UPGRADE LOGA

Gegenstand des Vertrages ist das Upgrade des bestehenden Programms LOGA auf die P&I LogaHR Plattform. Dies beinhaltet die Überlassung der jeweils aktuellen Softwareprodukte des Auftragnehmers (P&I Software) sowie deren Pflege und Wartung und Betrieb auf vom Auftragnehmer konfigurierten Servern zur Nutzung im Datacenter des Auftragnehmers für die vereinbarte Laufzeit.
Folgende Anforderungen werden an die neue Software gestellt.
Marktreife für den Betrieb in komplexen Einrichtungen der Verwaltung und des Gesundheitswesens. Rückgriff auf die vorhandenen historischen Daten ohne Ortsbindung. Geschlossenes Komplettsystem mit möglichst wenigen Schnittstellen. Vollständige Integration der Bereiche Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und Entgeldabrechnung inkl. Abbildung sämtlicher gesetzlicher/tariflicher Anforderungen. Zentrale Steuerung der Software. Möglichkeit der Massendatenverarbeitung. Vertrautheit der Anwender aller Standorte mit der Software und ihrer Handhabung. Verwendung eine Private HR Cloud. Software als Mietlösung. Erfüllung Datensicherheit.

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
• Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus den folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
o nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen
Erläuterung:
Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb
- Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus den folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
- nicht vorhandener Wettbewerb v.a. aus technischen und wirtschaftlichen Gründen
- Zusätzliche Lieferungen, deren Beschaffung den strengen Vorschriften der Richtlinie genügt
Erläuterung:
Bei P&I Loga HR handelt es sich um ein Upgrade des ursprünglichen Auftragnehmers und damit die Fortsetzung der Nutzung von bestehenden Datenbeständen für die Standardsoftware P&I LOGA als On-Preminse Installation auf Basis eines „Private Cloud“ Angebotes des ursprünglichen Auftragnehmers. Hierbei wird bei Bestandskunden eine bestehende Installation ohne Datenverlust übertragen. Zudem bietet das System integrierte Funktionalitäten, die den Zukauf anderer Produkte über Schnittstellen erübrigen, die zudem die Gefahr von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen und höheren Zeit- und Kostenaufwand sowie erhebliche und nicht vorhersehbare Sicherheitsrisiken bei der Verarbeitung von persönlich sensiblen Daten, wie es Personaldaten sind, bergen. Ein offenes Verfahren würde bedeuten, dass im Falle der Beschaffung eines neuen Personalwirtschafts- und Abrechnungsprogramms ein hoher Umstellungsaufwand entsteht, da die derzeitige Umgebung aufgegeben werden müsste. Hierbei besteht die Gefahr technischer Schwierigkeiten im Rahmen der Umstellung und der künftigen Wartung. Das bisherige Fachwissen ginge zunächst verloren und es müsste eine neue Einarbeitung in ein neues System mit hohem Schulungsaufwand erfolgen. Dies zieht beträchtliche Folgekosten und die Gefahr von Datenverlusten nach sich. Durch die bereits bekannte Logik des Systems wird auch der weitere Schulungsbedarf minimiert. Entsprechende Personalreserven für die Migration, verbunden mit einem mind. 6-monatigem Parallelbetrieb zweier Systeme, stehen derzeit nicht zur Verfügung, weder im Personal- noch im IT-Bereich und können kurz- oder mittelfristig auch nicht zur Verfügung gestellt werden. Vor diesem Hintergrund ist es unabdingbar, dass eine vollständige und sichere Datenübernahme ohne Datenverlust gewährleistet ist, was durch das Upgrade garantiert wird. Die Leistung konnte deshalb nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV).
Die Auftraggeberin hat im Rahmen der Markterkundung festgestellt, dass die Besonderheiten der beabsichtigen Auftragsvergabe dazu führen, dass zu den vorgesehenen Zeitpunkten nur ein Unternehmen die Anforderungen der Auftraggeberin erfüllen kann, nämlich der vorgesehene Auftragnehmer.
Wirtschaftliche Aspekte: Der Auftraggeber hat erheblichen personellen und wirtschaftlichen Aufwand betrieben, um das bisherige System einzuführen, an die Bedarfe anzupassen und deren Verwaltung zu gewährleisten. Der Wechsel auf ein anderes Produkt würde zu erheblichen Schwierigkeiten und beträchtlichen Zusatzkosten im Zusammenhang mit der reibungslosen und fehlerfreien Systemumstellung führen. Immerhin werden historische Daten seit 2001/2002 genutzt. Es ist von einem mehrmonatigen Parallelbetrieb des im Einsatz befindlichen Personalabrechnungsverfahrens und dem neu einzuführenden Verfahren auszugehen, v.a. um die Ergebnisse abzugleichen. Umstellungstätigkeiten sind mit der aktuellen Personalausstattung nicht zu leisten, da beide Verfahren vollumfänglich umsorgt werden müssen. Hinzu kommen Beschaffungskosten und zwangsläufig anfallende Schulungsaufwände.
Technische Aspekte: Die erwogene Auftragserteilung stützt sich auf auftragsbezogene Sachgründe in Bezug auf technische Anforderungen an das zu beschaffende Produkt. Die Summe der Anforderungen an die Software führt dazu, dass allein dieser Auftragnehmer als Entwickler und alleiniger Anbieter die Software liefern kann. Dabei ist jede an die Software gestellte Anforderung aufgrund der beschriebenen sachlichen Kriterien für den reibungslosen Einsatz notwendig. Der Anbieter verfügt über urheberrechtlich geschützte Rechte für die Installation und den Betrieb der Software. Andere Anbieter müssen unterschiedliche Produkte ggf. unterschiedlicher Hersteller kombinieren und Schnittstellen zwischen diesen autonomen Systemen erstellen, um ein alle Funktionalitäten umfassendes Angebot abzugeben. Der Erfolg eines solchen Projekts ist aufgrund der unterschiedlichen zugrundeliegenden Programme unsicher, insbesondere ob und wann überhaupt eine Interoperabilität oder gar die Integration der einzelnen Systeme technisch reibungslos erzielt werden kann. Es ist mit technischen Schwierigkeiten bei Umstellung, Gebrauch und Wartung zu rechnen. Fachwissen für den Betrieb müsste wieder mühevoll aufgebaut werden. Die vorhandene IT-Infrastruktur der Auftraggeberin ist zudem auf P&I LOGA ausgerichtet und hat sich im langjährigen Betrieb bestens bewährt hat. Allein die zu beschaffende Software gewährleistet die Revisionssicherheit, weil sie die originalen historischen Daten verwenden kann.