Erwerb und Einrichtung einer Finanz-Software

Beschaffung einer neuen Finanzsoftware für die Gemeinde Diekholzen. Seit Einführung der Doppik 2009 befindet sich das Finanzprogramm MPS NF (ehemals Fa. MPS Public Solutions GmbH, inzwischen Fa. MACH mps, Hauptsitz in Lübeck) im Einsatz. Mittels dieser Software werden sowohl die Tagesgeschäfte (Haushaltsplanung, Finanzbuchhaltung, Steuern/Abgaben, Anlagenbuchhaltung, Mittelbewirtschaftung, Mahnwesen und Weitere) der Gemeinde abgewickelt und abgebildet. Die Gemeinde Diekholzen beabsichtigt die Ablösung des bestehenden Systems mps-NF durch eine moderne, zukunftsfähige Softwarelösung. Das Altsystem basiert auf einer veralteten technologischen Architektur, die den heutigen Anforderungen an digitale Verwaltungsprozesse, IT-Sicherheit und Interoperabilität nicht mehr gerecht wird. Eine Weiterentwicklung ist seitens des Herstellers nicht mehr vorgesehen, was zu einem erheblichen Investitionsstau und betrieblichen Risiken führt. Außerdem bildet die aktuelle Software nicht alle Prozesse in der Finanzverwaltung ab, sodass weitere Software notwendig und im Einsatz ist. Ziel ist daher die vollständige Digitalisierung der Finanzprozesse auf einer zukunftssicheren Plattform. Die Kernanforderungen sind dabei: - die lückenlose Abbildung aller relevanten Fachprozesse in einer integrierten Lösung - sowie die vollständige, revisionssichere und verlustfreie Migration der gesamten historischen Datenbasis, um die Kontinuität der Haushaltsführung und die gesetzlichen Nachweispflichten zu gewährleisten. Wesentliche funktionale Anforderungen (Module): Das neue Finanzverfahren muss zwingend alle nachstehenden Module und Funktionalitäten integriert (ohne Schnittstellen zwischen den Kernmodulen) abbilden, um einen medienbruchfreien und effizienten Arbeitsablauf zu garantieren: 1. Haushaltsplan Der Haushaltsplan soll gemäß den für Niedersachsen geltenden, haushaltsrechtlichen Vorgaben geplant werden. Diverse Importfunktionalitäten sollen dabei unterstützen und die Planerstellung vereinfachen. Neben Einzelauswertungen nach Mustervorgaben oder individuellen Berichtsdefinitionen ist auch eine Gesamtdruckfunktion einschließlich der Haushaltssatzung notwendig. Zur umfassenden Haushaltsplanung gehören mithin die mittelfristige Finanzplanung sowie die Haushaltssystematik und -bewirtschaftung (inkl. Haushaltsüberwachungslisten). Bei der Erfassung von Planansätzen sollen diese zeitgleich der Planüberwachung übermittelt werden. Ebenso wird eine integrierte Verknüpfung zur Kostenrechnung benötigt, in der die Veranschlagung auf Kostenstellen- und Kostenartenebene in der Plankostenrechnung dargestellt werden kann. Somit sind laufende Plan-/lst-Vergleiche gewährleistet.

2. Buchhaltung Die Buchhaltung umfasst die Teilbereiche Finanzbuchhaltung, Anordnungsmanagement, die Kasse und die Kostenrechnung, welche insgesamt die zahlungswirksamen und zahlungsneutralen Buchungen abbilden. Die Finanzbuchhaltung folgt den doppischen Grundsätzen. Im Anordnungsmanagement sollen Geschäftsvorfälle durch digitale Unterschrift unmittelbar in die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Zeitgleich sollen die Anordnungen zur Aktivierung in der Personenbuchhaltung/Kasse vorgemerkt werden. Das Kassengeschäft soll maßgeblich durch eine automatisierte, SEPA-Mandatsreferenzierte Verbuchung der Kontoauszüge unterstützt werden. Alle Kassenbuchungen können unmittelbar per Tagesabschluss in die Finanzbuchhaltung übergeben werden, damit in der Finanzbuchhaltung jederzeit über tagesaktuelle Zahlen verfügt werden kann. Insgesamt soll eine anordnungsbasierte Buchführung mit einem vollständig digitalen Rechnungsworkflow (inkl. GoBD-konformen Rechnungseingangsbuch), automatisiertes Einlesen und Verarbeiten von elektronischen Kontoauszügen sowie eine sichere EBICS-Anbindung für den gesamten Banken-Zahlungsverkehr zur Verfügung stehen. Die Buchungsvorgänge sollen in Bilanz, Ergebnis- und Finanzrechnung sowie den üblichen Berichten ausgewertet werden. Auch die Steueranmeldungen sollten mittels integrierter ELSTER-Funktionalität direkt aus der Finanzbuchhaltung vorgenommen werden können. Für den Jahresabschluss sind in der Finanzbuchhaltung diverse Abstimmungs- und