Klassengeld Online RLP

Als sich wiederholende Daueraufgabe sind Lehrkräfte mit dem Einsammeln von Geldern für Materialien, zur Umsetzung pädagogischer Angebote, wie Klassenfahrten, Wandertage oder dem Besuch von außerschulischen Lernorten betraut. Lehrkräften soll hierzu ein geeignetes Werkzeug zur Verfügung gestellt werden, mit dem eine zentrale Erfassung, visuelle Darstellung, effektive Verwaltung finanzieller Angelegenheiten einer Schule/ Klasse sowie eine automatisierte Gesamtdarstellung von Zu- und Abflüssen (im Sinne der schulischen Transparenzherstellung sowie Rechenschaftslegung inklusive Umsatzsteuerausweis) von Geldern möglich ist und sich aus der Nutzung der Software Arbeitsaufwände in diesem Kontext reduzieren lassen. Dabei sollen Schulen die Möglichkeit erhalten, eine Entwicklung hin zur bargeldlosen Schule anzustoßen, um damit auch
Problematiken wie Bargeldverlust durch Schülerinnen und Schüler auf dem Schulweg, sichere Bargeldverwaltung in der Schule, Einsicht des Geldeinganges für Sorgeberechtigte zu ermöglichen. Das Land Rheinland-Pfalz beabsichtigt, die bereits im Jahr 2024 eingeführte Lösung weiterhin bereitzustellen.

Das Land Rheinland-Pfalz verfolgt das Ziel, Lehrkräften einen funktionsfähigen digitalen Lehrkräftearbeitsplatz bereitzustellen, der es ermöglicht, die in der Dienstordnung für Lehrkräfte, Schulleiterinnen und Schulleiter an öffentlichen Schulen (DO-Schulen) vom 22. Juni 2019 (9212/51246/30) beschriebenen Aufgaben mit digitalen Werkzeugen zur Effizienzsteigerung und Arbeitsentlastung zu unterstützen.
Die Dienstordnung für Lehrkräfte definiert das Aufgabenfeld, welches durch Lehrkräfte in der schulischen Praxis umgesetzt wird. Hierbei sind sowohl pädagogische Tätigkeiten als auch Aufgaben administrativer Natur zu identifizieren. Digitale Werkzeuge haben das Potenzial, administrative Routineaufgaben (teil-)automatisiert umzusetzen und erlauben es, dass hieraus entstehende freiwerdende Arbeitszeitressourcen fokussiert für pädagogisches Handeln eingesetzt werden.
Als sich wiederholende Daueraufgabe sind Lehrkräfte mit dem Einsammeln von Geldern zur Umsetzung pädagogischer Angebote wie Klassenfahrten, Wandertage oder dem Besuch von außerschulischen Lernorten betraut. An dieser expliziten Aufgabe sollte im Rahmen des Projekts „Klassenkasse Online RLP" projektiert werden, inwieweit sich durch den Einsatz passgenauer Software Arbeitszeitaufwände bei Lehrkräften einsparen lassen.

Bei der Angabe des Auftragswertes handelt es sich um eine fiktive Angabe, die aus Gründen des Schutzes der Betriebsgeheimnisse des künftigen Auftragnehmers erfolgt.

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Die aktuell durchgeführte Markterkundung hat ergeben, dass nur das Produkt „Klassengeld" alle neun definierten „Muss"-Kriterien vollständig erfüllt. Diese sind:
K1: Stand-Alone-Softwarelösung
Die Software muss als eigenständige Lösung funktionieren sowie optional nahtlos in den Modulverbund „digitaler Lehrkräftearbeitsplatz" eingebunden werden können, ohne dass zusätzliche Softwarekomponenten, Funktionalitäten oder ineinander verwobene Komponenten (Modulpakete) genutzt werden müssen, die nicht Teil der Bedarfsanalyse sind.

K2: Nutzergruppenspezifische Dashboards und Visualisierung
Die Software muss eingegangene Gelder auf einem Konto nutzergruppenspezifisch und transparent in Form einer übersichtlichen Visualisierung darstellen. Hierzu zählen Sorgeberechtigte, Lehrkräfte, Klassenleitungen, Schulleitung und ggf. Aufsichtsbeamte. Die jeweiligen Nutzergruppen benötigen Zugriff auf eine nur für sie spezifische Darstellung der Geldbewegungen.
Die Software muss daher über folgende nutzerspezifische Dashboards (Ansichten) verfügen:
• Administrator (Dashboard schulische Konfiguration)
• Schulleitung (Dashboard Gesamtsicht über alle Projekte und Klassen)
• Lehrkräfte und Klassenleitung (Dashboard schul- und lerngruppenspezifische Sicht)
• Sorgeberechtigte (Sicht auf das jeweilige Kind bzw. Kinder – auch an verschiedenen Schulen in einem Dashboard) - Elternportalansicht
Diese differenzierte Rechteverwaltung ist datenschutzrechtlich geboten und organisatorisch zwingend erforderlich.

