Personalmanagementsystem

Es handelt sich nicht um die Durchführung eines Verfahrens. Die Angaben waren aufgrund der Struktur des Formulars notwendig.
Die Veröffentlichung handelt von einer Änderung des bestehenden Vertrages im Rahmen von § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 in Verbindung mit § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 GWB.
Die BAHN-BKK beabsichtigt die Änderung des Bestandsvertrages nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 135 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB vorzunehmen.

Die BAHN-BKK hat im Jahr 2020 einen Vertrag (EVB-IT-Überlassungsvertrag Typ A) mit der P&I Personal & Informatik AG über den Kauf einer Personalmanagementsoftware inklusive Softwarepflege abgeschlossen. Inhalt war die dauerhafte Überlassung der Software sowie das regelmäßige zur Verfügung stellen von Softwareupdates. Der Vertrag zur Softwarepflege wurde auf unbestimmte Zeit abgeschlossen. Über das System LOGA wird nahezu das gesamte Personalmanagement abgebildet. Dies beinhaltet neben der Zeitwirtschaft (Zeiterfassung, Urlaubs- und Gleittage) auch die Module Reisekosten (Beantragung und Genehmigung von Dienstreisen), Dokumentenmanagement (elektronische Personalakte), Employer-Self-Service, die Stellenplanung, die Personalentwicklung und das Bewerbermanagement. Bei der Beschaffung wurde besonders darauf geachtet, dass möglichst wenig bis gar keine Schnittstellen zwischen den verschiedenen Funktionalitäten bestehen. Darüber hinaus war für den Vertragsschluss ausschlaggebend, dass die mit der Beschaffung verbundenen Kosten im Verhältnis zur Größe der BAHN-BKK mit ca. 1.200 Mitarbeitenden stehen.
Die aktuell genutzte on premise Lösung entspricht inzwischen nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik. Vielmehr werden solche Softwarelösungen in der Regel als Cloudsysteme im Rahmen einer Miete angeboten. So werden perspektivisch keine Updates für on premise-Lösungen mehr zur Verfügung gestellt. Die BAHN-BKK beabsichtigt die Änderung des bestehenden Vertrages dahingehend, dass das im Einsatz befindliche Personalmanagementsystem auf eine neue technische Plattform (Cloud) umgestellt wird.

Es handelt sich nicht um die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens. Die Angaben waren aufgrund der Struktur des Formulars notwendig.
Die Veröffentlichung handelt über eine Änderung des bestehenden Vertrages im Rahmen von § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 in Verbindung mit § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 GWB. Die BAHN-BKK beabsichtigt die Änderung des Bestandsvertrages nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 135 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB vorzunehmen.

Die aktuell genutzte on premise Lösung entspricht nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik. So werden perspektivisch keine Updates für on premise-Lösungen mehr zur Verfügung gestellt. Die BAHN-BKK beabsichtigt die Änderung des bestehenden Vertrages dahingehend, dass das im Einsatz befindliche Personalmanagementsystem auf eine neue technische Plattform (Cloud) umgestellt wird.

Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden. Es handelt sich nicht um die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens. Die Angaben waren aufgrund der Struktur des Formulars notwendig.
Die Veröffentlichung handelt über eine Änderung des bestehenden Vertrages im Rahmen von § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 in Verbindung mit § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 GWB.
Bei der Vertragsänderung handelt es sich lediglich um die Änderung der technischen Lösung (von on premise auf Cloud). Alle übrigen Bedingungen bleiben gleich.

Der Gesamtcharakter des Auftrages wird nicht verändert. Beweggrund zur Beschaffung der Software war der Kauf einer Software zur Personalverwaltung. Bei der Überführung der Software von einer on-premise in eine Cloudvariante bleibt die Software mit ihren Funktionalitäten und im aktuell genutzten Umfang insgesamt identisch. Auch der Einsatzzweck – die Personalverwaltung bei der BAHN-BKK – bleibt unverändert.
Zu § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 GWB:
Der Umstieg der Software von einer on premise-Lösung auf eine cloudbasierte Software war in den ursprünglichen Ausschreibungsunterlagen nicht enthalten. Der technische Wechsel stellt somit eine zusätzliche Lieferleistung dar. Der Wechsel des Auftragnehmers kann aus wirtschaftlichen Gründen nicht erfolgen, weil der Wechsel mit beträchtlichen Zusatzkosten verbunden wäre. Dies sind exemplarisch:
- hohe Aufwände/Kosten im Zusammenhang mit einem Einführungsprojekt einer neuen Software (Aufbereitung Bestandsdaten zur Überspielung in neue Software, Definition von Prozessen, Grundeinstellungen und Bearbeitungsstandards in der neuen Software binden hohe Personelle Kapazitäten, hohe Projektkosten von Seiten des neuen Vertragspartners)
- Hohe Schulungskosten für Mitarbeitende aus dem Personalbereich und auch für alle übrigen Mitarbeitenden der BAHN-BKK
- Kosten aufgrund von Produktivitätsverlusten zu Beginn der Nutzung einer neuen Software

Zu § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 GWB:
Perspektivisch bietet die P&I Personal & Informatik AG keine Softwarepflege mehr für on premise-Lösungen an. Zum Zeitpunkt der Ausschreibungsvorbereitung im Jahr 2019 war nicht absehbar, dass langfristig Cloudlösungen dominieren werden und on premise-Lösungen gar nicht mehr weiterentwickelt werden. Die Fokussierung der Softwareentwicklung auf Cloudsysteme konnte nicht vorhergesehen werden. On premise-Produkte waren zum Ausschreibungszeitpunkt nach wie vor fester Bestandteil von angebotenen Softwarelösungen am Markt und dementsprechend weit etabliert. Cloudlösungen stellten im Jahr 2019 noch keinen weit verbreiteten Standard dar. Insofern wurde auch nicht die Option zum Umstieg auf eine cloudbasierte Software in die Vergabeunterlagen integriert. Die zunehmende Dominanz von cloudbasierten Softwarelösungen war nicht vorhersehbar.