Fahrausweisprüfung in der U-Bahn II - Interimsvertrag

Der mit der Firma KÖTTER Sicherheits- und Ordnungsdienst SE & Co. KG geschlossene Vertrag zur Fahrausweisprüfung in der U-Bahn endet nach Ziehung aller Optionsmöglichkeiten am 31.12.2025. Es soll ein Interimsvertrag mit der o.g. Firma wegen Dringlichkeit, aufgrund von unvorhersehbarer Verzögerung der Vergabevorbereitung zur Weiterführung der Leistung geschlossen werden.

Der mit der Firma KÖTTER Sicherheits- und Ordnungsdienst SE & Co. KG geschlossene Vertrag zur Fahrausweisprüfung in der U-Bahn endet nach Ziehung aller Optionsmöglichkeiten am 31.12.2025. Die BVG hat bereits Ende 2024 mit der Planung und Vorbereitung einer Neuausschreibung begonnen. Ziel war es, rechtzeitig einen nahtlosen Übergang zu einem neuen Vertragspartner sicherzustellen, um die Kontinuität der Fahrausweisprüfungen zu gewährleisten. Diese Vergabevorbereitung wurde jedoch aufgrund von Anpassungen an der Leistungsbeschreibung und des aktuell bestehenden Sparzwanges der BVG verzögert. Daher soll ein Interimsvertrag um 3 Monate inkl. 2 Fortführungsoption von jeweils weiteren 3 Monaten geschlossen werden.

Dringende Gründe im Zusammenhang mit für den Beschaffer unvorhersehbaren Ereignissen. Der mit der Firma KÖTTER Sicherheits- und Ordnungsdienst SE & Co. KG geschlossene Vertrag zur Fahrausweisprüfung in der U-Bahn endet nach Ziehung aller Optionsmöglichkeiten am 31.12.2025. Die BVG hat bereits Ende 2024 mit der Planung und Vorbereitung einer Neuausschreibung begonnen. Ziel war es, rechtzeitig einen nahtlosen Übergang zu einem neuen Vertragspartner sicherzustellen, um die Kontinuität der Fahrausweisprüfungen zu gewährleisten. Diese Vergabevorbereitung wurde jedoch aufgrund von Anpassungen an der Leistungsbeschreibung und des aktuell bestehenden Sparzwanges der BVG verzögert. So wurde der bestehende und der in Zukunft gewünschte Leistungsumfang zwischen dem Fachbereich und dem Controlling diskutiert. Dabei mussten im Zuge des aktuellen Sparzwanges der BVG verschiedene Varianten erarbeitet und hinsichtlich Wirtschaftlichkeit geprüft werden. Dies erforderte intensive Abstimmungen zwischen dem zuständigen Fachbereich und dem Controlling. Daraus resultierten massive Verzögerungen im Vorbereitungsprozess. Ein Zuschlag kann nun zwar vor Ablauf des bestehenden Vertragsverhältnisses erteilt werden; dem neu zu beauftragenden Unternehmen stünde jedoch keine ausreichende Zeit zur Verfügung, um die Implementierung vorzunehmen. Da es sich um eine personalintensive Dienstleistung handelt, ist eine Implementierungszeit unerlässlich. Eine neuer Dienstleister benötigt erfahrungsgemäß, mindestens 3 Monate um die geforderte Personalstärke zu rekrutieren und auszubilden und die notwendige Dienstkleidung und Ausrüstung zur Verfügung zu stellen.
Ein sofortiger Übergang ohne Implementierungsphase ist für einen neuen Dienstleister nicht zumutbar. Es ist davon auszugehen, dass der Dienstleister in dieser kurzen Zeit nur eine sehr geringe Anzahl an Personalen zur Verfügung stellen kann. Dies würde bedeuten, dass die Fahrausweisprüfungen für mehrere Monate erheblich reduziert oder sogar ausgesetzt werden müssten. In dieser Zeit würden deutlich weniger Kontrollen in den U-Bahnzügen stattfinden. Zudem besteht die Gefahr, dass sich das Vergabeverfahren aufgrund von Rüge etc. verzögert und der Zuschlag nicht vor dem 31.12.2025 erteilt werden kann. Damit würde die Leistung ebenfalls nicht erbracht werden. Bleibt die Fahrausweisprüfung aufgrund der oben genannten Risiken aus, könnte die BVG einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden und Imageschaden davontragen. Die Situation der fehlenden Fahrausweisprüfer, könnte dazu führen dass Fahrgäste keine Fahrkarten mehr erwerben, da sie keine Kontrolle fürchten müssen. Aus diesen Gründen soll der aktuelle Dienstleister Berliner Objektschutz und Service GmbH im Rahmen einer Interimsvergabe zu gleichbleibenden Konditionen beauftragt werden. Es soll ein Vertrag mit einer Laufzeit von 3 Monaten inkl. zwei Fortführungsoptionen von jeweils 3 Monaten geschlossen werden. Es wird davon ausgegangen, dass die Dienstleister 3 Monate, um den notwendigen Personalstamm aufzubauen. Die zwei Fortführungsoptionen von jeweils drei Monaten, dienen als ein Puffer, falls es zu Verzögerungen während des Vergabeverfahrens kommt oder sogar zu einer Aufhebung und Neuausschreibung. In diesem Falle werden zusätzliche 6 Monate benötigt.
Die Firma hat dem Vorgehen bereits zugestimmt. Parallel wird ein europaweites Vergabeverfahren (Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb) für die hier beschriebene Leistung durchgeführt, um einen langfristigen Vertrag (8 Jahre Laufzeit) zu schließen. Die Beauftragung eines anderen Unternehmens wäre aus organisatorisch technischen Gründen nicht möglich. Die Firma kennt bereits die internen Prozesse und besitzt alle notwendigen Schulungen und Berechtigungen. Ein anderes Unternehmen müsste neues Personal rekrutieren , ausbilden und die notwendige Ausrüstung zur Verfügung stellen. Dies wäre in dieser kurzen Zeit nicht realisierbar. Die Voraussetzungen für ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gemäß §13, Abs. 2, Nr. 4. sind erfüllt, da eine äußerst dringliche, zwingende Notwendigkeit besteht, die nicht vom Auftraggeber zu vertreten ist. Die Laufzeit der Interimsvergabe wird auf den zur Durchführung eines ordnungsgemäßen Vergabeverfahrens erforderlichen Zeitraum beschränkt. Der Wettbewerb wird im Rahmen der Dringlichkeit gewahrt, und sämtliche Entscheidungsgrundlagen werden dokumentiert.