Ausschreibung eines ITSM Tools

A. Vergabeverfahrensablauf: Das Verhandlungsverfahren läuft in zwei Phasen ab:
(1) Die erste Phase ist der Teilnahmewettbewerb. Dort ist noch kein Angebot, sondern lediglich ein Teilnahmeantrag abzugeben. Dazu ist das auf der Plattform zur Verfügung gestellte Teilnahmewettbewerbsformular auszufüllen und nebst Anlagen über das genannte Portal einzureichen. Im Teilnahmewettbewerb wird anhand der eingereichten Unterlagen die Eignung der Bewerber geprüft. Die Auftraggeberin behält sich vor, sämtliche Angaben zu überprüfen und ggf. weitere Nachweise in aktueller Fassung einzufordern.
Sollten mehr als drei Teilnahmeanträge geeigneter Unternehmen eingehen, wird die Auftraggeberin eine Auswahl anhand der bekanntgegebenen Auswahlkriterien für den Teilnahmewettbewerb durchführen.
(2) Die drei am besten geeigneten, im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Die Angebotsabgabe erfolgt unter Abgabe eines gesonderten Angebotsformulars samt Preisblatt und Anlagen. Die Dokumente werden den für das Angebotsverfahren ausgewählten Bietern rechtzeitig elektronisch zur Verfügung gestellt. Nach Eingang der Angebote wird mit den Bietern eine wertende Teststellung durchgeführt. Die AG behält sich vor, auf Verhandlungen zu verzichten.
(3) Die AG behält sich vor, mehrere Angebots- und Verhandlungsrunden durchzuführen.
B. Allgemeine Verfahrensbedingungen:
- Verfahrensfragen sind ausschließlich über das Fragen- und Antwortforum elektronisch über die genannte Plattform zu stellen,
- Die Anforderungen aus der Bekanntmachung sowie die Erklärungen des Bewerbers/Bieters werden bei Zuschlagserteilung verpflichtender Bestandteil des Vertrages,
- Eine bestimmte Rechtsform von Bewerbern/Bietern ist nicht erforderlich. Im Falle von Bewerber-/Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch.
- Nebenangebote sind nicht zugelassen.
OBJEKTIVE KRITERIEN FÜR DIE AUSWAHL DER BEGRENZTEN ZAHL VON BEWERBEN:
Zusätzlich zu den eignungsbezogenen Erklärungen geben alle Bewerber mit Abgabe des Teilnahmeformulars die verbindliche Erklärung ab, im Zuschlagsfall sämtliche Muss-Kriterien erfüllen zu können, die als Leistungsanforderungen an das ITSM-Tool in der Excel-Datei „Anforderungskatalog“ in den Vergabeunterlagen aufgeführt sind.
Die dort ebenfalls angegebenen Kann-Kriterien finden erst in der Angebotsrunde Berücksichtigung.
Sollten nach Prüfung der Teilnahmeanträge mehr als drei Bewerber alle Muss-Kriterien erfüllen sowie über die notwendige Eignung verfügen, erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte.
Bewertet wird der Referenzpool, der aus den Referenzen besteht, die von den Bewerbern mit der Abgabe ihres Teilnahmeantrages übermittelt wurden.

Der Referenzpool erhält die Bewertung "Ausreichend" (4 Punkte), wenn erkennbar ist, dass in den vergangenen drei Jahren (2021-2023) Referenzprojekte erfolgreich durchgeführt worden sind, die folgende Leistungsbestandteile enthielten:

- Die erfolgreiche Lieferung und Bereitstellung des ITSM-Tools,
- erfolgreiche Installation, Konfiguration und Initialisierung des ITSM-Tools,
- erfolgreiche Installationen im deutschsprachigen Raum und
- erfolgreiche Installationen für Unternehmen mit mindestens der Anzahl 1000 Mitarbeitern,
- Qualitätssicherungsmaßnahmen, die auch für den vorliegenden Auftrag geeignet wären.

Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber über den Maßstab für 4 Punkte hinaus erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung "Gut" (5-6 Punkte).
Bei der Beurteilung der vergleichbaren Komplexität berücksichtigt die Auftraggeberin bei den angegebenen Referenzaufträgen
- den Umfang, gemessen an der Anzahl der implementierten Module,
- den Umfang der Anbindung externer IT-Dienstleister,
- ob die Implementierung mit einem externen Implementierungspartner erfolgt ist.

Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte größerer Komplexität durchgeführt hat ODER Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität, die zusätzlich solche im Auftrag öffentlicher Auftraggeber gewesen sind, erhält er die Bewertung "Sehr gut" (7-8 Punkte).
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber Referenzprojekte größerer Komplexität durchgeführt hat UND zusätzlich Referenzprojekte, die zusätzlich solche im Auftrag öffentlicher Auftraggeber gewesen sind, erhält er die Bewertung "Hervorragend" (9-10 Punkte).

Die Auftraggeberin wird nur die drei Bewerber mit der höchsten Punktzahl zur Abgabe eines Angebotes auffordern.
Bei Punktgleichstand gibt die Auftraggeberin unter den punktgleichen Bewerbern demjenigen den Vorzug, dessen Referenzpool in einer Gesamtbetrachtung aller angegebenen Referenzen insbesondere mit Blick auf die Vergleichbarkeit der Referenzen mit dem hier gegenständlichen Projekt darauf schließen lässt, dass er unter seinen punktgleichen Mitbewerbenden besonders geeignet ist.
Besteht danach immer noch Gleichstand, entscheidet das Zufallslos.
Bei dem Rückzug eines Bieters aus dem laufenden Angebotsverfahren behält sich die Auftraggeberin zudem das Recht vor, den nächstgeeigneten Bewerber aus dem Teilnahmewettbewerb vor Ablauf der Angebotsfrist zur Angebotsabgabe nach zu nominieren.