Bereitstellung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

1. Die Vergabeunterlagen enthalten einen Teilnahmeantrag mit Teilnahmebogen, der für die Erstellung und Einreichung der Bewerbung entsprechend ausgefüllt, wo notwendig und vorgesehen ergänzt und bei dem an den dafür vorgesehenen Stellen die Person des Erklärenden benannt werden soll (§ 126b BGB). Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich, aber zulässig.
2. Die Teilnahmeunterlagen sind in deutscher Sprache auszuführen. In
Ausnahmefällen können internationale Fachbegriffe verwendet werden. 3. Wenn
für die geforderten Nachweise keine Gültigkeitsdauer angegeben ist, dürfen sie
zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang des Teilnahmeantrages nicht
älter als 12 Monate sein, außer wenn in den Vergabeunterlagen etwas anderes
bestimmt ist. Eigenerklärungen sind in Textform (§ 126b BGB) anzugeben, mit
Datum zu versehen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Bewerber
werden aufgefordert, die Teile ihrer Teilnahmeanträge, die ein Betriebs- oder
Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu
kennzeichnen. Die Auftraggeberin erhält - unter Wahrung der Betriebs- und
Geschäftsgeheimnisse des Bewerbers - sämtliche Rechte an den eingereichten
Unterlagen (Eigentumsrecht an den Unterlagen). Die Bewerber stimmt mit der
Abgabe seines Teilnahmeantrages diesem Rechtsübergang zu. 4. Neben
Einzelbewerbern sind auch Bewerbergemeinschaften zugelassen sowie der
Einsatz von Nachunternehmern durch den Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft.
Eine besondere Rechtsform der Bewerbergemeinschaft und bei Auftragsvergabe
der Arbeitsgemeinschaft wird nicht vorgeschrieben.Mehrfachbewerbungen, d. h.
parallele Beteiligung als Einzelbewerber und gleichzeitig als Mitglied einer
Bewerbergemeinschaft, sind unzulässig. Die Auftraggeberin wertet es jedoch
nicht als unzulässige Doppelbewerbung, wenn Nachunternehmer von
verschiedenen Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften eingebunden werden
bzw. Mitglied einer (anderen) Bewerbergemeinschaft sind. Zwingende Maßgabe
hierbei ist es jedoch, dass der Nachunternehmer keine Kenntnis über die
Angebotspreise der relevanten Bewerber/ Bewerbergemeinschaften hat, bei denen
er Nachunternehmer ist. Dies ist nach Aufforderung durch rechtsverbindliche
Erklärung des jeweiligen Nachunternehmers gegenüber der Auftraggeberin zu
versichern. Im Falle einer unzulässigen Doppelbewerbung müssen zur Wahrung
des Wettbewerbsprinzips beide betroffenen Bewerber/ Bewerbergemeinschaften
ausgeschlossen werden. Mehrfachbewerbungen sind auch Bewerbungen rechtlich
unselbständiger Niederlassungen eines Bewerberbüros. 5.
Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen
Mitgliedern rechtsverbindliche Erklärung (§ 126b BGB) abzugeben, in der die
Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Falle der Auftragsvergabe erklärt wird, alle
Mitglieder aufgeführt sind, ein von allen Mitgliedern gegenüber der
Auftraggeberin im Vergabeverfahren und darüber hinaus uneingeschränkt für
jedes Mitglied bevollmächtigter Vertreter mit Geldempfangsvollmacht bezeichnet
ist und die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder erklärt wird. 6.
Geforderte Eigenerklärungen sind von jedem Mitglied einer
Bewerbergemeinschaft separat zu unterzeichnen, geforderte Nachweise separat
vorzulegen und zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Bedient sich
der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft eines Nachunternehmers und beruft
er/sie sich auf dessen technische, wirtschaftliche, berufliche und/oder finanzielle
Leistungsfähigkeit (Eignungsleihe), so hat er die geforderten Nachweise und Erklärungen in entsprechender Weise auch von dem Nachunternehmer, auf dessen
Eignung sich der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft beruft, mit dem
Teilnahmeantrag vorzulegen. Die näheren Einzelheiten nebst entsprechenden
Hinweisen sind in dem den Vergabeunterlagen als Anlage beigefügten
Teilnahmeantrag erläutert. Sofern sich der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft
zum Nachweis der Eignung auf Ressourcen von Nachunternehmen,
konzernverbundenen Unternehmen oder sonstiger Dritter (z. B. freie Mitarbeiter)
berufen möchte, muss er/ sie spätestens auf Verlangen der Auftraggeberin
nachweisen, dass ihm/ ihr die Ressourcen des Drittunternehmens für die
Auftragsausführung in tatsächlich geeigneter Weise zur Verfügung stehen werden
(Verpflichtungserklärung). Die Auftraggeberin behält sich vor, den
Auftragnehmer im Falle einer (beabsichtigten) Zuschlagserteilungaufzufordern,
seine sonstigen Nachunternehmer benennen zu lassen und eine
Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer zu fordern, dass diese im Fall der
Auftragsvergabe dem Bewerber/ der Bewerbergemeinschaft die erforderlichen
Kapazitäten zur Verfügung stellen. 7. Jeder Bewerber/ Bieter erklärt weiterhin,
dass er für Schäden, die der Auftraggeberin aus einer unberechtigten Weitergabe
von Daten, Fakten und Informationen entstehen, haftet und die Auftraggeberin
von jeglichen diesbezüglichen Verpflichtungen freistellt. Diese Verpflichtung gilt
verschuldensunabhängig. Jeder Bewerber/ Bieter hat die Einhaltung der
Verpflichtungen aus der Vertraulichkeitserklärung selbständig sicherzustellen. 8.
