IT-Visitenwagen

Im Zuge der Einführung der Digitalen Akte entsteht im Klinikum Ludwigshafen ein erhöhter Bedarf an mobilen, leistungsfähigen und hygienisch sicheren Arbeitsplätzen. Die vorhandenen Visitenwagen erfüllen die heutigen Anforderungen an Nachhaltigkeit, Hygiene, Nutzerfreundlichkeit und Versorgungssicherheit nicht. Das Klinikum Ludwigshafen beabsichtigt die Beschaffung von insgesamt rund 90 mobilen IT-Visitenwagen zur Unterstützung der digitalen Dokumentation am Patientenbett. Die Maßnahme ist Teil der Einführung der Digitalen Akte und wird teilweise aus Fördermitteln des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG, Fördertatbestand 3) finanziert. Die IT-Visitenwagen bilden die mobile Basisinfrastruktur für Pflege- und Behandlungsdokumentation, ärztliche Leistungsdokumentation sowie Spracherkennung. Sie sind damit ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung klinischer Kernprozesse und müssen höchste Anforderungen an Zuverlässigkeit, Ergonomie und Hygiene erfüllen. Für das Klinikum Ludwigshafen sind dabei vier Kategorien von zentraler Bedeutung: 1.) Nachhaltigkeit: Langlebigkeit der Komponenten, lange Akkulaufzeiten und wartungsarme Systeme, die Investitionssicherheit gewährleisten. 2.) Hygiene: Validierte, desinfizierbare Oberflächen und Konstruktionen, die den hohen Anforderungen eines Maximalversorgers - insbesondere in Isolations- und Intensivbereichen - entsprechen. 3.) Handling: Intuitive Bedienbarkeit, ergonomische Verstellmechanismen und störungsfreier Betrieb über eine gesamte Schicht hinweg. 4.) KRITIS / Versorgungssicherheit: Hersteller mit stabiler Marktstellung, ISO-zertifizierten Prozessen und einem belastbaren Service- und Ersatzteilkonzept zur Sicherstellung der Betriebskontinuität. Im Rahmen der Vorbereitung der Beschaffung wurde eine Markterkundung durchgeführt, in der die im deutschen Markt verfügbaren Hersteller anhand technischer, funktionaler und hygienischer Kriterien bewertet wurden. Die Sichtung erfolgte sorgfältig und nach bestem Wissen, erhebt jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit des Gesamtmarktes. Ziel war es, marktgängige Lösungen zu identifizieren, deren Leistungs- und Preisrahmen zu erfassen und die Praxistauglichkeit im Klinikalltag zu prüfen. Die Ergebnisse der Markterkundung bilden die Grundlage für ein zweistufiges Beschaffungsvorgehen: a) Pilotbeschaffung (25 Visitenwagen): Die initiale Lieferung von 25 Wagen wird als Direktvergabe nach vorheriger Markterkundung durchgeführt. Sie dient der kurzfristigen Ausstattung der Pilotabteilungen, die im Rahmen der Einführung der Digitalen Akte als erste in den Echtbetrieb gehen. Die zeitkritische Verfügbarkeit ist erforderlich, um den Go-Live-Termin sicherzustellen und zugleich Erfahrungen zu sammeln, wie sich die Wagen im klinischen Alltag hinsichtlich Laufzeit, Ergonomie, Hygiene und Servicekonzept bewähren. b) Folgeausschreibung (rund 65 Visitenwagen): Auf Basis der Ergebnisse aus der Pilotphase erfolgt im Anschluss eine europaweite Ausschreibung über weitere ca. 65 Visitenwagen. Die gewonnenen Praxiserkenntnisse werden genutzt, um die technischen Spezifikationen weiter zu präzisieren und sicherzustellen, dass die finale Beschaffung bedarfsgerecht, wirtschaftlich und transparent erfolgt. Damit entsteht eine Transparenzkette zwischen Pilotphase und Hauptausschreibung: Die in der ersten Vergabe gewonnenen Erkenntnisse fließen unmittelbar in die Leistungsbeschreibung der zweiten Vergabe ein und sichern so eine nachvollziehbare, rechtssichere und marktgerechte Gesamtbeschaffung. Im Anschluss an die Markterkundung wurden die gewonnenen Erkenntnisse in konkrete technische und funktionale Anforderungen überführt. Diese Anforderungen bilden die Grundlage für die nachfolgende förmliche Ausschreibung und die Beurteilung der technischen Eignung der am Markt verfügbaren Systeme. Ziel war es, die für das Klinikum Ludwigshafen im Rahmen der Einführung der Digitalen Akte zwingend erforderlichen Leistungsmerkmale so zu definieren, dass sie einerseits den klinischen Anforderungen eines Maximalversorgers genügen und andererseits objektiv prüfbar dokumentiert werden können.