Prüffunktionen notwendig. Der Abschluss sollte systemunterstützt durchgeführt werden können. Im Bereich der Kredite und Ausleihungen sollen Kreditangebote kalkuliert und verglichen, Zins- und Tilgungspläne geprüft bzw. erstellt werden. Gleichzeitig sollen Planungsdaten für den kameralen und doppischen Haushalt bereitgestellt und Anordnungen bzw. Anweisungen von Zahlungen unmittelbar im Rechnungswesen gebucht werden. Die automatisierte Bestandsveränderung soll in der Eröffnungsbilanz hervorgehen. Durch eine automatisierte, intelligente Personenkonten-Zusammenführung soll die Adressverwaltung von Dubletten bereinigt und künftig vermieden werden. Hier ist eine vorab Zusammenführung notwendig. Die Erzeugung und der Empfang von E-Rechnungen im Standard ZUGFeRD ist unerlässlich., zumal der Empfang und die Erstellung gesetzlich vorgeschrieben sind. 3. Anlagenbuchhaltung Mit einer neuen Software sollen automatisch alle Buchungen aus der Finanzbuchhaltung auf Konten des Anlagevermögens bzw. auf Sonderposten-Konten zur Anlage der Vermögensgegenstände bzw. Sonderposten angeboten werden. Je nach Bedarf soll für das gesamte Jahr oder Teilperioden die Abschreibungen bzw. Auflösungen ermittelt werden können und die Software automatisiert die entsprechenden Buchungssätze vornehmen. Diese wiederum sollen über das Anordnungswesen an die Finanzbuchhaltung übertragen werden, sodass letztlich ein vollautomatisierter Buchungsprozess möglich ist. Erträge und Aufwendungen aus Auflösung bzw. Abschreibung sollen somit konsistent in der Finanzbuchhaltung dargestellt werden und für Auswertungen in der Kosten- und Leistungsrechnung bereitstehen. 4. Abgaben und Verbrauchsgebühren Durch eine vollständige Integration mit einheitlichem Bürger- bzw. Personenkonto und Einheitskasse soll die Abgabenerhebung sowie Verbrauchsgebühren besonders vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Mit vielfältigen Auswertungs- und Berichtsoptionen soll das Steueramt dabei stets einen vollständigen Überblick über die kommunalen Einkünfte bieten können. Eine Integration zum Dokumentenmanagement (nscale) zu Auskunft- und Archivierungszwecken sollte möglich sein. Es sollte darüber hinaus die Möglichkeit gegeben sein, kleinere, individuelle Abgabenarten anzulegen und umzusetzen. 5.Web-Anwendung Durch eine Web-Anwendung sollen der Zugriff und die Bearbeitung von überall mit mehreren Nutzern gleichzeitig, unabhängig von der verwendeten Hardware, ermöglicht werden. Hierbei geht es nicht um eine reine Auskunftserteilung, sondern eine vollumfängliche Sachbearbeitung durch den Zugriff auf alle erforderlichen Daten, auch außerhalb des Hauptarbeitsplatzes. Dies ist insbesondere bei Ratssitzungen, Rechnungsprüfungen, Besprechungen und sonstigen Terminen notwendig und geboten. Zudem soll die Möglichkeit vorhanden sein, Bürgermeistern, Ratsmitgliedern oder auch Prüfern per Link einen eingeschränkten Zugriff, lediglich zur Einsicht und zu Auskunftszwecken zur Verfügung stellen zu können. 6. Rechtliche Anforderungen Die aktuelle Software erfüllt nicht die Anforderungen an eine revisionssichere Buchführung gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Eine nachträgliche Manipulation von Daten ist technisch möglich und wird nicht vollständig protokolliert. Dies stellt ein erhebliches Risiko im Hinblick auf Nachvollziehbarkeit, Transparenz und rechtliche Absicherung dar. Zur Gewährleistung der rechtlichen Konformität und Revisionssicherheit muss die neue Software zwingend GoBDkonform sein. 7. Technische Aspekte Die bestehende Softwarearchitektur basiert auf einem direkten Zugriff der Clients auf den SQL-Server. Diese Struktur ist veraltet, unsicher und nicht mehr zeitgemäß. Sie verhindert einen sicheren Remote-Zugriff, was insbesondere die Arbeit im Homeoffice oder von mobilen Arbeitsplätzen aus stark einschränkt. Zudem fehlt es der aktuellen Lösung an modernen Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten, was eine effiziente Zusammenarbeit mit anderen Fachverfahren oder Buchungssystemen erschwert. Eine neue, technologisch moderne Lösung ist erforderlich, um ITSicherheit, Stabilität und ortsunabhängiges Arbeiten dauerhaft zu gewährleisten und sollte diese Aspekte erfüllen können.

