Digitales Langzeitarchiv (dLZA)

Beschafft werden soll eine
Systemlösung in Ausprägung eines digitalen Langzeitarchives für das Stadtarchiv der Landeshauptstadt München.

Der Auftragsgegenstand umfasst:

Beschaffung einer Standardsoftware zur digitalen Langzeitarchivierung mit folgenden Hauptkomponenten:
• Ingest
• Data Management
• Access
• Preservation Planning
• Administration

a) Lizenzen:
• Lizenzmodell
• Benötigt werden für das dLZA-System Lizenzen für 10 Anwenderi*innen, wovon mindestens sechs Anwenderi*innen zeitgleich im System arbeiten können müssen.

b) Produkterweiterungen/ -anpassungen:
• Aktualisierungen der Importschnittstelle zur Übernahme und Archivierung von xdomea-503-Paketen um künftige Versionen dieses Standards
• Sollte ein entsprechender Bedarf entstehen, Integration der Arbeitsschritte "Bewertung" und "Importbestätigung" des xdomea-Prozesses "Aussonderung durchführen"

c) Schaffung der notwendigen Schnittstellen::
• Schnittstelle zwischen dLZA-System und AIS-System

d) Herbeiführen der Betriebsbereitschaft des Systems:
• Unterstützung von Installation und Konfiguration der Anwendung auf der IT-Systemlandschaft der Landeshauptstadt München bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft
• Inbetriebnahme der Schnittstellen
• Test und Fehlerbehebung (Testkonzept)
• Fachliche Unterstützung bei der Einführung

e) Datenmigration:
• Migration der vollständigen Altdaten vom dLZA-Archivspeicher
• Erstellung eines Migrationskonzepts
• Automatisierte Migration der Datenpakete vom ursprünglichen Archivspeicher und Überführung in das Repräsentationenmodell
• Test und Qualitätssicherung der durchgeführten Datenmigration

f) Schulung:
• Remote-Schulungen für ca. 2 fachliche Administrator*innen
• Remote-Schulung für ca. 6 Anwender*innen inkl. jeweils abgestimmter digitaler Schulungsunterlagen (u.a. Dokumente, vorzugsweise in pdf; darüber hinaus z.B. Videos für die Anwender)
• Sprache: Deutsch oder Englisch

g) Service und Wartung:
• Service und Wartung für das System über eine maximale Vertragslaufzeit von 15 Jahren.
• Störungsmeldungen erfolgen über ein Ticketsystem des Herstellers
• Zugriff auf das Ticketsystem muss mindestens für die Systemadministratoren gegeben sein

h) Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit:
• Fachliche Unterstützung: Customizing der auftraggeberspezifischen Anforderungen (Berater- u. Customizing-Kontingent/Jahr):
1. Jahr: 18 Personentage (PT) pro Jahr, über die gesamte Laufzeit von 15 Jahren. Wobei gilt: ein PT sind acht Stunden pro Tag.

i) Dokumentation in deutscher oder englischer Sprache:
• Betriebshandbuch
• Administrator-Handbuch
• Anwenderhandbuch mit fachlichem Adminstrator-Handbuch

j) Es ist eine Option für einen Mandanten vorgesehen. Der Mandant soll optional innerhalb der Vertragslaufzeit (5 Jahre initial) in Betrieb genommen werden. Es wird eine Entscheidung für bzw. wider diese Option bis Mitte 2025 angestrebt. Falls das angebotene System nicht mandantenfähig ist, ist es ebenfalls möglich, eine weitere Instanz für die Landeshauptstadt München zur Verfügung zu stellen.
Dies inkludiert Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, den Systemservice und die Datenmigration für einen weiteren Mandanten/ eine weitere Instanz.

Der angegebene Gesamtwert der Beschaffung bzw. der Wert des
Auftrages/Loses wird gemäß Artikel 50 Abs. 4 der Richtlinie 2014/24/EU
und § 39 Abs. 6 VgV nicht veröffentlicht, da er u. a. den
geschäftlichen Interessen des erfolgreichen Bieters schadet und den
lauteren Wettbewerb beeinträchtigt.

Der Preis war nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien
waren nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt.