Einführung eines Vergabemanagementsystems (SaaS)

Das Projekt VMS als Teilprojekt der übergeordneten Maßnahme Procure-to-Pay (P2P) ist ein Digitalisierungs- und Prozessoptimierungsvorhaben mit dem Ziel, bis spätestens Ende des Jahres 2025 ein marktgängiges Vergabemanagementsystem (VMS) in der Bundesbank produktiv einzuführen. Das zu beschaffende VMS soll eine effiziente und vollständig digitalisierte Durchführung und Dokumentation von Vergabeverfahren ermöglichen. Darüber hinaus soll sich das VMS durch geeignete Schnittstellen in die bestehende Systemlandschaft des übergeordneten Bedarfsdeckungs-/Beschaffungsprozesses der Bundesbank integrieren lassen. Mit Einführung des VMS soll die Prozesseffizienz und die Verfahrenssicherheit sowie die Benutzerfreundlichkeit für die am Prozess beteiligten Stellen verbessert werden. Geplant ist die Beschaffung einer Standardsoftware (VMS), an die die Bundesbank ihre Vergabeprozesse anpassen wird. Auf nicht notwendige Eigenentwicklungen und kundenspezifische Programmierungen soll möglichst verzichtet werden. Das VMS soll als Public Cloud Lösung (SaaS-Lösung) bereitgestellt und betrieben werden (gem. Public-First-Ansatz der IT).

Dieser Auftrag umfasst die vollständige Lieferung der Software (VMS) sowie die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Hierfür sind insbesondere die Installation des Systems in der Cloud und Integration des Systems in die Systemumgebung der Bundesbank, die Entwicklung von Schnittstellen sowie notwendige Systemanpassungen gemäß den zugrundeliegenden Vergabeunterlagen erforderlich. Der Betrieb des Systems soll als "Software as a Service" (SaaS) in der Public Cloud erfolgen. Der Auftraggeber plant ein Standardsystem einzuführen. Eigenentwicklungen sollen die Ausnahme bleiben und nur ausgeführt werden, wenn dieses alternativlos ist. Der Auftraggeber wird daher die bestehenden Prozesse der Bundesbank, soweit erforderlich, an die Software anpassen. Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen der Leistungserbringung bis zur Abnahme der vereinbarten Leistungen insbesondere: die Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, dazu zählen unter anderem: Bereitstellung der Standardsoftware, die initiale Installation in der Cloud, die initiale Konfiguration das notwendige Customizing, die Integration des Systems in die bestehende IT-Infrastruktur (Schnittstellen). Mitwirkung bei der Erstellung der Rollout- und Testkonzepte Mitwirkung bei der Erstellung eines Schulungskonzeptes die Mitwirkung bei der Durchführung eines Penetrationstests und einer verifizierenden Teststellung durch Lieferung der notwendigen Architekturdokumente und Konzepte sowie Teilnahme an Besprechungen, die Lieferung sämtlicher technischer Dokumentationen wie bspw. Schnittstellenbeschreibungen oder eine Backup-Dokumentation, die Durchführung von Schulungen inkl. Überlassung entsprechender Schulungsunterlagen sowie Benutzerdokumentationen (siehe hierzu auch Abschnitt "Schulungen"). Die im Folgenden aufgeführten Leistungen fallen nach der Abnahme der oben genannten Leistungen an: Betrieb des Systems auf Dauer (Software as a Service in einer Public Cloud), die Durchführung des Systemservice/Support und der Systempflege, die Durchführung von Backups und Updates im Betrieb, ggf. die Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems sowie sonstige Leistungen im Zusammenhang mit dem Betrieb des Systems.