Rahmenvertrag - Technisches Migrationsmanagement CMS Unified Sophora / Online-Systeme

Der Rahmenvertrag dient der Vereinbarung einer längerfristigen Zusammenarbeit im Rahmen von u.a. technischen Migrationsleistungen im Rahmen der ARD-weiten Einführung des Systems "Unified Sophora". Die Vertragspartner setzen auf Kontinuität und Berechenbarkeit und schaffen mit dem Rahmenvertrag eine Grundlage, um die fallweise Zusammenarbeit in Projekten zu vereinfachen. Auf Basis des Rahmenvertrags soll eine aufgaben- bzw. projektbezogene Beauftragung von IT-Dienstleistungen am Standort des MDR, Leipzig sowie des AN gemäß den vereinbarten Leistungen erfolgen.

Nach der Migration von NDR und MDR in das Unified Sophora System erfolgen bis voraussichtlich Ende 2028 weitere parallele Migrationen mehrerer Landesrundfunkanstalten sowie des Kinderkanals in dieses System. Der Mitteldeutsche Rundfunk ist Projektpartner im Modul 2 und verantwortet operative Beiträge zur fachlich korrekten Überführung redaktioneller Prozesse, Datenstrukturen und Metadaten in das Unified-Datenmodell. Die Leistungen betreffen u.a. die Analyse, Transformation und operative Migration anstaltsspezifischer Inhalte und Prozesse des MDR und des KiKA sowie weiterer, im Projektverlauf zu spezifizierender Landesrundfunkanstalten.

Als Abrufe aus dem Rahmenvertrag sind folgende Leistungen zu erbringen:

- Migrationsprojekt Unified Sophora
- MDR- und KiKA-Datenprozesse
- Dokumentation

Bitte lesen Sie die Vergabeunterlagen sorgfältig durch. Halten Sie sich an die vorgegebenen Fristen und verwenden Sie die beigefügten Vordrucke. Fügen Sie nichts hinzu und lassen Sie nichts weg, was ausdrücklich gefordert wird. Stellen Sie vor Abgabe Ihrer Unterlagen Bieterfragen, wenn Ihnen etwas unklar oder widersprüchlich erscheint. Achten Sie auf die Beantwortung im Vergabemanagementsystem.

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Im Rahmen des ARD-Gesamtvorhabens "Digitale Erneuerung" erfolgt die schrittweise Überführung
aller Landesrundfunkanstalten sowie des KiKA in das ARD-weite CMS-System "Unified Sophora" im Teilprojekt "Modul 2 CMS-Plattform". Die Migrationen erfolgen parallel und arbeitsteilig unter Nutzung interner ARD-Ressourcen bis Ende 2028.

Für migrationskritische Aufgaben werden ergänzend externe Dienstleistungen eingesetzt, diese Spezialleistungen dienen insbesondere der Parallelisierung der Migrationsprojekte. Das ARD-System "Unified Sophora" basiert auf dem CMS-Produkt Sophora des Herstellers Subshell, das im Rahmen der ARD-weiten Digitalstrategie in einem mehrjährigen Vorprojekt durch den federführenden Norddeutschen Rundfunk als technologische Plattform für die zentralen ARD-Angebote ausgewählt und anschließend funktional, strukturell und prozessual für die Anforderungen der ARD angepasst wurde. Die Weiterentwicklung und
Skalierung dieser Plattform für die gesamte ARD erfolgt jetzt im Rahmen der Digitalen Erneuerung
unter Beteiligung von WDR, HR und MDR als Projektpartner. Aufgrund dieser Entwicklung
gibt es keinerlei Alternative zur Weiterentwicklung des Sophora Systems.

Für die operative Umsetzung von Migrationen ist es unerlässlich, redaktionelle Prozesse, Datenstrukturen und Metadaten fachlich korrekt in ein einheitliches Datenmodell zu überführen. Dafür ist ein detailliertes, projektspezifisches End-to-End-Verständnis der bestehenden Prozesse, Datenflüsse und Transformationslogiken erforderlich. Im Rahmen zahlreicher, mehrjähriger Vorprojekte und der Migration des Mitteldeutschen Rundfunks in "Unified Sophora" hat IT Service Schatz ein exklusives umfassendes, projektspezifisches Migrations- und Prozesswissen aufgebaut. Dieses Wissen ist das Ergebnis der konkreten operativen Implementierung und nicht in standardisierter oder abstrahierter Form
verfügbar.

Das erworbene Wissen kann zudem auf weitere Migrationen übertragen werden. Allein durch die geplante Beauftragung des Dienstleisters kann die parallele, zeitgleiche Umsetzung mehrerer Migrationen, einschließlich des Kinderkanals, sichergestellt werden. Andere Marktteilnehmer mögen zwar über allgemeine Produkt- und
Teilprozesskenntnisse verfügen, jedoch nicht über dieses spezifische Gesamtprozess- und Migrationswissen. Eine erneute Erarbeitung würde mit erheblichen zusätzlichen Aufwänden und nicht
tragbaren Projektrisiken verbunden sein.
Ein vollständiger Wissenstransfer an andere Marktteilnehmer würde eine erneute
Analyse der bestehenden Prozesslandschaft, der implementierten Transformationslogiken sowie
der migrationsspezifischen Sonderfallbehandlungen erfordern. Aufgrund der engen fachlichen und technischen Verzahnung sowie des überwiegend impliziten Erfahrungswissens ist dies mit erheblichem zusätzlichem Aufwand verbunden. Für derartige Einarbeitungs- und Wissenstransferprozesse wären personelle Kapazitäten im Projektteam erforderlich, die in Form und Umfang nicht zur Verfügung stehen
Aufgrund der funktionalen Verzahnung von Prozessverständnis, Datenmapping und operativer
Migration ist auch eine sachgerechte Aufteilung der Leistungen nicht möglich. Der Einsatz der Leistungen ist für die geplanten Migrationen bis Ende 2028 erforderlich. Darüber hinaus wird vom MDR für den Zeitraum bis 2030 ein ergänzender
Leistungsbedarf zur fachlichen Konsolidierung, Nachsteuerung und Optimierung der Migrationen
vorgesehen.

Der über ca. 16 Jahre erworbene Wissensvorsprung ist faktisch uneinholbar. Eine
sinnvolle Alternative scheidet aus v. g. Gründen aus. Die Beauftragung des Dienstleisters ist
daher aus zwingenden technischen Gründen erforderlich.