Beschaffung einer CAFM Software

Zur effizienten Unterstützung & Steuerung der Prozesse des technischen, infrastrukturellen & kaufmänn. Facility Managements/ Gebäudemanagements soll ein einheitliches, standardisiertes & auf die Belange zugeschnittenes CAFM-System eingeführt werden.

Der LBIH will zur effizienten Unterstützung & Steuerung der Prozesse des technischen, infrastrukturellen & kaufmännischen Facility Managements/ Gebäudemanagements ein einheitliches, standardisiertes & auf seine Belange zugeschnittenes CAFM-System einführen. Möglichst viele Nutzende sollen ausschließl. darin arbeiten. Es werden ca. 1.200 Beschäftigte mit dem CAFM-System arbeiten.
Es sollen keine zusätzlichen Programmierungen für die Einführung nötig werden, sondern Standardprozesse des Systems genutzt werden und Anpassungen im Rahmen von Konfigurationen gelöst werden. Die CAFM-Software wird alle Neu-, Um- und Erweiterungsbauten sowie alle Gebäude im Bestand in ihrem gesamten Lebenszyklus, von der Planung/Herstellung, Errichtung, Nutzung, Betrieb, Instandhaltung & Modernisierung oder Umnutzung & Weiternutzung bis hin zum Rückbau/Abriss begleiten. Anmietungen werden je nach Vertragslage wie Bestand behandelt.

Dazu muss eine einheitliche Datenbasis mit einer redundanzfreien konsistenten & revisionssicheren Datenhaltung mit Verfügbarkeit in Echtzeit sowie Nutzung von Offlinefunktionen zur Verfügung stehen.
Die effiziente & effektive prozessuale Unterstützung der Arbeitsabläufe im tägl. Betrieb der Immobilien sowie bei der Umsetzung & Einhaltung von Eigentümer, Betreiber- & Zustandsverantwortung - insb. mit dem Kernbereich der Zustandsverantwortung nach § 79 Abs. 6 HBO- sowie der Rechtskonformität der baurechtlichen Dokumentation von Baumaßnahmen bis zur Betrachtung auf Liegenschaftsebene muss gegeben sein.
Im Programm müssen alle Liegenschaften abbildbar sein, die in die Zuständigkeit des LBIH fallen.

In der Struktur der Liegenschaften müssen sich unbebaute Grundstücke, alle Gebäude und Gebäudeteile, alle Ebenen (Stockwerke), alle Räume, alle Bauteile bis hin zum Raumbuch sowie alle Technische Anlagen (TGA) und Equipments bis auf Teilstrukturebene ebenso abbilden lassen, sowie Grundstücksflächen, Grünanlagen, Bepflanzung (Baumkataster), Spielplätze, Parkflächen, Sonderflächen (z.B. für Notstromaggregate, Ladesäulen, Brunnen) etc.
Die Abbildung des kompletten Grundbuchs in Verbindung zu den jeweiligen Strukturelementen der Liegenschaften muss gegeben sein.
Zur Vorbereitung der Implementierung erwartet der LBIH folgende Leistungen:
• Konzept zur Durchführung der Implementierung
• Migrations- bzw. Datenlade- & -abrufkonzept für die Überführung der Daten aus bestehenden Systemen (wie LRM/ SAP und Morada sowie offene Störmeldungen aus SharePoint der Niederlassung West)
• Konzeption, Ausprägung und Umsetzung der verschiedenen Schnittstellen sowie Datenimport- & -exportfunktionen
• Berechtigungskonzepte mit Rollen und Rechte für On-Premise- Lösung wie Webabwendung
• Unterstützung und Durchführung des Customizings im CAFM
• Ausprägung von Geschäftsprozessen im CAFM, zusätzlich mit Hilfefunktion zu einzelnen Prozessschritten
• Beratung zu sowie Erstellung des Rollen- und Berechtigungskonzepts
• Zielgruppen (Nutzende/ KeyUser/ Administrator:innen) orientiertes Schulungskonzept für alle Niederlassungen und Standorte sowie dessen Durchführung inkl. eines Go-Live-Coaching vor Ort basierend auf Teilmenge des Echtdatenbestands
• Anbindung von Dienstleistungs- & Lieferunternehmen an Störmelde-/ Kommunikationsplattform (fachlich/ technisch) gemäß eingereichtem Konzept
• Konzeption zur grafischen Datenintegration (dwg/IFC/ RTE, RVT, RFA and RFT files) sowie mind. Bildformate wie jpeg, tiff, bmp, etc.
• Sowie weitere Konzepte (siehe "Anlage 01_Übersicht der geforderten Konzepte" der Leistungsbeschreibung)
----------------------------------------------------------------------------------------
Nach Prüfung & Wertung der finalen Angebote nach den Ziff. 5.1 - 5.4 der Ausschreibungsbestimmungen wird eine verifizierende Teststellung mit dem bestplatzierten Angebot durchgeführt. Die Teststellung ist mit dem angebotenen Personal durchzuführen.
Gegenstand der verifizierenden Teststellung sind
-Client-/Nutzeranbindung
-Integration von Standardsoftware
-Responsive Design
-Abbildung verschiedener Abläufe
(Die ausführliche Beschreibung der Teststellung ist Ziffer 5.5 der Ausschreibungsbestimmungen zu entnehmen)

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.