Auf der o.g. Basis wurden die technisch zwingenden Anforderungen (KO-Kriterien) sowie ergänzende weitere, klinisch relevante Bedarfe festgelegt. Sie dienen der sachlichen und nachvollziehbaren Begründung, warum eine gleichwertige Leistung derzeit nur durch einen bestimmten Anbieter erbracht werden kann. 1.) Technisch zwingende Anforderungen (KO-Kriterien) a) Unterbrechungsfreie Nutzung ohne Akkuwechsel: - Bedarf: Ärztliche und pflegerische Dokumentation muss während einer kompletten Schicht zzgl. ausreichendem Zeitpuffer für hektische Schichtwechsel ohne Ladeunterbrechung möglich sein. Ein Hot-Swap-System stellt keine gleichwertige Lösung dar, da es Personalbindung und potenzielle Datenunterbrechungen bedeutet. - Parametrisierung: mindestens 16 Stunden Betrieb inkl. Monitor und Peripherie, mindestens 2000 Ladezyklen, Ladezeit max. 2,5 Stunden. Nachweis durch Hersteller-Testprotokoll oder unabhängiges Gutachten. - Kategorien: Nachhaltigkeit, Handling. b) Validierte Desinfizierbarkeit im Maximalversorger: - Bedarf: Als Maximalversorger mit hohen regulatorischen Anforderungen sind geprüfte Hygienezertifikate (ISO-Normen) für das KliLu unverzichtbar. Wagen müssen in allen Patientenzimmern, auch in Isolation, genutzt werden. Eine reine Abwischbarkeit reicht nicht aus. Erforderlich ist eine unabhängige, nach Norm geprüfte antibakterielle/antivirale Oberfläche. - Parametrisierung: ISO 21702:2019 oder gleichwertiger unabhängiger Nachweis; zusätzlich Flüssigkeitsresistenz nach DIN EN 14323. - Kategorien: Hygiene, Handling. c) Servicekonzept mit minimalen Ausfallzeiten: -Bedarf: In einer kritischen Infrastruktur mit begrenzter Zahl von Visitenwagen ist ein Ausfall länger als 24 Stunden nicht akzeptabel. Andernfalls ist die digitale Dokumentation im klinischen Alltag nicht durchgängig nutzbar. - Parametrisierung: Reaktionszeit max. 12 Stunden, Wiederherstellung: next business day, nachweislich erprobt in KRITIS-Einrichtungen. - Kategorien: KRITIS, Handling. 2.) Weitere Bedarfe (unterstützend, aber klinisch relevant): a) Material Stahl/Aluminium: - Bedarf: Langlebigkeit, Robustheit, bessere Beschichtbarkeit, hygienische Beständigkeit. - Kategorien: Nachhaltigkeit, Hygiene, Handling. b) Kabelroller integriert: - Bedarf: Offene Kabel sind Stolper- und Infektionsrisiko. Automatisches Aufrollen erhöht die Sicherheit und erleichtert die Reinigung. - Kategorien: Hygiene, Handling. c) Kollisionsschutz (Infrarotsensor): - Bedarf: Verhindert physische Stöße gegen Betten oder Geräte und erleichtert die Reinigung durch glatte Flächen. - Kategorien: Handling, Hygiene. d) Herstellerkompetenz in KRITIS: - Bedarf: Versorgungssicherheit setzt einen Hersteller mit direktem Zugriff auf Ersatzteile und Entwicklung voraus. Reine Distributoren bieten diese Sicherheit nicht. - Parametrisierung: Nachweis durch Referenzen in Maximalversorgern sowie Angabe von Produktionsstandorten. - Kategorien: KRITIS. e) ISO 9001 (Qualitätsmanagement): - Bedarf: Dokumentiertes Qualitätsmanagement ist für eine langfristige Betriebssicherheit unverzichtbar. - Kategorien: KRITIS. Nach Durchführung einer darauf aufbauenden Markterkundung hat sich gezeigt, dass nur ein Anbieter - die Firma März Internetwork Services AG - sämtliche zwingenden technischen Anforderungen kumulativ erfüllt. Weitere Anbieter, deren IT-Visitenwagen im Rahmen der Markterkundung in Bezug auf die Anforderungen des Auftraggebers untersucht wurden: Ergotron, Alphatron Medical, Capsa Healthcare, Hammerlit.

