Beschaffung eines Vergabemanagementsystems für die Landeshauptstadt Potsdam

Ziel ist die Einführung eines vollumfänglichen Managementsystems für die rechts- und revisionssichere Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren.

Gegenstand der Vergabe ist die Beschaffung einer Software für die digitale und revisionssichere Abwicklung des kompletten Vergabeprozesses. Der Prozess beinhaltet die Vorbereitungs-, Veröffentlichungs-, Prüfungs- und Wertungsphase ohne Medienbrüche und die Einhaltung der vergaberechtlichen Dokumentationsanforderungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen. Hierfür muss das Produkt den Funktionsumfang bereitstellen und eine vollständige Umsetzung der geplanten technischen Anforderungen (siehe 3. Rahmenbedingungen und 5. Technische Anforderungen) sicherstellen. Es wird ein Dienstleister (Auftragnehmer) gesucht, der im Auftrag der Landeshauptstadt Potsdam (LHP) (Auftraggeber) die folgenden Leistungen übernimmt: - Konzeption und Dokumentation in allen Projektphasen - Konfiguration des Produktiv- und Testsystems - Konzeption und Planung des Testverfahrens - Installationsunterstützung - Durchführung von Schulungen - Projektmanagement und Beratung - Softwarepflege und Support für den Zeitraum von 10 Jahren Mit der dauerhaften Überlassung (Softwarekauf) wird eine nutzerunabhängige Verwaltungslizenz, Enterprise Edition, erworben. Folgende Lizenzierung ist erforderlich: - Verwaltungslizenz Vergabemanagementsystem - Verwaltungslizenz Modul Bedarfsmanagement - Testsystemlizenzen Vergabemanagementsystem - Testsystemlizenzen Modul Bedarfsmanagement Für die Lizenzierung ist die Einwohnerzahl zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe maßgeblich. Aktuell beträgt die Einwohnerzahl in der Landeshauptstadt Potsdam 187.119 Einwohner (Stand: 2023, Statistisches Bundesamt). Spätere Veränderungen in der Einwohnerzahl haben keinen Einfluss auf die Lizenzierung.

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Der Vergabemarktplatz des Landes Brandenburg (VMP) der Firma Cosinex ist die elektronische Plattform zur einheitlichen Abwicklung von Vergaben für alle öffentlichen Auftraggeber einschließlich der Kommunen des Landes. Die Nutzung ist unentgeltlich. Zur Nutzung des VMP verpflichtet sind gemäß Runderlass "Nutzung der elektronischen Vergabeplattform Vergabemarktplatz Brandenburg" des Ministeriums des Innern und für Kommunales vom 10. November 2016 neben der unmittelbaren Landesverwaltung über VV zu § 55 LHO ebenso Zuwendungsempfänger. Im Fall der zuwendungsfinanzierten Beschaffung sind daher auch Kommunen verpflichtet, den VMP zu verwenden. Ansonsten resultiert aus dem Runderlass keine generelle Nutzungspflicht für Kommunen. Die LHP hat in Tz. 2.1 DA Vergabe von ihrem gemäß Anhang Nr. 9 des Rundschreibens zum Kommunalen Auftragswesen im Land Brandenburg vom 26.08.2019 "Erlass kommunaler Vergabeordnungen" bestehenden Recht Gebrauch gemacht, die Regelung des Landes Brandenburg zur Nutzung des VMP Brandenburg zu übernehmen. Ein Wechsel der LHP zu einem anderen elektronischen Portal ist mit unverhältnismäßig hohen Kosten- und Zeitaufwand (Beschaffung, Installation und Rollout, Nutzerschulungen, etc.) verbunden. Die Folge wäre zudem, dass die LHP zwei elektronische Plattformen parallel nutzen müsste, da bei Zuwendungen weiterhin die Anforderungen aus VV zu § 55 LHO zu erfüllen sind. Die ausschließliche Nutzung des VMP ist für die LHP daher zwingend und alternativlos. Die Beschaffung eines Vergabemanagementsystems muss die besondere technische Anforderung, eine in beide Richtungen funktionierende bidirektionale Schnittstelle zum VMP, haben. Die besondere technische Anforderung einer bidirektionalen Schnittstelle mit dem VMP erfüllt dabei nur das Vergabemanagementsystem von Cosinex. Cosinex lässt technisch ausschließlich zu seinem eigenen Vergabemanagementsystem - und nicht zu denen der Wettbewerber - eine bidirektionale Schnittstelle zu. Damit ist es anderen Wettbewerbern technisch unmöglich, diese geforderte Leistung zu erbringen. Die Voraussetzung zur Durchführung eines Vergabeverfahrens mit nur einem Bieter gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV sind erfüllt.