KI Wohngeld

Auftragsgegenstand ist die Beschaffung einer KI-Assistenzsystem-Software für eine teilautomatisierte Bearbeitung von Wohngeldanträgen. Leistungsgegenstände mithin sind die Lizenz für die KI-Assistenzsystem-Software "wohni" als SaaS (Cloud), Wartung und Support sowie weitere Dienstleistungen (weitere Unterstützungsleistungen) in Form von ca. 176 Personenstunden pro Jahr für die Integration & kontinuierliche Verbesserung der Software auf Abruf.

Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden. Der Auftraggeber (AG) beabsichtigt, die Leistungen ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb direkt an forml GmbH zu vergeben. Der Vertrag wurde noch nicht abgeschlossen.
Der AG benötigt eine Lizenz für eine integrierte, in vergleichbarer Größenordnung praxiserprobte KI-/Automatisierungssoftware, die nachweislich die Automatisierungsfunktionen (AF) L1-L4 für die Einzelverarbeitung von Wohngeld(WG)anträgen ermöglicht.
L1: Autom. Erkennung u. Datenextraktion von Papier- u. Onlineanträgen (kompatibel zum Schnittstellenformat des bestehenden Fachverfahrens DiWo u. der stadtweiten eAkte) sowie gängiger Nachweisdokumente für WGbeantragung
L2: Autom. Durchführung WGspezifischer Routineaufgaben (Vorsortierung, Darstellung wichtigster Daten, Vollständigkeitsprüfung der Nachweise)
L3: Autom. WGspezifische Plausibilitätserstprüfung, Erstellung weiterführender Bearbeitungshinweise für Sachbearbeiter mit WGspezifisch-trainiertem Chatassistent
L4: Autom. Erstellung von WGspezifischen Anforderungsschreiben
Dazu werden Dienstleistungen/weitere Unterstützungsleistungen (D) benötigt, um die Software (SW) in die bestehende IT des AG zu integrieren u. Abläufe kontinuierlich zu verbessern.
Die SW muss Schnittstellen zu DiWo u. eAkte haben, Aspekte der Daten- u. Informationsqualität, des Datenschutzes berücksichtigen, die Datenkonsistenz sichern u. durch interaktive u. intelligente Verknüpfungen die Arbeit erleichtern.
Aus Sicht AG ist die Ausübung des Leistungsbestimmungsrechts, insb. zur Risikominimierung, Vermeidung techn. Inkompatibilitäten u. wirtschaftl. Erwägungen, zugunsten des spezifischen Produkts KI-AssistenzSW wohni der forml GmbH sachlich gerechtfertigt.
Die AF L1 bis L4 bilden eine funktionale Einheit. Eine isolierte Betrachtung/getrennte Vergabe ist techn. nicht sinnvoll umsetzbar, da L1-L4 sequenziell voneinander abhängen. Nur die Gesamtlösung garantiert, dass die generierten Daten aus L1 - L2 verlustfrei u. im korrekten Format für L3 - L4 zur Verfügung stehen. Sonst würde es zu komplexen techn. Schnittstellen zwischen potenziell unterschiedl. Systemlandschaften führen, was Fehleranfälligkeit bei der Datenübergabe erhöht u. zu Datenbrüchen an den Übergabepunkten führen kann. Die durchgehende Revisionssicherheit des gesamten Autom.prozesses ist zu gewährleisten. Eine Aufspaltung auf verschiedene Anbieter würde die Rekonstruktion von Entscheidungswegen massiv erschweren. Nur die Gesamtlösung sichert eine revisionssichere Dokumentation. Zudem ist ein manueller fehleranfälliger Datentransfer in u. aus der eAkte u. dem DiWO zu minimieren/idealerweise vollständig zu vermeiden, weshalb stabile Schnittstellen erforderlich sind.
Wohni ist eine Gesamtlösung u. hat autom. Schnittstellen zu DiWo u. eAkte. Dies wurde bei einem 12-monatigen Einsatz beim AG erprobt u. in die bestehende IT-Infrastruktur integriert (inkl. Schnittstellen).
Der hochkomplexe WGprozess u. die Vielzahl mögl. Ergebnis-Kombinationen bedingen einen kontinuierlichen Datenabgleich u. laufende Aktualisierungen auf Basis des umfangreichen Datenmodells. Definition u. Testen der Schnittstellen setzen tiefgehendes fachliches Know-how voraus. Für das Ziel, eine spürbare Entlastung u. Beschleunigung des Geschäftsprozesses, um die existenzielle Leistungserbringung zu stabilisieren u. Rückstau abzubauen, kann ausschließlich eine SW eingesetzt werden, bei der nachweislich die AF L1-L4 bereits in anderen Kommunen mit hoher Anzahl von WGanträgen rechtssicher u. effizienzsteigernd in der Praxis eingesetzt wurden. Dies ist bei wohni der Fall. Das Risiko der Einführung eines unreifen Systems ist für AG nicht tragbar, da die Folgen fehlerhafte/unsichere Verarbeitung von hochsensiblen Daten besonders schutzbedürftiger Personengruppen, Ausfall von ggf existenziellen Leistungsansprüchen, erhöhte juristische Angreifbarkeit mit weiteren Bearbeitungsstau u. Schaden in der Außendarstellung wären. SWpflege- u. Wartungsleistungen sind für sicheren, rechtskonformen u. störungsfreien SWeinsatz unerlässlich ebenso die (D). Dabei dürfen Weiterentwicklung u. Wartung der AF keine unzumutbaren Aufwände verursachen o. Risiken für die Sicherstellung von Datenkonsistenz/-integrität mit sich bringen. forml GmbH verfügt über eingespielte Prozesse/Lösungen, als Ergebnis enger Zusammenarbeit mit Kommunalverwaltungen.
Jede Abweichung o. Umsetzung einer Ersatzlösung erfordert eine erneute zeit-/kostenintensive Pilotierung u. gefährdet den stabilen Betrieb. Die Konsequenzen für die Bürger sind für AG nicht tragbar (Sicherstellung des Existenzminimums). Im Falle eines Produktwechsels müssten die notwendigen Schnittstellen individuell entwickelt werden, mit erheblichem Risiko von Fehlfunktionen, Dateninkonsistenzen, fehleranfälligen Datenübertragungen, erheblichen Aufwänden hinsichtlich Stabilisierung u. dieser würde zu hohen Frustrationskosten führen, da spezifische Investitionen in die Integration u. Anpassung der SW im Pilotprojekt getätigt wurden.
Gemäß europaweiter Markterkundung ist forml GmbH das einzige Unternehmen ohne weitere Vertriebs-/Händlerpartnerschaften, das eine in deutschen Großstädten bereits erprobte KI-AssistenzSW als Gesamtlösung anbietet, die alle AF L1-L4 abdeckt. forml GmbH hat alleinige Rechte am Sourcecode der Lösung u. ist alleinigt berechtigt, Änderungen u. Optimierungen im Rahmen der (D) durchzuführen.
Aufgrund der Tatsachen liegen die Voraussetzungen von § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c) VgV vor.
Aufgrund der hohen Komplexität, spezifi. Anforderungen, langer Entwicklungszeiten u. bisherigen Praxiserprobung deutscher Großstädte ist keine Alternative am Markt verfügbar, die die geforderten AF L1-L4 in einer erprobten, sicheren u. wirtschaftlichen Gesamtlösung abbildet. Aus Sicht AG gibt es keine vernünftigen Alternative o. Ersatzlösung u. der mangelnde Wettbewerb ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter, vgl. § 14 Abs. 6 VgV.