Robotic Process Automation - RPA

Auswahlverfahren

Teilnahmewettbewerb
Stufe 1
Zu dem Zweck der Bewertung sind zu jedem der folgenden 3 Themengebiete jeweils EINE einschlägige, auftragsbezogene Referenz aus den Jahren 2021 – 2023 zu benennen.
Entsprechend der Relevanz für uns als Auftraggeber, wählen Sie bitte aus Ihrem Portfolio die beste Referenz aus.
Themengebiet 1:
Entwicklung und Implementierung einer RPA-Lösung zur Automatisierung einer PRIMUSS-, oder HIS-Anwendung oder einer Bewerbermanagement-Anwendung im HR-Bereich.
Themengebiet 2:
Entwicklung und Implementierung einer RPA-Lösung zur Automatisierung einer SAP-basierten FMS-Anwendung, einer Anwendung im Controlling- oder im Finanzbereich.
Themengebiet 3:
Entwicklung und Implementierung einer RPA-Lösung zur automatisierten Synchronisation von Benutzerverwaltungssystemen, wie z.B. Active Directory oder SiSis.
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs bewerten wir außerdem die fachliche Qualifikation und Projekterfahrung des für den Auftrag geplanten Personals. Jeder Bewerber (Dienstleister) darf maximal vier Personen zur Bewertung einreichen: zwei Personen für die Projektleitung und zwei Personen für die operative Umsetzung. Dabei wird jeweils eine Person als Hauptverantwortliche und die andere als Stellvertretung benannt.
Die Auswahl erfolgt auf Basis folgender Hauptkriterien:
1) Fachliche Qualifikation (Anzahl RPA-spezifischer Zertifizierungen pro Person)
2) Projekterfahrung (Anzahl von Referenzprojekten im Bereich RPA, die in Bezug auf Umfang und Komplexität vergleichbar sind)

Die drei Bewerber mit der höchsten Punktbewertung im Rahmen der Eignungsprüfung, werden zur Angebotsabgabe im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens eingeladen.

Verhandlungsverfahren
Stufe 2
Wurden Sie zum Verhandlungsverfahren zugelassen, werden Sie mit einer expliziten Nachricht gebeten, ihr Erstangebot abzugeben.
Des Weiteren werden Sie gebeten, mit Ihrem Erstangebot Informationen einzureichen, die Bewertungsgrundlage und damit in der Folge ebenfalls entscheidend für das Erreichen der Stufe 3 sind. Es handelt sich dabei um ein/eine…
- Konzept zur Verlässlichkeit von Aktualisierungen Bitte fügen Sie Ihrem Angebot ein Konzept zur Verlässlichkeit von Aktualisierungen bei. Zielsetzung: größtmögliche Verlässlichkeit des Systems bei Updates
- Schritt-für-Schritt Anleitung Fehlerdiagnose Bitte fügen Sie Ihrem Angebot eine Schritt-für-Schritt Anleitung und Mechanismen/Tools für Anwender/Nutzer, zur Fehlerdiagnose eines automatisierten Prozesses zur Bewertung bei. Zielsetzung: leicht verständlich, intuitiv bedienbar, Aussagefähigkeit der Fehlermeldung
- Schritt-für-Schritt Anleitung zur Integration eines neuen Nutzers Bitte fügen Sie Ihrem Angebot eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Integration eines neuen Nutzers zur Bewertung bei. Zielsetzung: leichte Installierbarkeit, geringer Aufwand
- Schulungskonzept Der Aufbau eigener Kompetenzen hat eine hohe Relevanz. Bewertet wird die Ausführung der Lernplattform, bezogen auf die Schulungsthemen, also deren Differenziertheit / Granularität, sowie deren Zugänglichkeit und Usability. Zur Bewertung bitten wir um einen zeitlich beschränkten Testzugang zur Plattform und eine Beantwortung der nachfolgenden Fragen.
Welche spezifischen Lernziele sind vorgesehen?
Wie sind die Schulungen hinsichtlich des Ablaufs und Inhalts gestaltet?
Welche lernfördernden Maßnahmen vorgesehen?
Können neben einem feststehenden Schulungsangebot auch kundenspezifische Schulungsthemen ausgearbeitet und angeboten werden? Falls ja, mit welchen Zusatzkosten ist in diesem Fall zu rechnen?
Wie intensiv ist der Praxisbezug?
Inwiefern wäre der Schulungsumfang auch mit Pinktum, unserer eigenen Lernplattform, abzubilden?
Bewertungsmethode ist die Freie Verhältniswahl Preis / Leistung. Wertungskriterien (Gewichtung):
1. Preis (30%) Bewertungsgrundlage: Angebotspreis
(im Rahmen der Stufe 3: Berücksichtigung von Einsparpotenzial (sofern anwendbar))
2. Wissenstransfer (25%) Unterkriterien: Zugänglichkeit, Usability (50%) + Granularität (50%) Bewertungsgrundlage: Schulungskonzept
3. Bedienbarkeit + Funktionalität (45%) Unterkriterien: Usability (50%) + Individualität (25%) + Performance (25%) Bewertungsgrundlage: Schritt-für-Schritt Anleitung zur Integration eines neuen Nutzers, Schritt-für-Schritt Anleitung Fehlerdiagnose, Konzept zur Verlässlichkeit von Aktualisierungen
(im Rahmen der Stufe 3: Beispiel-Applikation)
Die drei Bieter mit der höchsten Punktbewertung im Rahmen der Stufe 2, werden mit einer expliziten Nachricht gebeten, eine Beispiel-Applikation als zusätzliche Bewertungsgrundlage für Stufe 3 zu entwickeln und mögliche Einsparpotenziale im Rahmen der Beratungsleistung zu erläutern.

Stufe 3
Die verbliebenen drei Bieter werden zu Verhandlungsgesprächen und zur Erläuterung der Beispiel-Applikation (remote) eingeladen.
Im Rahmen des Bewertungsprozesses ist eine kostenfreie Testversion für mindestens 30 Tage zur Verfügung zu stellen, anhand derer das System insgesamt und die Beispiel-Applikation im Besonderen geprüft und bewertet werden kann.
Im Anschluss daran werden die verbliebenen Bieter zur finalen Angebotsabgabe eines zuschlagfähigen Angebots eingeladen.
Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt die Schlussbewertung basierend auf dem bekannten Wertungsschema unter Berücksichtigung der Beispiel-Applikation und neuer Erkenntnisse, die sich im Rahmen der Verhandlungsvergabe ergeben haben.

Detailliertere Informationen finden Sie in den Vergabeunterlagen.