Digitalisierung von Akten

Die Stadt Schifferstadt schreibt einen Rahmenvertrag zur Digitalisierung der Bestandsakten für die nächsten 4 Jahre aus.
Die Akten sollen nach der DSGVO gescannt und digital als PDF-Dateien zur Verfügung gestellt werden.

Die Stadtverwaltung Schifferstadt schreibt die Digitalisierung ihrer Akten in einem Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 4 Jahren, beginnend am 01.10.2024, aus. Die einzelnen Referate werden je nach Haushalt das Ihnen zur Verfügung stehende Kontingent abrufen. Nach einer ersten Bestandsaufnahme durch die Referate sollen ca. 5.530 Ordner und Akten (Hängeregister) mit durchschnittlich 400 Seiten digitalisiert werden. Bei ca. 2.400 der Akten sind das Scannen von Plänen mit einer Größe bis zu DIN A0 zu erwarten. Die Einzelauftrage werden zwischen dem Auftragnehmer und den Referatsleitungen vor jedem Abruf besprochen und nach Absprache erteilt. Das auf den Bestandsaufnahmen beruhende Auftragsvolumen wird auf ca. 250.000€ geschätzt.
Der Gesamte Vorgang der Digitalisierung ist zu dokumentieren und die Dokumentation ist dem Auftraggeber zu überreichen. Teile der Akten enthalten sensible (personenbezogene) Daten und unterliegen besonders hohen Anforderungen an den Datenschutz. Dies ist durch den Auftragnehmer zu gewährleisten.