallel zur Einführung des neuen HCM-Systems eine zusätzliche komplexe Systemtransformation erzeugen und damit erhebliche Betriebs- und Projektrisiken für die Entgeltabrechnung schaffen. Zudem würde ein Wechsel zu erheblichen technischen und wirtschaftlichen Risiken führen und könnte die Stabilität und Betriebssicherheit der geschäftskritischen Entgeltabrechnung gefährden. Das extern zu beschaffende Personal für ein solches Projekt wäre mit sehr hohen unverhältnismäßigen Zusatzkosten verbunden.
Nach § 132 (2) Nr. 2 i.V.m. § 142 (3) GWB ist diese Vertragserweiterung für die BVG als Sektorenauftraggeber aus den zuvor genannten Gründen gerechtfertigt.

Upgrade Payroll - PAISY Advanced Processing Service - Umstellung der Endgeld-Abrechnungssoftware inkl. Migration sämtl. abrechnungsrelevanter Daten inkl. Archivdaten - Bereitstellung von Test- und Produktivumgebung - Wartung und Technischer Support

Auftragsänderung nach § 132 (2) Nr. 2 i.V.m. § 142 (3) GWB