ECM - Enterprise Content Management - Plattform

Die Hamburg Port Authority AöR (HPA) beabsichtigt eine leistungsfähige ECM (Enterprise Content Management) Plattform für die Umsetzung bestehender und zukünftiger Projekte mit den Schwerpunkten Akten- und Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung von
elektronischen Dokumenten und der dokumentenorientierten Bearbeitung von laufenden Vorgängen
zu beschaffen. Verschiedene Fachsysteme sollen über standardisierte Schnittstellen auf Dienste der ECM Plattform zugreifen können. Dies gilt in besonderem Maße für die ECM Integration in die
bestehende SAP S/4HANA Umgebung als wichtigste Fachanwendung bei der HPA. Steht für die
Umsetzung eines Projektes kein Fachsystem zur Verfügung, muss die Möglichkeit bestehen, die
fachlichen Anforderungen zur Verwaltung von Aufgaben, Dokumenten und Akten vollständig, schnell und effizient in der ECM Umgebung zu implementieren. Bei Einführung der neuen ECM Plattform sollen im Nachgang voraussichtlich die bestehende Immobilienakte, Rechnungsarchiv,
Schriftgutarchiv, Vertragsarchiv und Technisches Archiv portiert werden. Hinzu kommen kann auch
eine neu einzuführende Personalakte. Diese und andere ECM Projekte sind nicht Bestandteil dieser
Ausschreibung, mit der Plattform soll zunächst eine Grundlage für eine effiziente Umsetzung der
genannten Projekte geschaffen werden. Für den Anbieter der ECM Plattform ist ein umfangreiches
jährliches Kontingent für Dienstleistungen zur Inbetriebnahme, Einführung der Plattform und
Integration in die HPA Anwendungsarchitektur geplant. Der Auftraggeber beabsichtigt einen
unbefristeten Vertrag auf Grundlage eines EVB-IT-Vertrages zu schließen. Der Vertragstyp, die
Mindestvertragsdauer und das Kündigungsrecht ist Bestandteil des Verhandlungsverfahrens. Zur
Vergleichbarkeit der Angebote wird eine Vertragsdauer von acht Jahren angenommen.