Formularserver Form-Solutions

Die Komm.ONE AöR bietet ihren Kunden - namentlich den Mitgliedern des Zweckverbandes 4IT – den sog. Formularserver an. Auf dem Formularserver werden mehrere tausend Formulare aus allen Verwaltungsbereichen zur Verfügung gestellt. Das Produkt dient als zentraler Formular-Pool, der Verwaltungsmitarbeitern, aber auch Bürgern 24 Stunden am Tag zur Verfügung steht. Betrieben wird der Formularserver im Rechenzentrum der civillent GmbH (civillent), einer 100 %-Tochter der Komm.ONE. Komm.ONE greift hierfür auf die Leistungen der Firma Form-Solutions GmbH (Form-Solutions) zurück. Form-Solutions bietet mit dem Produkt „Antragsmanagement 4.0“ ein umfassendes digitales Verlagssortiment mit über 5.000 Online-Assistenten und PDF-Formularen (Verlagsobjekte). Der Status quo der Verlagsobjekte ist das Ergebnis einer jahrelangen gemeinsamen Entwicklung mit den Kunden der Komm.ONE.
Die Kooperation mit Form-Solutions reicht bis in das Jahr 2004 zurück. Am 26.10.2006 wurde ein „Kooperationsvertrag“ zwischen dem Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) und der Kommunales Rechenzentrum Baden-Franken GmbH (KRBF) mit der FORM-Solutions Matthias Eisenblätter geschlossen. Im Jahr 2013 wurde der Kooperationsvertrag angepasst – in erster Linie, um neue Funktionen des weiterentwickelten Produkts der Form-Solutions einbeziehen zu können. In der Präambel werden die vereinbarten Änderungen aufgeführt. Gemäß § 9 des Kooperationsvertrages wurde der Vertrag mit unbefristeter Laufzeit geschlossen. Es ist beabsichtigt, dass zwischen civillent und Form-Solutions erneut eine Kooperationsvereinbarung geschlossen wird. Der Vertragsentwurf folgt im Wesentlichen der Anpassungslogik, die bereits dem Kooperationsvertrag 2013 zugrunde lag: Die Regelungen aus dem Ursprungsvertrag 2006 werden unter Modifizierungen, etwa zu neuen Funktionen, aufrechterhalten.

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Komm.ONE AöR hat in der Vergangenheit – auf Grundlage objektiver und auftragsbezogener Gründe – eine Systementscheidung zugunsten der Produkte von Form-Solutions getroffen. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, diese Systementscheidung regelmäßig neu zu hinterfragen, sondern darf aus technischen und/oder wirtschaftlichen Gesichtspunkten grundsätzlich bei der einmal getroffenen Wahl bleiben. Die Lösungen von Form-Solutions sind nicht nur bei Komm.ONE, sondern auch bei ihren Trägern etabliert. Der heutige Stand des Verlagssortiments ist das Ergebnis jahrelanger gemeinsamer Überarbeitung und Anpassung der Inhalte. Diese unter Einbeziehung der Träger fortgeschriebenen/angepassten Dokumente werden durch Form-Solutions laufend gepflegt. Dieses Gesamtsystem gewährleistet optimale Funktionalitäten und Bedienbarkeit der Nutzer. Durch die Vereinbarung sollen die Funktionen aktualisiert und ergänzt werden, u.a. durch weitere Schnittstellen. Beabsichtigt ist also die Erweiterung und Verbesserung des Bestandssystems. Diese Maßnahmen sind nur mit dem Bestandsanbieter Form-Solutions umzusetzen. Eine Abkehr von diesem System – so sie denn technisch und inhaltlich überhaupt umsetzbar wäre – wäre mit erheblichen Risiken von Fehlfunktionen und Kompatibilitätsproblemen verbunden. Zudem entstünde ein unverhältnismäßig hoher Umstellungsaufwand, der sich wirtschaftlich nicht rechtfertigen ließe.
Nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c) VgV ist eine Direktvergabe im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb zulässig, wenn ein Unternehmen ein Alleinstellungsmerkmal in Anspruch nehmen kann, der Auftrag also aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nur von einem Unternehmen ausgeführt werden kann. Gleiches gilt für den Fall, dass aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist, § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV. Dies wird vorliegend als erfüllt angesehen.