PR94510_Messebauausschreibung

Seit den Corona-Jahren verzeichnet die Veranstaltungsbranche einen massiven Preisanstieg in nahezu allen Gewerken. Besonders betroffen sind die Bereiche Materialbeschaffung, Logistik und Personal - zentrale Säulen jeder Eventproduktion. Gemäß einer Studie »Kosten-Entwicklung Event/Messe 2022« der Bundesvereinigung Veranstaltungswirtschaft (fwd) in Kooperation mit dem R.I.F.E.L. Institut sind die
Gesamtkosten für Veranstaltungen im Vergleich zu 2019 im Schnitt um 45 % gestiegen. Besonders stark betroffen sind die Produktionskosten - darunter Technik, Bühnenbau, Auf- und Abbau - die sich in manchen Fällen nahezu verdoppelt haben.
Im Messebau zeigt sich ein ähnliches Bild: Für systembasierte Messestände stiegen die Kosten im Schnitt um 34 %, bei individuell geplanten Ständen um 35 %. Die Materialkosten legten um rund 20 %, die Transportkosten um 25 % zu. Die Personalkosten stiegen je nach Format um 35 bis 50 %, was vor allem
dem anhaltenden Fachkräftemangel geschuldet ist. Die Ursachen sind vielfältig: Neben gestiegenen Rohstoffpreisen und Energiekosten treffen eine stark gestiegene Nachfrage nach Live-Events auf ein deutlich geschrumpftes Angebot an Dienstleistern und Fachkräften. Die Branche leidet laut fwd unter einem Personalrückgang von über 50 % im Vergleich zu 2019. Siehe Anlage unten.
Die Entwicklungen der Kosten waren in ihrer Dynamik und ihrem Ausmaß zum Zeitpunkt der Ausschreibung und der damit verbundenen Volumenberechnung nicht absehbar. Die zitierte Studie »Kosten-Entwicklung Event/Messe 2022« der Bundesvereinigung Veranstaltungswirtschaft (fwd) in Kooperation mit dem R.I.F.E.L. Institut wurde im Juni 2022 veröffentlicht. Als die Fraunhofer-Gesellschaft im Juli 2022 Kenntnis von deren Inhalten erhielt, war die Ausschreibung der Rahmenvereinbarung nicht nur bereits gestartet worden. Vielmehr war zu diesem Zeitpunkt der Schlusstermin für die Einreichung der Teilnahmeanträge bereits abgelaufen. Eine
Zurückversetzung unter Erhöhung des Abrufvolumens und damit die Wiederholung des kompletten Teilnahmewettbewerbs kam aus zeitlichen Gründen nicht infrage, weil damit die Realisierung der ersten Messen nach Bezuschlagung in Abrede gestellt worden wäre. Hinzu kommt: In den vergangenen Jahren hat Fraunhofer die Messeaktivitäten im Rahmen der bestehenden Rahmenvereinbarung bewusst reduziert - nicht zuletzt aufgrund der angespannten wirtschaftlichen Lage und der damit verbundenen Notwendigkeit zur Priorisierung. Diese Reduktion war
mit der Erwartung verbunden, dass sich daraus auch eine spürbare Kostenersparnis ergeben würde. Allerdings hat sich die Marktsituation in der Veranstaltungsbranche seit der Corona-Pandemie grundlegend verändert. Trotz der gezielten Reduktion von Messeflächen und reduzierter Leistungen sind die Kosten in nahezu allen Bereichen - insbesondere bei Material, Logistik und Personal - deutlich gestiegen. Diese Entwicklungen waren in ihrer Dynamik und ihrem Ausmaß zum Zeitpunkt der
ursprünglichen Planung nicht vorhersehbar und wir hatten daher keine Überziehung erwartet. Der durchschnittliche Quadratmeter-Preis für Fraunhofer-Messestände lag im Jahr 2022 bei 670,00 €. Im Jahr 2023 lag dieser bereits bei 900,00 €. Die Budgetüberschreitung ist somit nicht auf eine Ausweitung der Fraunhofer-Aktivitäten zurückzuführen, sondern ausschließlich auf strukturelle Kostensteigerungen, die sich branchenweit vollzogen haben. Die Tatbestandsvoraussetzungen des § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 GWB liegen vor. Weder waren die Kostensteigerungen in diesem Ausmaß bei Initiierung des Vergabeverfahrens vorhersehbar, noch hat sich bei Anhebung des Volumens um 9,3 % im Vergleich zum ursprünglichen Auftragswert der Gesamtcharakter des Auftrags verändert.

Rahmenvertrag Messebau