Einführung eines Workflowmanagementsystems und Dokumentationssystem im KBK

Die zentralen zu bearbeitenden Aufgabenfelder sind: - Einführung der digitalen Aktenführung (E-Akte) - Einführung eines Vertragsmanagement - Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses - Digitalisierung Personalakte & Personalprozesse Das Ziel ist eine Optimierung und sinnhafte Digitalisierung der Prozesse durchzuführen. Aus diesem Grund soll als Basis für eine ganzheitliche digitale Arbeitsweise ein Workflowmanagementsystem/ Dokumentenmanagementsystem (DMS) ausgewählt und implementiert werden. Dabei existieren neben der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben (Compliance), der mit der digitalen Transformation einhergehenden Effizienzsteigerungen und der Verbesserung der Transparenz vor allem zwei zentrale Ziele: Das System soll bei der Umsetzung der internen Prozesse (Workflowfunktionalität) sowie als Archivsystem dienen und die Ablagepraxis innerhalb der Teams im Umgang mit digitalen Dokumenten (E-Akte Prozess) vereinheitlichen. Der Purchase-to-Pay-Prozess sowie die digitale Personalakte & Personalprozesse sollen zunächst im System abgebildet werden. Mittelfristig soll das System auch in weiteren Bereichen zum Einsatz kommen. Diese sollen jedoch nicht Teil der hier ausgeschriebenen Leistung sein.

Zur Erstellung des Gesamtsystems gehören unter anderem die vollständige Lieferung der Software für das System sowie die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Hierfür sind insbesondere die Installation und Integration des Systems in die Systemumgebung des KBK gemäß den zugrundeliegenden Unterlagen, die Entwicklung von Schnittstellen sowie individuelle Systemanpassungen (Customizing) erforderlich. Der Betrieb des Systems soll technisch auf Servern des KBK erfolgen und die Lizenzen hierfür sollen auch erworben werden. Der Betrieb soll jedoch durch den Auftragnehmer im Sinne eines "Software as a Service" erbracht werden. Das heißt Installationen, Updates, Backups usw. sollen durch den Auftragnehmer erfolgen. Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen der Leistungserbringung bis zur Abnahme der vereinbarten Leistungen insbesondere: - die Überlassung der Standardsoftware auf Dauer (Verkauf), - die Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, worunter unter anderem zählen: - die initiale Installation, - das notwendige Customizing, - die initiale Konfiguration sowie - die Integration des Systems in die bestehende IT-Infrastruktur. - (Mitwirkung bei der) Feinkonzeptionierung (inkl. entsprechender Dokumentation) und Umsetzung der initial umzusetzenden Anwendungsbereiche, - die Mitwirkung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach den GOBD (hier bei der Zulieferung von Unterlagen zum System), - die Lieferung sämtlicher technischer Dokumentationen wie bspw. Schnittstellenbeschreibungen oder eine Backup-Dokumentation, - die Durchführung von Schulungen inkl. Überlassung entsprechender Schulungsunterlagen sowie Benutzerdokumentationen. Die im Folgenden aufgeführten Leistungen fallen nach der Abnahme der oben genannten Leistungen an: - die Durchführung des Systemservice/Support und der Systempflege, - die Durchführung von Backups und Updates im Betrieb, - ggf. die Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems sowie - sonstige Leistungen. In der ersten Ausbaustufe sollen ca. 250 Nutzer Zugriff auf das System erhalten. Hinzu kommt der gleichzeitige Zugriff von im Schnitt 10 externen Nutzern. Ziel ist, dass in der finalen Ausbaustufe ca. 450 Nutzer Zugriff auf das System bekommen. Hierbei wird es sowohl Nutzer geben, welche das System täglich zur Erledigung ihrer fachlichen Aufgaben verwenden als auch Nutzer, welche nur gelegentlich Zugriff benötigen (bspw. zur Freigabe von Rechnungen).

Bekanntmachungs-ID: CXPTYRLDA69