BAFSYS 2

Seit 2016 betreibt die NBank das IT-Fachverfahren BAFSYS 1 der Datagroup IT Solutions GmbH zur Bewirtschaftung des AFBG in Niedersachsen. Das Verfahren zeichnete sich durch uneingeschränkte Verfügbarkeit, keine Ausfallzeiten und hohe Zuverlässigkeit aus und ermöglichte die sehr hohe Bearbeitungsfrequenz. Vor dem Hintergrund der geplanten elektronischen Aktenführung und des angekündigten Supportendes von BAFSYS 1 in 2027 soll das Verfahren abgelöst werden. Nach erfolgter Markterkundung wird die Beschaffung der Nachfolgeversion BAFSYS 2 im Wege der Direktvergabe angestrebt. Ziel ist die Ergänzung der bestehenden vertraglichen Vereinbarungen (anknüpfend an den EVB-IT-System-Vertrag vom 29.09.2015) und die Erbringung aller Leistungen nach dem Stand der Technik. Leistungsgegenstand ist die Einführung von BAFSYS 2 als IT-Gesamtlösung (Implementierung, Migration, Betrieb als SaaS, Wartung/Weiterentwicklung, Hosting/Storage in EU-RZ, Administration, Netz-Anbindung, Virenschutz, Backup, Service-Desk/SPoC). Maßstab ist BAFSYS 1; die vollumfängliche Abbildung aller bisherigen Funktionen wird vorausgesetzt. Der AN erstellt mit Angebot Funktionsübersicht und Projektplan (Zeitplan, Einführungsunterstützung, Schulungen, Schnittstellenkonzept) und im Projekt ein Pflichtenheft sowie ein Benutzerhandbuch. Das System muss skalierbar und redundant sein; Terminalserver/Virtualisierung sind zu unterstützen. Steigende Bedarfe durch eAkte sind in der Server-/Storage-/Backup-Konzeption zu berücksichtigen; aktualisierte Data-Center-Beschreibung ist vorzulegen. Es ist ein integriertes Datenmanagementsystem zur durchgängig digitalen, medienbruchfreien Bearbeitung inkl. digitalem Freigabeprozess bereitzustellen. OZG-konforme Online-Beantragung (eID) via AFBG Digital ist zu unterstützen; Wartung/Pflege der Schnittstelle sowie eine Schnittstelle für ersetzendes Scannen sind sicherzustellen. Für den Sanktionslistenabgleich (GwG) ist ein täglicher CSV-Export (Name, Vorname, Geburtsname, Geburtsdatum/-ort, Adresse) an die NBank zu definieren; Einrichtung einer (VPN-)Verbindung und SSH/SFTP (Push oder Pull, User/Passwort oder psk) ist vorgesehen. Datenexporte an Gerichte/Behörden sind zu gewährleisten. Bereitzustellen sind Betriebshandbuch (Anwendung, Architektur, Betrieb, Notfallkonzepte) und Notfallvorsorgekonzept (Komponenten AG/AN, Schnittstellen, Kommunikationswege, Wiederanlaufpläne); Protokolle von Notfall-Tests sind auf Verlangen vorzulegen. Der Betrieb erfolgt ISO 27001 und/oder BSI-Grundschutz-zertifiziert; Zertifikate sind aktuell zu halten. Es ist ausschließlich geschultes/sicherheitsüberprüftes Personal einzusetzen. Das System muss den aufsichtsrechtlichen Vorgaben (MaRisk, DORA) entsprechen, datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllen (u. a. Berechtigungsbegrenzungen) und genehmigungsfähig nach LHO/VV des MF Niedersachsen sein. Es sind Funktionen zur Archivierung/ Löschung inkl. Fristen, automatisierter Aktenvernichtung und Löschprotokollen bereitzustellen. Jährlich ist ein Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung (mindestens vereinbarte Höhe) unaufgefordert einzureichen. Zur Betriebssicherung übergibt der AN jährlich Binärdateien und Quelltext (inkl. Drittkomponenten) in der jeweils aktuellen Version. Aufgrund der Beendigungsvereinbarung mit Bremen (31.12.2026) ist zum 01.01.2027 die Trennung/Migration der bremischen Datenbestände zu konzipieren und umzusetzen. Ziel: Einsatzfähigkeit möglichst zum 01.05.2026 inkl. erforderlicher Test-/Migrationsphasen.

