Etablierung eines Pathologie-Informationssystems (PIS)

(A) Teilnahmewettbewerb
Am Auftrag interessierte Unternehmen sind zur Beteiligung am Teilnahmewettbewerb aufgefordert.

Mit dem Teilnahmeantrag ist die Eignung gemäß der in der Auftragsbekanntmachung genannten Eignungskriterien nachzuweisen. Der Teilnahmeantrag besteht aus den in der Auftragsbekanntmachung geforderten Erklärungen und Nachweisen. Für die Erstellung des Teilnahmeantrags werden von dem Auftraggeber Formblätter zur Verfügung gestellt, die zu verwenden sind.

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden auf der Grundlage der in der Auftragsbekanntmachung dargestellten Eignungskriterien – eine ausreichende Zahl geeigneter Bewerber vorausgesetzt – die drei geeignetsten Bewerber ausgewählt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die drei geeignetsten Bewerber, mit der höchsten Punktzahl, ergeben sich aus den Kriterien des Teilnahmewettbewerbes in der Anlage B-02 Eignungskriterien.

Fragen zum Verfahren oder zum Projekt sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform (www.evergabe-online.de) zu stellen. Es ist nicht gestattet, zusätzliche oder vertrauliche Informationen über das Verfahren vom Auftraggeber oder deren Beratern zu erlangen.

(B) Angebotsphase
Nachdem der Auftraggeber die drei am besten geeigneten Bewerber ermittelt hat, führt er mit diesen Unternehmen die Phase 2 des Vergabeverfahrens (Angebotsphase) durch. In der Angebotsphase haben die ausgewählten Bieter die Möglichkeit, detaillierte und umfassende Angebote für die angefragten Leistungen einzureichen. Diese Angebotsunterlagen sollten nicht nur eine transparente Kostenkalkulation enthalten, sondern auch eine klare Darstellung der geplanten Umsetzungsstrategien, Zeitpläne, Qualitätsstandards und Konzepte bieten.

(C) Verhandlungsphase
Nach erster formaler und inhaltlicher Prüfung der eingegangenen Angebote ist beabsichtigt, mit sämtlichen Bietern, deren Angebote fristgemäß eingereicht sind, Verhandlungs-/Präsentationstermine durchzuführen. In der Verhandlungsphase wird den ausgewählten Bietern die Möglichkeit eingeräumt, ihre Angebote im direkten Dialog mit dem Auftraggeber zu optimieren und zu verfeinern. Dieser Verhandlungsprozess ermöglicht eine tiefgehende Klärung von Details, Anpassungen und eine weitergehende Verfeinerung der Angebotsinhalte. Die Bieter erhalten eine gesonderte Einladung zu dem Bietergespräch mit weiteren Hinweisen / Einzelheiten zu Ablauf, Umfang, Inhalt, Teilnehmerkreis, Ort und Dauer des Termins nach Ablauf der Erstangebotsfrist.
Der Auftraggeber behält sich jedoch das Recht vor, den Zuschlag auf die eingegangenen Erst-Angebote zu erteilen.
Die Bieter stellen die Teilnahme zu den Verhandlungsgesprächen sicher. Nimmt ein Bieter am Verhandlungsgespräch nicht teil, wird er vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Es ist grundsätzlich nicht beabsichtigt, nach dem 1. Bietergespräch weitere Verhandlungen mit den Bietern durchzuführen. Der Auftraggeber behält sich aber bei Bedarf vor, weitere Verhandlungsgespräche anzusetzen.

(D) Finale Angebote
Nach Abschluss der Verhandlungen werden die Bieter aufgefordert, innerhalb einer angemessenen Frist finale Angebote einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die ursprünglich bekanntgemachten Vergabeunterlagen unter Berücksichtigung der mit den Bietern geführten Verhandlungen hinsichtlich verschiedener Aspekte (z.B. hinsichtlich der zu erbringenden Leistungen oder auch in vertraglicher Hinsicht) zu modifizieren. Er behält sich auch vor einen eigenen Vertragsentwurf zu stellen.
Die zur Abgabe finaler Angebote aufgeforderten Bieter haben auf Grundlage der finalen Vergabeunterlagen sowie der ihnen ggf. individuell erteilten Anpassungs- bzw. Überarbeitungsvorschläge ihre Angebote zu überarbeiten. Bieter können sämtliche von ihnen ursprünglich mit ihrem Erstangebot eingereichten Unterlagen im Rahmen der Einreichung ihres finalen Angebots überarbeiten und anpassen. Insoweit sollten die Bieter die entsprechenden Hinweise des Auftraggebers aus der Verhandlungsphase berücksichtigen. Wollen Bieter keine Änderungen an ihren bereits eingereichten Unterlagen vornehmen, haben sie ausdrücklich auf die weiterhin bestehende Gültigkeit ihrer bereits eingereichten Unterlagen zu verweisen. Weitere Einzelheiten werden den Bietern mit Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote mitgeteilt.

(E) Zuschlag
Die Zuschlagserteilung erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot, welches anhand der bekanntgemachten Zuschlagskriterien (vgl. Anlage A-06 Formblatt der Zuschlagskriterien_Bewertungsmatrix) ermittelt wird.
Nach Abschluss der Prüfung und Wertung der Angebote wird der Auftraggeber die nicht berücksichtigten Bieter über die geplante Zuschlagserteilung informieren. Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Nach Ablauf einer Stillhaltefrist wird der Auftraggeber dem Bieter mit höchster Punktzahl den Zuschlag erteilen.