Nextcloud Files Premium Subscription GOV & Office Subscription

Beschafft werden Leistungen der Softwarepflege für die Software Nextcloud. Es handelt es sich bei diesen Leistungen um die Produkte "Nextcloud Files Premium Subscription GOV" und "Office Subscription". Weiterhin werden Leistungen der Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Software Nextcloud beschafft. Die Leistungen sollen über einen Zeitraum von drei Jahren erbracht werden.

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Die Universität zu Köln ist eine der größten Hochschulen Deutschlands, an welcher jährlich hunderte Promotionsvorhaben betreut und durchgeführt werden. Im Rahmen einer Promotion und der damit einhergehenden Erstellung einer Dissertation fallen häufig Daten an, welche in der finalen Dissertation nur noch zusammengefasst oder nachbearbeitet Verwendung finden, z.B. Interviews, Rohdatensätze oder Bildmaterial. Die Universität zu Köln möchte ein IT-System anschaffen und betreiben, in welchem solche Dissertationsdaten langfristig gespeichert werden können. Für die Archivlösung werden sodann Leistungen der Pflege und des Supports benötigt.

Der Beschaffungsbedarf der Universität zu Köln erstreckt sich hinsichtlich der Software nur auf Produkte, die langfristig verfügbar sind und deren Programmcode durch sie selbst anpassbar ist. Weiterhin muss die Software in der Lage sein, Daten zu verschlüsseln und in verschlüsselter Form auf dem hierfür vorgesehenen Speichersystem abzulegen. Dies muss im Standard S3 erfolgen, der von dem vorgesehenen Objektspeicher zwingend vorausgesetzt wird. Diese Anforderungen werden nur von dem Produkt Nextcloud des gleichnamigen Herstellers erfüllt. Unabhängig hiervon ist es für die Universität zu Köln entscheidend, dass das bei ihr vorhandene Personal den 1st und 2nd-Level Support für die Software erbringen kann. Auch dies ist nur für das Produkt Nextcloud gegeben. Die Nutzungsrechte an dieser Software stehen unter einer Open Source-Lizenz, so dass diese Software unentgeltlich und damit vergaberechtsfrei erworben werden kann.

Neben den Nutzungsrechten ("Lizenzen") benötigt die Universität zu Köln auch langfristige Pflegeleistungen für die eingesetzte Software. Und sie benötigt Unterstützungsleistungen für die Weiterentwicklung der Software, da sie die S3-Anbindung um weitere Funktionen erweitern möchte. Ihr ist es außerdem wichtig, dass sie die Möglichkeit erhält, auf die Weiterentwicklung des Standard-Produktes zumindest in einem gewissen Grad Einfluss zu nehmen, bzw. hieran mitzuwirken, um zu erreichen, dass ihre Weiterentwicklungen in den Standard übernommen werden. Diese Leistungen werden mit dem vorliegenden Auftrag beschafft.

Die Pflegeleistungen sind sowohl von der Nextcloud GmbH als auch von Dritten erhältlich ("Reseller").

Die weiteren Leistungen zur Unterstützung und Mitwirkung bietet ausschließlich die Nextcloud GmbH an. Andere Marktteilnehmer sind hierzu bereits deshalb nicht in der Lage, weil nur der Hersteller der Software über die Weiterentwicklung seines Produkte bestimmen kann und auch nur der Hersteller über die internen Informationen zur künftigen Roadmap verfügt, die für die eigene Weiterentwicklung "in den Standard hinein" nötig sind. Die Nextcloud GmbH bietet diese weiteren Leistungen nur bei Abschluss eines Pflegevertrags an, die hier benötigte Unterstützung und Mitwirkung sind nicht losgelöst von einem Pflegevertrag erhältlich. Für die Erbringung der hier benötigten Leistungen kam daher von vornherein nur die Nextcloud GmbH als Auftragnehmer in Betracht.

Vernünftige Alternativen oder Ersatzlösungen gibt es nicht. Denn jede denkbare Alternative wäre gegenüber der hier vorgenommenen Beschaffung mit deutlichen Nachteilen verbunden. Der hier beschriebene Beschaffungsbedarf ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Verengung der Parameter für die Beschaffung. Er ergibt sich unmittelbar aus den Auftragsgegenstand selbst.