Erweiterung Beihilfe-App

Das Landesamt für Finanzen (LfF) ist zuständig für die Automatisierung bzw. Digitalisierung der Beihilfebearbeitung im Freistaat Bayern. Ein Teil dieser Digitalisierung ist auch die Einführung einer Beihilfe-App zur elektronischen Einreichung von Beihilfeanträgen. Es wurde 2019 ein europaweites Vergabeverfahren durchgeführt. Die Zuschlagserteilung erfolgte am 13.12.2019 an die Firma IBM Deutschland GmbH. Der mit Zuschlagserteilung geschlossene EVB-IT Vertrag hat noch eine Laufzeit bis zum 18.11.2027. Mit dem Freistaat Sachsen wurde 2020 eine Kooperationsrahmenvereinbarung über die Bereitstellung und den Betrieb des Beihilfeverfahrens für den Freistaat Sachsen sowie die Digitalisierung in der Beihilfe (Einführung der papierlosen Sachbearbeitung, Einführung einer computergestützten Rechnungsprüfung, Einführung einer Beihilfe-App) geschlossen. Die Einführung der papierlosen Sachbearbeitung (PSB) ist für November 2025 geplant. Die Beihilfe-App soll Ende 2026 im Freistaat Sachsen produktiv eingeführt werden, analog zu der bereits im Produktivbetrieb befindlichen Beihilfe-App für den Freistaat Bayern.

Somit sind zusätzliche Liefer- und Dienstleistungen notwendig, die vorab nicht vorhergesehen werden konnten, da die Kooperationsrahmenvereinbarung erst 2020 geschlossen wurde und die Entscheidung für die Einführung einer Beihilfe-App für das Bundesland Sachsen nochmals zu einem späteren Zeitpunkt erfolgte. Somit wird eine weitere Beihilfe-App, basierend auf dem Funktionsumfang der Beihilfe-App des Freistaats Bayern, für den Freistaat Sachsen benötigt. Die bereitgestellte Beihilfe-App für den Freistaat Sachsen basiert auf der gleichen IBM Gesundheits-App, die auch durch das LfF in Bayern verwendet wird und hat somit den identischen Funktionsumfang. Mit dem derzeitigen Anbieter könnte somit das Customizing/Anpassung auf ein Minimum reduziert werden.

Ein Wechsel des bisherigen Anbieters (IBM Deutschland GmbH) wäre aus wirtschaftlicher und technischer Sicht nicht sinnvoll da mit erheblichen zusätzlichen Aufwänden zu rechnen ist.

Aus technischer Sicht müsste mit einem anderen/neuen Anbieter das Customizing/Anpassung von Grund auf neu erfolgen, da eine andere App eingesetzt wird. Da das LfF eine „SaaS“ Variante nutzt ist auch eine Anbindung an die Infrastruktur (Rechenzentrum) des anderen/neuen Anbieters notwendig. Auf Grund der IT-Sicherheitsbestimmungen des Behördennetz ist hier mit einem entsprechendem Aufwand zu rechnen. Je nachdem welche Technologie der andere/neue Anbieter verwendet, muss im IT-DLZ bzw. beim LfF entsprechende Infrastruktur für die Verarbeitung der Einreichungen per App eingerichtet werden. Ferner muss eine neue Schnittstelle zum Verfahren PSB entwickelt werden, sollte der andere/neue Anbieter die bereits bestehende Schnittstelle zum Verfahren PSB nicht abbilden können. Das Personal in der Technik (Hotline, Administration) müssten sich auf einen weiteren Anbieter und dessen Beihilfe-App einstellen was mit einem zusätzlichen Aufwand verbunden ist.

Aus wirtschaftlicher Sicht ist eine weitere Beihilfe-App des derzeitigen Anbieters basierend auf dem Funktionsumfang der Beihilfe-App des Freistaats Bayern wesentlich günstiger als die ursprüngliche Beihilfe-App des Freistaates Bayern. Auf Grund des vorliegenden Angebots kostet eine weitere Beihilfe-App inkl. Customizing/Anpassung 415.776,- EUR netto. Die ursprüngliche Beihilfe-App des Freistaats Bayern hat mit 855.408,- EUR netto zu Buche geschlagen. Dies ist eine Ersparnis von 439.632,- EUR netto. Transaktionskosten und Wartung wurden nicht berücksichtigt, da diese Kosten bei beiden Varianten identisch sind. Da bei einem neuen Anbieter das Customizing/Anpassung von Grund auf neu erfolgen wird da eine neue App zum Einsatz kommt, ist hier von den ursprünglichen Kosten auszugehen, die wesentlich höher sind. Ferner bekommt das LfF bei der Auftragserweiterung von dem bisherigen Anbieter (IBM Deutschland GmbH) dieselben Konditionen wie bei Vertragsschluss im Jahr 2019.

Bereitstellung einer weiteren Beihilfe-App, basierend auf dem Funktionsumfang der Beihilfe-App des Freistaats Bayern, für den Freistaat Sachsen. Die bereitgestellte Beihilfe-App für den Freistaat Sachsen basiert auf der gleichen IBM Gesundheits-App, die auch durch das Landesamt für Finanzen in Bayern verwendet wird und hat somit den identischen Funktionsumfang.