Einführung eines CAFM Systems

Die zusätzlichen Liefer- und Dienstleistungen konnten im Rahmen der Sorgfaltspflicht bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen nicht vorhergesehen werden. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung konnte zum einen nicht davon ausgegangenen werden, dass das Dokumentenmanagement in der IDMZ komplett über das CAFM-System abgewickelt werden muss und zum anderen war die Notwendigkeit einer externen Equipmenterfasssung nicht bekannt.

Der BLB NRW nutzt zur Unterstützung der Datenverwaltung und der Prozesse des infrastrukturellen und technischen Gebäudemanagements unterschiedliche Software-Systeme. Bei diesen Systemen handelt es sich sowohl um Standardsoftware als auch um Eigenentwicklungen. Dadurch liegen Daten teilweise redundant bzw. inkonsistent in verschiedenen Systemen vor, ähnliche Prozesse werden in unterschiedlichen Systemen abgebildet und Arbeitsabläufe werden durch Medienbrüche erschwert.

Dieses hat den BLB NRW veranlasst eine Ausschreibung für ein CAFM-System einzuleiten. Hierfür wurden die aktuellen Facility-Management Prozesse aufgenommen sowie weitere funktionale und technische Bedarfe mit Schnittstelle zum Facility Management aus unterschiedlichen Fachbereichen und Niederlassungen erfasst. Die Ergebnisse wurden analysiert und für diese Ausschreibung in einem Lastenheft zusammengefasst.

Mit dieser Ausschreibung wird ein Unternehmen gesucht, das zum einen die CAFM Standard-Software bereitstellt und in der IT-Umgebung des BLB NRW installiert und zum anderen diese CAFM-Software entsprechend der Anforderungen des BLB NRW konfiguriert bzw. anpasst (und zunächst für die Dauer von 48 Monaten pflegt). Damit sollen die Bestandssysteme abgelöst werden. Der zukünftige Auftragnehmer wird hierzu die vorhandenen Daten in das neue System migrieren. Zudem sind durch den Auftragnehmer Schnittstellen zu den weiteren IT-Systemen des BLB NRW zu schaffen.

Siehe im Übrigen ausführlich zur Leistung das Lastenheft, das der Leistungsbeschreibung im vergaberechtlichem Sinn entspricht sowie die A- und B-Kriterien gemäß Bewertungsmatrix CAFM.