Die Einreichung der Teilnahmeanträge muss in Textform über die
Vergabeplattform eVergabe.de (www.evergabe.de) erfolgen. Für die Einhaltung
der Textform müssen eingereichte Unterlagen lesbar und die Person des
Erklärenden genannt sein (§ 126b BGB). Eine elektronische Signatur ist nicht
erforderlich, aber zulässig. Der bzw. die Erklärenden müssen vertretungsberechtigt sein und die Angebote bzw. Erklärungen in vertretungsberechtigter Anzahl abgeben. Zur Vertretung berechtigt sind z. B. Inhaber oder Organe von Gesellschaften (z. B.
Geschäftsführer, Vorstand) oder entsprechend bevollmächtigte Vertreter. Ist die
Vertretungsberechtigung nicht aus öffentlichen Registern (z. B. Handelsregister)
ersichtlich, ist dem Angebot ein entsprechender Nachweis der Vertretungsberechtigung (z. B. Vollmacht) beizufügen. 9. Auf das Erfordernis der
Einhaltung der Form und Frist wird ausdrücklich hingewiesen. Nicht
fristgerecht oder nicht formgerecht eingereichte Teilnahmeanträge werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt. Ein Formfehler liegt insbesondere bei schriftlicher oder postalischer Einreichung der Teilnahmeanträge vor. Ebenso genügt die Übersendung der Bewerbung per Telefax, EMail oder über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform nicht den Anforderungen der E-Vergabe. 10. Die Auftraggeberin behält sich vor, fehlende, unvollständige und/ oder fehlerhafte Nachweise, Unterlagen und Erklärungen unter angemessener Fristsetzung bei den Bewerbern nachzufordern. 11. Teilnahmeanträge oder Angebote von Bewerbern bzw. Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bewerber/ Bieter auf
Verlangen über die bereits geforderten Auskünfte hinaus weitere Auskünfte
darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bewerber/ Bieter wirtschaftlich und
rechtlich mit anderen Unternehmen verbunden ist. 12. Jeder Bewerber bzw. später
ggf. Bieter ist verpflichtet, mit seinem Teilnahmeantrag eine Erklärung
abzugeben, mit der er sich verpflichtet, sämtliche in diesem Verfahren der
Auftraggeberin bzw. ihren Beratern mündlich oder schriftlich mitgeteilte Daten,
Fakten und Informationen vertraulich zu behandeln. Die Daten, Fakten und
Informationen dürfen ausschließlich zum Zwecke der Teilnahme in diesem
Verfahren und im Falle der Zuschlagserteilung zur Auftragsdurchführung verwendet und Dritten nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Genehmigung der
Auftraggeberin zur Verfügung gestellt werden. Ausgenommen von dieser
Verpflichtung sind bereits bekannte oder öffentlich zugängliche Informationen.
Weiterhin gilt die vorstehende Verpflichtung nicht, wenn der Bewerber/ Bieter zur
Weitergabe der Daten, Fakten und Informationen durch Gesetz oder behördliche
Anordnung verpflichtet ist oder eine Weitergabe an von Berufs wegen zur
Verschwiegenheit verpflichtete Berater (z. B. Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer)
des Bewerbers erfolgt. 14. Die Auftraggeberin wird die nicht berücksichtigen
Bewerber entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen informieren. 14. Die
Bewerber erhalten für ihre Aufwendungen im Verfahren keine Entschädigung.
Schadenersatzansprüche sind ausgeschlossen. 15. Fragen durch die Bewerber zum
Verfahren und zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich in Textform
spätestens bis zum 2. Juni 2025, 20:00 Uhr Ortszeit über die Nachrichtenfunktion
der Vergabeplattform unter www.evergabe.de mit dem Betreff "Fragen zum
Vergabeverfahren DMS" zu stellen. Bei anderweitig oder verspätet zugeleiteten
Fragen kann eine rechtzeitige Beantwortung nicht sichergestellt werden. Die
Fragen und Antworten werden anonymisiert über die Nachrichtenfunktion der
Vergabeplattform veröffentlicht, soweit sie für alle Bewerber von Interesse sind.
Andernfalls erfolgt eine Beantwortung individuell für den jeweiligen Bewerber.
Die Bewerber haben sich über alle eingestellten Antworten eigenständig zu
informieren und deren Inhalte zu berücksichtigen. Registrierte Bewerber/
Bewerbergemeinschaften werden durch die Vergabeplattform informiert.
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten,
Widersprüche oder Unvollständigkeiten, insbesondere solche, welche
Anforderungen, Inhalt und Vollständigkeit des Teilnahmeantrages betreffen, so
hat der Bewerber die Auftraggeberin umgehend darauf hinzuweisen. Vorgenannte
Hinweise sind über die Bieterkommunikation des elektronischen Vergabeportals
an die vorgenannte Kontaktstelle zu richten. Die Anzahl der Bewerber, die von
der Auftraggeberin zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, ist auf drei
bis fünf Wirtschaftsteilnehmer begrenzt. Deren Auswahl erfolgt auf Grundlage
der Auswahlkriterien (vgl. Dokument Bewertung Eignungskriterien, Anlage 2
zum 1. Verfahrensbrief)