Beschaffung einer Projektmanagementsoftware einschließlich Pflege- und Wartungsleistungen

Die Auftraggeberin beabsichtigt, die Beschaffung einer Projektmanagementsoftware einschließlich Wartungs- und Pflegeleistungen. Zur Akquise und operativen Betreuung von Veranstaltungen im RheinMain CongressCentrum in Wiesbaden mit bis zu 12.500 Personen benötigt die TriWiCon - Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Wiesbaden eine proprietäre Projektmanagementsoftware.

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0S5KWB

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Nach Durchführung einer umfassenden fachlich-technischen Markterkundung und Bewertung der Leistungsanforderungen hat sich die Auftraggeberin die Auffassung gebildet, dass einzig die Software der Auftragnehmerin den Bedarf der Auftraggeberin sicherstellen kann. Aufgrund der jahrelangen intensiven Anpassung an die Gegebenheiten im RMCC und die operativen Arbeitsabläufe handelt es sich bei der Software der Auftragnehmerin um ein nicht am Markt zu beschaffendes Unikat. Zuletzt wurde im Jahr 2022/2023 ein Webshop (Aussteller Service Module) basierend auf den Anforderungen im RMCC konfiguriert. Das Einpflegen der Daten nahm ca. 12 Monate in Anspruch. Bei der Beschaffung eines neuen Produkts eines anderen Anbieters kann nicht auf den Funktionalitäten der Software der Auftragnehmerin aufgesetzt werden. Es müssten vielmehr von Grund auf neue Modalitäten und Funktionalitäten konfiguriert werden. Anpassungen und Änderungen an der (Bestands-)Software können darüber hinaus nur durch die Auftragnehmerin erfolgen, da hierfür ein Zugriff auf den Quellcode erforderlich ist über den Dritte nicht verfügen. Im Hinblick auf die Beschaffung eines neuen Systems ergibt sich ein unzumutbarer Migrationsaufwand. Da in der Angebots- und in der operativen Abwicklung der Projekte auch die historischen Daten (wie etwa bisherige Veranstaltungen, bestehende Kunden, angefragtes Leistungsportfolio) zu berücksichtigen sind, müssen diese (Bestands-)Daten und Konten in ein neues System überführt und angepasst werden. Insgesamt beläuft sich somit der Arbeitsaufwand für die Datenmigration in ein neues System daher auf ca. 29.700 h/ ca. 3.700 Tage. Darüber hinaus müssten beide Systeme gleichzeitig mindestens über einen Zeitraum von 6 Monaten parallel nach Implementierung genutzt werden, denn nach der Datenmigration müsste das alte System zu Prüfzwecken für diesen Zeitraum weiterhin aktiv bleiben. Ein solcher Migrationsaufwand ist außergewöhnlich und erheblich und für die Auftraggeberin aus zeitlicher, personeller und finanzieller Hinsicht im Ergebnis unzumutbar. Hinzu kommt, dass zur Aufrechterhaltung des Veranstaltungsbetriebs des RMCC verschiedene Schnittstellen zu Drittsystemen notwendig sind. Bei einer Neueinrichtung des Systems muss es mit diesen Schnittstellen unmittelbar bei Inbetriebnahme funktionsfähig sein. Die Sicherstellung der Systemsicherheit ist insbesondere bei Abrechnungsprozessen notwendig, da die Daten über eine komplex konfigurierte Schnittstelle übertragen werden. Der Prozess der Datenübertragung ist außerordentlich fehleranfällig und es besteht ein erhebliches Ausfallrisiko, da die Daten überwiegend manuell übertragen werden müssen. Eine digitale Schnittstelle zwischen dem bisherigen und einem neuen System möglicherweise nicht vorhanden und/oder erzeugt zusätzliche Kosten.