Dokumenten-Management-Systems

Bereitstellung eines zentralen Dokumenten-Management-Systems für die Kreisverwaltung zur Verwaltung von elektronischen Akten

DMS-Vertragsanpassung

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. DMS ist seit 2012 in der Kreisverwaltung im Einsatz und seit dem wurde das System in zahlreichen Einzelprojekten in die organisatorische und technische Infrastruktur der Kreisverwaltung integriert. Durch diese schrittweise Integration sind viele Arbeitsprozesse mittlerweile an die Funktionen und Möglichkeiten des eingesetzten DMS angepasst und optimiert. Bei einem Wechsel des DMS auf ein anderes System müssen, um wieder ähnlich produktiv arbeiten zu können, alle in den vergangenen Jahren durchgeführten Digitalisierungs-projekte und Schnittstellenanbindungen für das neue DMS noch einmal durchgeführt werden. Unter der Voraussetzung, dass ein neues System einen ähnlich vielseitigen Funktionsumfang aufweist und alle benötigten technischen Schnittstellen anbietet, ist der interne Aufwand in der Kreisverwaltung mit mehreren Personen-Jahren im Bereich Digitalisierungsexperten und mehreren Personen-Jahren Umschulungs- und Umorganisierungsaufwand in den Fachämtern zu rechnen.