Rahmenvertrag D.Velop Lizenzen

Rahmenvertrag für Nutzungsrechte ("Lizenzen") für diverse Produkte für das Dokumentenmanagement d.documents. Rahmenvertragspartner ist auf Auftraggeberseite allein die Universität Bielefeld. Weitere Hochschulen sind abrufberechtigt.

Fragen stellen Sie bitte über das Kommunikationstool des Vergabemarktplatzes.

Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden. Die Beschaffung wurde im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt . Die Voraussetzungen für die Wahl dieser Verfahrensart liegen vor.

Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 c) VgV darf das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gewählt werden, wenn der Auftrag wegen bestehender Ausschließlichkeitsrechte nur von einem einzigen Unternehmen ausgeführt werden kann. Das ist hier der Fall.

Der Beschaffungsbedarf der Universität Bielefeld beschränkt sich auf Nutzungsrechte ("Lizenzen") für das Dokumentenmanagement d.documents. Dieses Dokumentenmanagementsystem ist an der Universität Bielefeld seit längerer Zeit im Einsatz. Es ist tief in die bestehende IT und in die Prozesse der Universität integriert. Ein Austausch würde erheblichen Aufwand bedeuten. Damit reduziert sich der Beschaffungsbedarf der Universität Bielefeld auf weitere Lizenzen an diesem Produkt.

Das Produkt d.documents unterfällt dem Schutz für Computerprogramme gemäß § 69a ff UrhG. Gemäß § 69a Abs. 4 UrhG sind für Computerprogramme die Bestimmungen über den urheberrechtlichen Schutz von Sprachwerken entsprechend anzuwenden. An Sprachwerken hat der Urheber ein Ausschließlichkeitsrecht. Insbesondere kann er gemäß § 97 ff UrhG jede Nutzung durch Dritte unterbinden. Das Unternehmen d.velop AG ist Inhaber der Nutzungsrechte an d.documents. Diese Nutzungsrechte sind auch nicht von anderen Unternehmen ("Reseller") erhältlich.

Für die Ausführung des Auftrags kommt damit allein die d.velop AG in Betracht.

Aus ähnlichen Gründen ist auch der Ausnahmetatbestand des § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV gegeben: Die Universität Bielefeld hat d.documents bereits im Einsatz, so dass sich ihr Beschaffungsbedarf auf weitere Lizenzen für dieses Produkt reduziert.

Dies ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Verengung der Parameter für die Beschaffung. Der obenstehende Beschaffungsbedarf besteht objektiv und wurde nicht zum Zweck der Einschränkung des Wettbewerbs erzeugt. Alternativlösungen sind zwar grundsätzlich denkbar, sie wären aber mit einem massiven zeitlichen Aufwand verbunden, da das bestehende System ausgetauscht werden müsste. Damit steht auch § 14 Abs. 6 VgV der Wahl dieser Verfahrensart nicht entgegen.

Für die weiteren abrufberechtigten Hochschulen gilt das Obenstehende entsprechend. Es handelt sich ausschließlich um Hochschulen, die das Produkt d.documents bereits im Einsatz haben bzw. Einführungsprojekte unter Verwendung dieses Produktes durchführen. Sie benötigen daher für den weiteren Betrieb und ggfs. die Erweiterung ausschließlich Lizenzen für d.documents.

Diese Begründung gilt für beide Lose. Für die Kunst- und Musikhochschulen in Nordrhein-Westfalen (Hochschule für Musik Detmold, Kunstakademie Düsseldorf, Robert Schumann Hochschule Düsseldorf, Folkwang Universität der Künste, Hochschule für Musik und Tanz Köln, Kunsthochschule für Medien Köln, Kunstakademie Münster) ergibt sich die Begründung für die Wahl der Verfahrensart gemäß § 14 Abs. 2 b) und c) VgV abweichend davon wie folgt:

Die Kunst- und Musikhochschulen haben das Produkt d.velop derzeit nicht im Einsatz. Auch die Kunst- und Musikhochschulen beabsichtigen aber die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Für die Kunst- und Musikhochschulen beschränkt sich der Beschaffungsbedarf auf d.documents des Herstellers d.velop AG.

Hintergrund ist, dass die Kunst- und Musikhochschulen als kleine Hochschulen darauf achten müssen, dass der Aufwand für IT-Projekte so gering wie möglich gehalten wird. Aufwendige Neukonzeptionierungen und Einführungen sind für die Kunst- und Musikhochschulen bereits aufgrund des eigenen Personalstandes nicht leistbar. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wird immer auch erhebliche Mitarbeit der Hochschulen selbst erfordern, hier sind die verfügbaren Ressourcen aufgrund der Größe der Hochschulen äußerst begrenzt. Gleiches gilt für Finanzmittel, die für die externe Unterstützung durch ein Implementierungsunternehmen zur Verfügung stehen.

Bei der Einführung von d.documents kann auf Vorarbeiten zurückgegriffen werden, welche im Rahmen der Arbeiten des Kompetenzzentrums E-Akte.NRW erfolgt sind. Hier wurde ein "Landes-Master" für die Implementierung von d.documents entwickelt. Der Einsatz dieses "Bauplans" wird zu einer deutlichen Kostenersparnis führen. Die Dokumente und Erkenntnisse aus der E-Akte.NRW sind vollständig auf d.documents ausgerichtet und nur für dieses Dokumentenmanagemtsystem verwendbar.

Auch hier gibt es keinen Resellerwettbewerb (siehe oben), so dass der Beschaffungsbedarf nur von der d.velop AG gedeckt werden kann.