Beschaffung einer Digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für den Geschäftsbereich II Personal des Universitätsklinikum Halle (Saale)

Das Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung der digitalen Personalakte. Um das Ziel zu erreichen wird hierfür eine Software benötigt, welche die Bewirtschaftung der Digitalen Personalakte, die Prozessabbildung und die Rechtssicherheit gewährleistet. Hierbei ist zu beachten, dass diese Software eine Integration zum aktuellen Personalwirtschaftssystem SAP ERP ECC 6.08 HCM garantiert. Des Weiteren soll neben der digitalen Personalakte ein Programm zur Dokumentenerstellung (Dokumentengenerator) eingeführt werden. Ein Zeugnisgenerator soll ebenso eingeführt werden, welcher als Grundlage die Daten aus dem SAP verwendet. Das Universitätsklinikum Halle (Saale) beabsichtigt im Rahmen der Ausschreibung den Abschluss eines EVB-IT Cloudvertrags.

Das Projekt umfasst die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakte für das Universitätsklinikum mit ca. 4.500 Mitarbeiter:innen, auf einem in der EU gehosteten Server (Cloud-Infrakstruktur). Da zukünftig ein zweiter Mandant (Medizinische Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg) mit ca. 1.000 Mitarbeiter:innen hinzukommen kann, ist eine zukünftige Separierung erforderlich. Die Implementierung der Schnittstelle für den automatisierten Stammdatenaustausch, von SAP HCM und der digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugniserstellung ist vollständig durch den Auftragnehmer durchzuführen. Das heißt, er muss sowohl das exportierende System SAP HCM einrichten und parametrisieren, als auch das importierende System, die Lösung des Auftragnehmers, einrichten. Neben der Implementierung des SAP HCM muss ein revisionssicheres Archivsystem Inhalt der Lösung sein, welches alle bestehenden und zukünftigen Personalakten und deren Dokumente archiviert und der Lösung zur Verfügung stellt. Es ist ein ausführliches Berechtigungsmanagement gemeinsam mit dem UKH zu erarbeiten.

Für den Nachweis der Eignung soll vom Bewerber die Eignungsmatrix Teilnahme (2023_09_Teilnahme_Eignungsmatrix) des Auftraggebers verwendet werden. Eigenerklärungen sind ausreichend, sofern dies vom Auftraggeber angegeben ist. Während des Verfahrens auslaufende Bescheinigungen sind unaufgefordert zu aktualisieren. Die Vergabestelle behält sich bezüglich der Referenzen weiterhin vor, bei den benannten Kunden Informationen einzuholen, die eine weitergehende Prüfung der Leistungsfähigkeit erlauben.