Im Anschluss an die Pilotphase wird der Folgeauftrag über ca. 65 IT-Visitenwagen im Rahmen des offenen Verfahrens ausgeschrieben.

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV ist ein Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb zulässig, wenn der Auftrag wegen seiner technischen Besonderheiten nur von einem bestimmten Unternehmen ausgeführt werden kann. Zusätzlich darf es gem. § 14 Abs. 6 VgV keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung geben, und die Ausschließlichkeitssituation darf nicht durch den öffentlichen Auftraggeber selbst mit Blick auf das anstehende Vergabeverfahren herbeigeführt werden. Die Festlegung auf den März Mobil 5 verstößt weder gegen den Grundsatz der Produktneutralität (§ 31 Absatz 6 VgV), noch ist diese das Ergebnis einer künstlichen Wettbewerbseinschränkung (§ 14 Absatz 6 VgV), wenn eine Durchbrechung dieser Grundsätze sachlich gerechtfertigt ist, d.h. wenn hierfür nachvollziehbare, objektiv und auftragsbezogene Gründe vorliegen und die Produktfestlegung somit willkürfrei getroffen wurde. Dies ist vorliegend der Fall: Im Rahmen der Markterkundung wurde festgestellt, dass der März Mobile 5 der einzige IT-Kurvenwagen ist, der alle gegenständlich zwingenden technischen Anforderungen erfüllt. Zusätzlich verpflichtet § 14 Abs. 6 den Auftraggeber, vor der Festlegung auf einen bestimmten Anbieter Ersatzlösungen und Alternativen zu prüfen. Hierbei sind funktionell vergleichbare Produkte in Betracht zu ziehen. Erst wenn die Ungeeignetheit aller weiteren verfügbaren Produkte positiv feststeht, kann eine Ausschließlichkeit aus technischen Gründen bestehen. Dabei reicht es nicht aus, dass die Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers nur von einem Produkt erfüllt werden. Das ist hier Fall: Die Auswertung zeigt, dass nur der Anbieter März Internetwork Services AG alle zwingenden KO-Kriterien erfüllt. Alle anderen Anbieter weichen in mindestens einem dieser Punkte ab: - Die unterbrechungsfreie Dokumentation ohne Akkutausch kann nur der März Mobil 5 vorweisen, alle andere Hersteller bieten zumeist ein "Hot-Swap"-Verfahren an. - Die validierte Deinfizierbarkeit können bieten bedingt nur die Hersteller Ergotron und Hammerlit an. - Die KRITIS-Versorgungssicherheit (kurze Ausfallzeiten) können nachweislich ebenfalls nur Ergotron, Alphatron und Hammerlit gewährleisten. - März hingegen erfüllt alle vorgenannten Kriterien uneingeschränkt. Damit liegt ein Fall des § 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV ("technische Ausschließlichkeit") vor, da aus technischen Gründen kein gleichwertiger Wettbewerb besteht. Aufgrund der obigen zwingenden technischen Anforderungen kommen Alternativen nicht in Betracht, denn eine Reduzierung der Anforderungen würde unmittelbar zu funktionalen oder hygienischen Nachteilen führen und ist daher sachlich nicht vertretbar. Die Bezugnahme auf ein bestimmtes Produkt erfolgt ausschließlich zur eindeutigen Beschreibung der geforderten Funktionalitäten und stellt eine sachlich gerechtfertigte Ausnahme vom Gebot der Produktneutralität (§ 31 Abs. 6 VgV) dar. Somit ist diesbezüglich eine Vergabe im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung zulässig.