K3: Lesender Zugriff auf Girokonten
Die Software muss grundsätzlich und ausschließlich lesend (automatisiert) auf ein Girokonto beliebiger Bankinstitution per automatisierter Schnittstelle zugreifen können, welches die Schule bewirtschaften darf. Ein schreibender Zugriff oder die Auslösung von Zahlungen über die Software ist aus Sicherheitsgründen und zur Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips ausdrücklich nicht zulässig.

K4: Jahres- und mehrjahresübergreifende Darstellung von Geldflüssen
Die Software muss Geldflüsse aufgrund der schulischen Bedarfslage jahres- und mehrjahresübergreifend darstellen können, um Projekte über Schuljahres- und Klassengrenzen hinaus zu bewirtschaften. Dies bedingt, dass Geldflüsse primär einem spezifischen Schüler/einer spezifischen Schülerin sowie zeitgleich Projekten/Themen zugewiesen und in einem virtuellen Schülerkonto verbucht werden können. Nur so sind Überzahlungen für weitere Projekte nutzbar bzw. sind Rückzahlungen aus mehreren Projekten effizient möglich – sowie eine individuelle Darstellung der Ein- und Ausgaben.
Diese Anforderung ergibt sich aus der schulischen Realität, in der beispielsweise Klassenfahrten über mehrere Schuljahre angespart werden oder Projekte klassenübergreifend durchgeführt werden.

K5: Flexible Zahlungsmodalitäten und Dokumentation
Die Software muss bei den Zahlungsmodalitäten für das virtuelle Schülerkonto folgende Funktionen ermöglichen:
• Ratenzahlungen
• Nutzerspezifische Zahlungshöhen in einem Projekt (z.B. Ermäßigungen, Zuschüsse)
• Dokumentierter Eingang von Zahlungen Dritter (z.B. Fördervereine, Sponsoren) oder BuT-Leistungen
• Dauereingänge
• Überzahlungen und deren Verwaltung
• Geldumbuchungen zwischen Projekten dokumentieren
Des Weiteren müssen notwendige Informationen zu Auszahlungs-/Rückzahlungs-Vorgängen in das Online-Banking der Schule übertragbar sein. Das eigentliche Auslösen einer Zahlung muss allerdings dem Online-Banking oder einem analogen Auszahlungsmechanismus vorbehalten bleiben und darf nicht über die Software auslösbar sein. Getätigte Zahlungen vom Konto werden wie Zahlungseingänge in der Software dargestellt.

K6: Automatisierte transparente Finanzberichte und Rechenschaftslegung
Die Software muss transparente Finanzberichte zu Einnahmen und Ausgaben automatisiert erstellen können:
• für die Schule insgesamt
• für spezifische Projekte
• für einzelne Schülerinnen und Schüler
Transparente Rechenschaftsberichte müssen so angelegt sein, dass sie für Umsatzsteuererklärungen nutzbar sind. Diese Anforderung ist rechtlich geboten, da Schulen gegenüber Aufsichtsbehörden rechenschaftspflichtig sind und steuerrechtliche Vorgaben einhalten müssen.

K7: Verbuchung von Bargeldeingängen
Bargeldeingänge an Schulen müssen verbuchbar sein und bleiben. Trotz der Förderung bargeldloser Zahlungen wird Bargeld in der schulischen Praxis weiterhin eine Rolle spielen (z.B. bei Schulveranstaltungen, Basaren, kleineren Beträgen). Die Software muss daher auch diese Zahlungsform abbilden können.

K8: Automatisierte Zahlungsaufforderungen und Kommunikation
Die Software muss folgende Funktionen bereitstellen:
• Erstellung von automatisierten nutzerspezifischen Zahlungsaufforderungen, die einem spezifischen Schüler/einer spezifischen Schülerin automatisiert zugeordnet werden
• Zahlungserinnerungen
• Zuleitungsoption dieser Informationen in digitaler Form oder auf dem postalischen Wege
• Umsetzung von Mehrsprachigkeit aus der Perspektive von Sorgeberechtigten
Die Mehrsprachigkeit ist aufgrund der heterogenen Zusammensetzung der Elternschaft in Rheinland-Pfalz erforderlich, um eine barrierefreie Kommunikation und Teilhabe zu gewährleisten.

K9: Software as a Service mit Komplettpaket
Die Software muss als Software as a Service (SaaS) angeboten werden, kombiniert mit Schulungskonzeption sowie Supportstruktur, sodass der Auftraggeber dies als Komplettpaket beauftragen kann. DSGVO-Konformität wird zwingend vorausgesetzt.
Diese Anforderung ist notwendig, da die Schulen und das Land nicht über die personellen und technischen Ressourcen verfügen, um eine solche Software selbst zu betreiben, zu warten und weiterzuentwickeln. Ein Komplettpaket gewährleistet zudem eine einheitliche Qualität und Verfügbarkeit für alle teilnehmenden Schulen.
Da kein Wettbewerb verschiedener Handelspartner existiert, ist eine Direktvergabe zulässig.