Ratsinformationssystem RIS - Vertragsverlängerung

Leistungsgegenstand sind der Weiterbetrieb des Ratsinformationssystems (RIS) der LHM mit Dienstleistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung mit einer Laufzeit von 48 Monaten, sowie optionale Lizenzerweiterungen und optionale Dienstleistungen

Der Auftragsgegenstand umfasst:
Die derzeit im Einsatz befindliche Produktpalette muss - zur Gewährleistung eines supporteten Zustandes - den zukünftigen Releases / Zertifizierungen folgen.
Im Zusammenhang mit Upgrades ist die Unterstützung bei Migrationsarbeiten erforderlich.
Die Arbeiten beziehen sich sowohl auf systembezogene Inhalte, wie z.B. die Erstellung oder Überarbeitung von Packages, Procedures und Functions, Partitioning, Indexierung, Tuning, Problemsuche und -lösungen als auch auf fachliche Inhalte.
Qualifikationen im Bereich der im RIS-System eingesetzten Technologien sind erforderlich.
Des Weiteren sind folgende Leistungen durch den Auftragnehmer für das RIS-System erforderlich:
• Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft ausschließlich bei Störungen, welche bei Systemkomponenten auftreten, für die noch Gewährleistung auf Grund Weiterentwicklung/Customizing besteht.
• Überlassung neuer Programmstände
• Hotline
• Vor-Ort Service / Fernwartungszugang bereitgestellt durch it@M
• Modifikation von Systemkomponenten
• Einrichtung von neuen oder ausgewechselten Systemkomponenten
• Dokumentation
• Unterstützung bei Tests (Fachliche Tests, Entwicklertests, Integrations- und Systemtests, Bug Fixing)
• Einrichtung und Wartung einer Schnittstelle zur eAkte
• Bereitstellung des herstellerseitig geführten Ticketsystems JIRA
• Optionale Lizenzen für das RIS-System (Basis, Administrator, Organisation/Sitzungsplaner, Sitzungsteilnehmer, Standardbenutzer, Standardbenutzer nur lesend, Publikationsdienst1 (Intranet), Publikationsdienst2 (Internet))
Folgende Leistungen sind durch den Auftragnehmer für die Software Documentum im RIS-System erforderlich:
• Dauerhafte Überlassung von Standardsoftware
• Pflege und Support für die bestehenden als auch für optional zukünftige Lizenzen der Software Documentum (Platform, Webtip)

Der Schätz- und Höchstwert der zukünftigen
Rahmenvereinbarung beläuft sich auf 3.856.715,20 € (netto), 4.589.491,09 € (brutto).

Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden. Der Auftraggeber hat die ausgeschriebene Leistung direkt an die Fa. T-Systems International GmbH vergeben.
Der Vertrag (Zuschlag) erfolgte am 24.11.2025.
Leistungsgegenstand sind der Weiterbetrieb des Ratsinformationssystems (RIS) der LHM mit Dienstleistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung mit einer Laufzeit von 48 Monaten, sowie optionale Lizenzerweiterungen und optionale Dienstleistungen.
Der AG hat sich aus Gründen des Investitionsschutzes, der Wirtschaftlichkeit und aufgrund einer Vielzahl von Risiken (z.B. Schnittstellen, laufender Betrieb, Datenhaltung, Interoperabilität, Schädigung des Ansehens der LHM bei rechtswidrig gefassten Beschlüssen in Folge von fehlerhaften Ladungen) entschieden, die sich seit Jahren beim AG im Einsatz befindliche Fachapplikation, welche nach den Vorgaben des AG angepasst wurde, weiter zu betreiben, zu pflegen und weiter zu entwickeln, auch mit Erwerb zusätzlicher Lizenzen.
RIS ist eines der größten IT-Gesamtsysteme der LHM, wird auch weiterhin dringend benötigt und soll zukunftssicher betrieben werden. Documentum wird grundlegend für den Aufbau des RIS verwendet, wurde entsprechend angepasst und mit weiteren RIS- Komponenten verknüpft.
Die Leistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des RIS können nicht gesondert auf dem freien Markt bezogen, sondern nur von T- Systems International GmbH erbracht werden, da das Unternehmen Ausschließlichkeitsrechte am Quellcode hat.
Der Eigentumserwerb zusätzlicher Lizenzen (Documentum), kann ebenfalls nur bei T-Systems erfolgen, da das RIS nur mit der Software Documentum betrieben werden kann und eine Anpassung auf eine andere Software einen Quellcodeeingriff seitens des Herstellers bedarf. Die Quellcoderechte liegen in diesem Fall ebenfalls bei T- Systems und nicht bei der LHM.
Alternativen zur Beschaffung der genannten Dienstleistungen und dem Erwerb zusätzlicher Lizenzen bei anderen Unternehmen in einem
Wettbewerb bestehen nicht.
Ein vollständiger Verzicht auf einen Pflegevertrag ist nicht möglich.
T-Systems hält sowohl die Quellcoderechte der Software und teilt diese auch nicht mit Dritten. Hinsichtlich des Zukaufs von Lizenzen, wäre zwar der erforderliche Parallelbetrieb einfacher zu bewältigen und weniger risikobehaftet, als bei einem vollständigen Austausch aller benötigten Funktionalitäten. Allerdings würde sich dadurch ein deutlich erhöhter Mehraufwand für den Zeitraum der Datenmigration bzw. Umstellung ergeben, wodurch weitere Risiken entstehen.
Der komplette Austausch des bereits beschafften Produkts RIS ist weder vergaberechtlich geschuldet (Investitionsschutz) noch sinnvoll oder geplant. Die LHM hat nicht die Ressourcen für eine Neubeschaffung und Einführung für RIS vor dem Hintergrund der vom Stadtrat beschlossenen Änderung der Kosteneinsparungen der LHM-IT und des anstehenden Technologiewechsels.
Auch ein Umstieg auf eine mögliche Eigenentwicklung eines neuen Systems durch die LHM erscheint aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten nicht als vernünftige Alternative. Es würden dieselben Probleme/Risiken auftreten, wie bei der Alternative kompletter Austausch.
Da fachliche Gründe vorliegen (Leistungsbestimmungsrecht) und der Abschluss des angestrebten Vertrags mit T-Systems im Vergleich zu einem kompletten Austausch (Ersatzlösung) wirtschaftlich vorteilhafter ist, werden die genannten Alternativen im Interesse des Investitionsschutzes und Ausschließlichkeitsrechten des derzeitigen Vertragspartners, sowie im Hinblick auf die mit diesen Alternativen verbundenen Risiken, als nicht realisierbar eingeschätzt.
Aus der Gesamtschau der obenstehenden Ausführungen wird deutlich, dass kein anderes Unternehmen eine vernünftige Alternative im Sinne des § 14 Abs. 6 VgV anbieten/leisten kann.
Aufgrund der geschilderten Tatsachen lagen die Voraussetzungen der § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV vor. Es wurden daher die Leistungen ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb direkt an die Firma T-Systems International GmbH vergeben.