Einführung „Computer-Aided Facility Management System (CAFM)“

Der Bereich „Allgemeine Dienste“ ist bei der BGE für das Facility Management des Verwaltungsstandortes Peine mit zusätzlich weiteren Liegenschaften und Verwaltungsgebäuden zuständig. Da es derzeit keine unterstützenden Systeme für das Facility Managements gibt, ist es notwendig, eine zentrale Anwendung zu schaffen, um möglichst viele Arbeitsabläufe des Bereiches zu verwalten. Dazu gehören unter anderem das Gebäudemanagement und die Liegenschaftsverwaltung. Im Rahmen dieses Projektes soll daher ein Computer-Aided Facility Management System (CAFM) in Form einer SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) eingeführt werden. Das System soll sukzessive aufgebaut werden. Vorrangig sind acht Module vorgesehen. Später können weitere Module nach Bedarf erweitert werden. Nach erfolgreicher Implementierung an einem Standort ist geplant, das System auf weitere Standorte der BGE auszudehnen.
Da die BGE die BIM-Methodik für die Planung und den Bau von Bauwerken verwendet, muss das CAFM-System diese Methodik auch für den Betrieb unterstützen. Für die Verarbeitung von Gebäudeinformationen muss die Übernahme von BIM-Modelldaten im IFC-Format sowie das Einlesen von CAD-Plänen möglich sein.
Mit der Einführung des Systems soll sichergestellt werden, dass für die verschiedenen Aufgaben im Facility Management klare Richtlinien und Arbeitsabläufe zur Verfügung stehen.
Das CAFM-System muss aus folgenden Modulen bestehen:
- Vertragsmanagement
- Flächenmanagement
- Workplace-Management (Arbeitsplatz – und Raumbuchung)
- Service-Desk
- Fuhrparkmanagement
- Schlüsselmanagement
- Umzugsmanagement
- Reinigungsmanagement

Der AG hat folgende Mindestanforderungen an die anzubietende SaaS Lösung.
• Bieter stellt die Software als SaaS zur Verfügung und übernimmt den gesamten technischen Betrieb der Anwendung
• Die Datenverarbeitung und Datenspeicherung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU oder in der Schweiz
• Die Entwicklung der Software erfolgt innerhalb der EU oder in der Schweiz
• Die Übertragung erfolgt nach dem neusten Stand der Technik verschlüsselt (derzeit https-Protokoll, TLS/SSL v1.3, kein Fallback)
• Cloud Dienste (Service Provider) müssen für die Benutzeranmeldung in der Anwendung den von der BGE bereitgestellten Identity Provider (Microsoft ADFS) per SAML/WS-FED/OAUTH zur Authentifizierung nutzen.
• Die Anwendung beinhaltet ein Rollen- und Berechtigungskonzept (Trennung von technischen und fachlichen Rollen)
• Die Benutzeroberfläche ist responsiv und steht neben der Webanwendung auch als Mobile App zur Verfügung
• Es werden keine browserspezifischen Erweiterungen oder zusätzliche Clientseitigen Code-Bibliotheken verwendet. (Es muss eine Nutzung ohne eine Clientinstallation gewährleistet sein.)
• Die Systemsprache der Anwendung ist Deutsch oder kann auf Deutsch eingestellt werden
• Der Anwender-Support und die Korrespondenz während der Projektarbeit und im Betrieb erfolgt auf Deutsch (u. A. Präsentation, Unterauftragnehmer müssen deutschsprachig sein)
• Die Verarbeitung der Daten erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Die Datensicherung erfolgt täglich
• Der Bieter muss eine REST-Schnittstelle bereitstellen, die sich flexibel konfigurieren lässt, um Daten mit verschiedenen Systemen des Kunden auszutauschen - beispielsweise mit SAP, Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder anderen kundenspezifischen Anwendungen.
• Die Anwendung darf nur aus dem Netz der BGE erreichbar sein.
• Verhinderung eines uneingeschränkten Exports von Daten aus der Anwendung zu beliebigen (nicht autorisierten) Zielen