Die Auftragsvergabe ist beabsichtigt zum 04.05.2026. Name und Anschrift des Auftragnehmers: H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH Storkower Straße 99 10407 Berlin Telefon: [Telefon entfernt] E-Mail: [E-Mail entfernt]

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Begründung gemäß § 14 Abs. 4 Ziff. 2 b): Ergebnis der Markterkundung und technisches Alleinstellungsmerkmal: Die Analyse hat ergeben, dass es zwar mehrere Anbieter für eine kommunale Finanzsoftware gibt, jedoch nur die Firma H&H Berlin mit der Software ProDoppik über die nötigen Werkzeuge und Module verfügt, um die Kernanforderungen der Gemeinde Diekholzen zu erfüllen. Zwingende Anforderungen: Detaillierte und revisionssichere Datenmigration: Eine vollständige, unterjährige Übernahme aller Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Altsystem mps-nf in eine einzige, konsistente Datenbank in einem neuen System ist zwingend erforderlich. Dies stellt insofern eine Bedingung für die Inbetriebnahme dar. Dies betrifft insbesondere folgende Teilbereiche: - Einzelbuchungen: Übernahme aller Produktsachkonten und durchlaufenden Gelder seit Einführung der Doppik und Nutzung der Software MPS-NF im Jahr 2009, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten und die Plausibilität von Buchungen und Zahlungsvorgängen sicherzustellen. - Anlagegüter: Übernahme der vollständigen Anlagenbuchhaltung inklusive aller historischen Bewegungen wie bspw. Nachaktivierungen, Umsetzungen, Abgänge durch Verkäufe etc. Die bisherigen Abschreibungen sowie ertragswirksame Auflösung der Sonderposten müssen nachvollziehbar sein. - Steuern: Im Bereich der Steuerverwaltung müssen die Daten der bisherigen Personenkonten übertragen werden. Insofern sind historische Messbeträge, Veranlagungen und die dazugehörigen Zahlungs- und Zinshistorien von Nöten. Nur dann können zukünftige Berichtigungsveranlagungen und Betriebsprüfungen durch die Finanzämter rechtssicher und ohne Rück- bzw. Zugriff auf die ehemaligen Datenbanken durchgeführt werden. Die Software Vorstellungen sowie der intensive Austausch ergab, dass nur die Firma H&H Berlin eine solche Datenübernahme gewährleisten kann. Das Unternehmen konnte dies durch die bisherigen Umstellungsverfahren glaubhaft erläutern und bot diese Funktion explizit an. Nach Rücksprache mit verschiedenen Behörden, die bereits den Wechselprozess zu diesem Unternehmen vollzogen haben, wurde diese Funktion bestätigt. Andere Anbieter boten zwar auch eine Datenübernahme an. Jedoch würden die historischen Bewegungsdaten im Altsystem verleiben. Dieses Verfahren ist für die Gemeinde Diekholzen aus nachfolgenden Gründen ausgeschlossen: - Betriebliche Gründe: Wie bereits mehrfach erklärt, arbeitet die Gemeinde zurzeit mit mehreren Systemen, was enorme Fehleranfälligkeit bietet und nicht zuletzt dadurch ineffizient ist. Dies soll künftig vermieden werden. - Gesetzliche Pflichten: Die Erstellung noch ausstehender Jahresabschlüsse (bspw. 2022-2025) wäre im neuen System ohne die lückenlosen historischen Buchungsdaten nicht GoB-konform möglich. Die Buchführung wäre nicht ausreichend plausibel und prüfbar. - Wirtschaftliche Gründe: Eine Lizenz der bisherigen Software aufrechtzuerhalten, nur um die Altdaten weiter "lesen" bzw. zu Auskunftszwecken aufrufen zu können, erscheint eindeutig unwirtschaftlich und würde zusätzliche Kosten verursachen. Durch die fehlende Möglichkeit der unerlässlichen Datenübernahme der anderen Marktteilnehmer begründet das Unternehmen H&H, Berlin mit der Software ProDoppik das Alleinstellungsmerkmal. Ein echter Wettbewerb ist aus diesen technischen Gründen objektiv nicht vorhanden.