Die NBank bewirtschaftet seit 2016 das AFBG mit BAFSYS 1 (Datagroup IT Solutions GmbH). Das Verfahren lief nahezu zehn Jahre ohne Ausfälle und mit hoher Zuverlässigkeit und trug wesentlich zur hohen Bearbeitungsfrequenz bei. Vor dem Hintergrund der rein elektronischen Aktenführung und des angekündigten Supportendes (2027) soll eine Ablösung erfolgen. Nach Markterkundung wird die Nachfolgeversion BAFSYS 2 im Wege der Direktvergabe beschafft; Ziel ist die Ergänzung der bestehenden Verträge (EVB-IT-System-Vertrag vom 29.09.2015). Sämtliche Leistungen erfolgen nach aktuellem Stand der Technik. Umfang/Leistungen - Einführung BAFSYS 2 als Gesamtlösung zur technischen Bewirtschaftung des AFBG; vollständige Abbildung aller Funktionen von BAFSYS 1 vorausgesetzt. - Dokumente mit Angebot: ergänzende Funktionsübersicht (erweiterter Funktionsumfang BAFSYS 2) und Projektplan (Zeitplan, Einführungsunterstützung, Schulungen, Schnittstellen). - Im Projekt: Pflichtenheft (erweiterter Funktionsumfang) und Benutzerhandbuch. - Betrieb/SaaS: Hosting/Storage in EU, BSI-zertifiziertes Rechenzentrum, Administration, Netz-Anbindung, Virenschutz, Backup, Service-Desk (SPoC), Wartung/Pflege/Weiterentwicklung (Patch/Change/Release/User-Management). - Performance/Skalierung: Betrieb ohne Leistungseinbußen bei Aktivität aller zugelassenen User; redundante Infrastruktur; Terminalserver/Virtualisierung; Berücksichtigung steigender eAkte-Bedarfe; aktualisierte Data-Center-Beschreibung. - Datenmanagement: integriertes System zur durchgängigen digitalen, medienbruchfreien Bearbeitung/Dokumentation inkl. digitalem Freigabeprozess. - OZG/eID/AFBG Digital: Unterstützung papierloser Online-Anträge; Wartung/Pflege der Schnittstelle und Schnittstelle für ersetzendes Scannen. - GwG/Sanktionslistenabgleich: täglicher CSV-Export (Name, Vorname, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Adresse) an die NBank; (VPN-)Verbindung und SSH/SFTP (Push/Pull, User/Passwort oder psk). - Exporte/Daten?austausch: an Gerichte und andere Behörden (bei anderweitiger Zuständigkeit). - Betriebshandbuch/Notfall: Betriebshandbuch (Anwendung, Architektur, Betrieb, Notfallkonzepte); Notfallpläne für Notbetrieb/Wiederherstellung; Notfallvorsorgekonzept (AG/AN-Komponenten, Schnittstellen, Kommunikationswege, Wiederanlaufpläne); Protokolle über Notfall-Tests auf Verlangen. - Sicherheit/Compliance: Betrieb ISO 27001 und/oder BSI-Grundschutz-zertifiziert (aktuelle Nachweise); Einsatz geschulten/sicherheitsüberprüften Personals; MaRisk/DORA-Konformität; Genehmigungsfähigkeit nach LHO/VV des MF Niedersachsen; DSGVO-Konformität (u. a. nutzerbezogene Zugriffsbegrenzungen). - Archivierung/Löschung: Unterstützung durch Vorschlagsliste/Einzelaufgabe beim Aktenschluss; Hinweis auf Vorgänge ohne Aktivität ? 2 Jahre bzw. ohne offene Rückforderungen/Aufgaben; automatisierte Archivierung/Löschung nach prüfbaren Parametern unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen; Löschprotokolle (speicher-/druckbar) inkl. automatischer Vernichtung nach Frist. - Versicherung: jährlicher, unaufgeforderter Nachweis Betriebshaftpflicht mindestens in vereinbarter Höhe. - Betriebssicherung/Exit: jährliche Übergabe von Binärdateien und Quelltext der BAFSYS 2-Software inkl. Drittkomponenten in aktueller Version. - Bremen-Trennung: aufgrund der endenden Übertragungsvereinbarung mit der Freien Hansestadt Bremen (31.12.2026) ist die Trennung/Migration der bremischen Datenbestände zum 01.01.2027 zu konzipieren und zu veranlassen. Zeitliche Zielsetzung: Einsatzfähigkeit möglichst zum 01.05.2026, inkl. aller erforderlichen Test- und Migrationsphasen. Für weitere Einzelheiten siehe Vergabeunterlagen inbs. Leistungsbeschreibung.

Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Sonstige Begründung: Die NBank beabsichtigt, das IT-Fachverfahren "BAFSYS 2" zur digitalen und medienbruchfreien Bearbeitung von Förderanträgen nach dem Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz (AFBG) zu beschaffen. Dieses System stellt die funktionale und technische Weiterentwicklung des seit 2016 im Einsatz befindlichen Verfahrens "BAFSYS 1" dar. Die Wartung und Weiterentwicklung von BAFSYS 1 wird durch den Anbieter - die Datagroup IT Solutions GmbH - zum Jahr 2027 eingestellt. Ein technischer Systemwechsel ist daher zwingend geboten. Bei "BAFSYS 2" handelt es sich um die einzige am Markt verfügbare Lösung, die vollumfänglich alle fachlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen der NBank erfüllt. Insbesondere ist die vollständige Integration einer elektronischen Aktenbearbeitung ("E-Akte") in einer gesicherten Terminalserverstruktur realisiert. Die Aktenführung erfolgt direkt im Fachverfahren ohne zusätzliche DMS-Schnittstelle. Diese Anforderung wurde im Rahmen einer umfassenden Markterkundung als zwingendes Leistungskriterium definiert. Andere Systeme bieten entweder keine systemintegrierte E-Akte oder erfordern externe Komponenten, was Sicherheits- und Konsistenzrisiken birgt. BAFSYS 2 ist überdies funktional identisch zur Vorgängerversion BAFSYS 1 und gewährleistet somit: die vollständige Datenmigration ohne Formatbruch, die Fortführung sämtlicher historisch entwickelter Förderprozesse, minimale Schulungs- und Umstellungsaufwände, ein Höchstmaß an Systemverfügbarkeit und Anwenderakzeptanz. Ein Anbieterwechsel würde zu unverhältnismäßig hohem Aufwand führen, da sämtliche Prozesse, Schnittstellen und Datenstrukturen neu entwickelt, integriert und geschult werden müssten. Dies widerspricht dem Gebot der Wirtschaftlichkeit und würde den Förderbetrieb akut gefährden. Aufgrund der engen Systemverwandtschaft beider Versionen ist nur die Datagroup als Herstellerin von BAFSYS 1 in der Lage, die erforderliche technische Kompatibilität sicherzustellen. Nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV ist eine Direktvergabe ohne Teilnahmewettbewerb zulässig, wenn "nur ein bestimmter Unternehmer aus technischen Gründen allein in der Lage ist, den Auftrag auszuführen" - und keine vertretbare Alternative existiert. Die vorliegende Marktlage erfüllt diesen Ausnahmegrund. Dies wird durch Rechtsprechung u. a. der VK Bund (VK 2-52/20), des OLG Düsseldorf (Vll-Verg 102/11) sowie des EuGH (C-385/02) gestützt. Insbesondere die vollständig systemintegrierte elektronische Aktenbearbeitung, wie sie BAFSYS 2 bietet, ist nachweislich ein technisches Alleinstellungsmerkmal, das andere Systeme nicht erfüllen. Die Integration in eine Terminalserverarchitektur ohne externes DMS ist sicherheitsrechtlich zwingend erforderlich (DSGVO Art. 32, BAIT, MaRisk, OZG, interne Revisionsanforderungen). Der Betrieb paralleler oder angebundener Drittsysteme ist für die NBank aus Compliance- und Sicherheitsgründen nicht vertretbar. Die geplante Systemumstellung ist zudem zeitlich dringlich, da der bisherige Systembetrieb nur noch bis Ende 2026 gesichert ist. Der Aufbau eines neuen Systems durch Dritte würde zeitlich die Realisierbarkeit bis zum Stichtag 01.01.2026 überschreiten. Eine Eigenentwicklung ist aus Ressourcengründen ausgeschlossen. Die Nutzung des künftigen Kernbankensystems der NBank kommt nicht in Betracht, da dessen Einführung frühestens 2030 erfolgt. Die Ex-ante-Transparenzbekanntmachung erfolgt gemäß § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB, um dem Transparenzgebot Rechnung zu tragen und Nachprüfungsverfahren auszuschließen. Die Direktvergabe an die Datagroup erfüllt sämtliche Anforderungen an Verhältnismäßigkeit, Transparenz und unionsrechtliche Zulässigkeit. Die systembedingte Alternativlosigkeit wurde dokumentiert und nach objektiven Kriterien geprüft. Fazit: Die Vergabe des Auftrags an die Datagroup IT Solutions GmbH ist technisch, wirtschaftlich und rechtlich alternativlos. Sie ist der einzige Anbieter, der die geforderten Leistungen vollumfänglich und rechtssichererbringen kann. Der Auftrag wird daher gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV im Wege der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb vergeben