HGW25002 Kauf einer CAFM- Software

Ausgangslage: Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt
Karlsruhe – Auftraggeberin (im Weiteren kurz AG genannt) – verwaltet den Bestand von rund
1.200 Objekten der Stadt Karlsruhe, von denen 900 Objekte im Bauunterhalt der AG sind. Für
die restlichen 300 Objekte sind für die Bauunterhaltung andere Ämter, zum Beispiel die
Branddirektion oder der Zoologische Garten, zuständig, die diesen in der Regel mit eigenen
Systemen bewerkstelligen. Die Bruttogrundfläche der 900 Objekte der AG beträgt circa 1,4
Millionen Quadratmeter. Die Verwaltung der Objekte erfolgt mittels zweier Systeme, die beide
durch Vorgaben der AG durch Firmen für die AG erstellt wurden und von dort selbst
administriert werden. Bei den Systemen handelt sich um eine Access-Datenbank, die als
„Gebäudedatenbank“, und um eine Lotus Notes-Anwendung, die als „Stör- und
Auftragsmanagement (SAM)“ bezeichnet wird. Die Gebäudedatenbank wurde im Jahr 2011
durch die AG erstellt und kontinuierlich auf die Bedürfnisse der AG angepasst. In dieser
Datenbank werden die Objekte bis auf Raumebene mit unterschiedlichen Attributen sowie alle
technischen Anlagen mit Wartungs- und Prüfzyklen verwaltet. Die für die Bauunterhaltung der
Objekte erforderlichen Aufträge – im Jahr gehen rund 16.000 Meldungen durch die Nutzenden
der Objekte ein – werden seit dem Jahr 2013 über SAM digital an die Firmen, die beauftragt
werden sollen, gesendet. Zudem werden in SAM über 3.000 Verträge (zum Beispiel Wartungs, Reinigungs- oder Mietverträge) verwaltet. Die beiden Systeme haben keine Schnittstelle

zueinander. Es besteht ferner keine Schnittstelle zu SAP dem Finanzsystem der AG. Ab dem

Jahr 2028 soll bei der AG die Version S/4HANA eingesetzt werden. Aus der

Gebäudedatenbank heraus bestehen zahlreiche Verlinkungen auf das

Dokumentenmanagementsystem Enaio sowie die Verzeichnisstruktur im Windows Explorer.

Außerdem können E-Mails mittels Outlook generiert werden. Seit dem Jahr 2020 werden alle

relevanten Bauprojekte der Projektteams der AG mit integrierter Abbildung des

Projektablaufes in umfangreichen Excellisten (sogenannte „Projektlisten“) verwaltet. Diese

enthalten Visual Basic-gestützte Funktionalitäten, Berechnungen und Verweise zu

Datentabellen. Darüber hinaus werden regelmäßige, standardisierte Berichte unter

Zuhilfenahme von Power Query und Visual Basic-Programmierung ausgegeben. Diese

Anwendung soll perspektivisch durch ein Modul „Projektmanagement“ abgelöst werden. Ein

Gesamtüberblick über den Objektbestand und dessen Struktur der AG gibt der im Anhang
I.
1.1 beigefügte „Gebäudezustandsbericht 2022“ der Vergabeunterlagen. 1.2. Zielsetzung Die
AG möchte die beiden Systeme durch ein neues System, eine CAFM-Software, ablösen,
damit die doppelte Datenhaltung entfällt und weitere Funktionaltäten umgesetzt werden
können. Daher schreibt die AG eine neue CAFM-Software zum Kauf aus, welche die in
diesem Leistungsverzeichnis beschriebenen Anforderungen erfüllen muss. Bevorzugt ist eine
Produktlösung, die entsprechend den Anforderungen anpassbar beziehungsweise erweiterbar
ist. 1.3. Rahmenbedingungen Die AG wird die zukünftige CAFM-Software selbst
administrieren. Andere Ämter der Stadt Karlsruhe sollen diese ebenfalls für die Verwaltung
ihrer Objekte sowie die für den Bauunterhalt erforderlichen Beauftragungen nutzen können.
Hierzu ist eine Mandantenstruktur mit differenzierter Berechtigungsverwaltung erforderlich. Es
wird daher eine stadtweit nutzbare Firmenlizenz angestrebt.

Keine geeigneten Angebote, Teilnahmeanträge oder Anträge im Anschluss an eine vorherige Bekanntmachung. Es wurde ein offenes Verfahren durchgeführt bei dem kein geeignetes Angebot eingegangen ist.
Die ursprünglichen Vergabeunterlagen wurden nicht grundlegend geändert.

Daher wurde das Verfahren gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 1 VgV im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb vergeben.