Auftragsänderung 1: externes Service Management Center_BLB NRW_100-24-00152

Die beschriebenen Umstände stellen eine wesentliche Anpassung dar, die nach § 132 Abs. 2 GWB zulässig ist, da - die Mehrleistungen aus einer Situation resultieren, die vom Auftraggeber nicht vorhersehbar war, - die Anpassung zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit des Vertrags und der Sicherstellung der Daseinsvorsorge zwingend erforderlich ist, - die wesentlichen Vertragsinhalte nicht verändert werden, sondern ausschließlich eine Mengenerhöhung sowie eine zeitliche Ausweitung der Betreuung erfolgt, und - die Kostensteigerung im Verhältnis zum ursprünglichen Auftragswert angemessen und sachlich begründet ist.

Gegenstand der Ausschreibung ist der --Betrieb des Externen Service Management Centers des BLB NRW für die außerhalb der Betriebszeiten sowie im Überlauf auftretenden Notfälle, Störungen und Beschwerden in Liegenschaften des BLB NRW. In diesem Rahmen schreibt der BLB NRW die Betreuung gemäß der nachfolgenden Leistungsbeschreibung von ca. 4400 Gebäuden im Service Management Center aus. --Darüber hinaus wird der Betrieb der Aufzugsnotrufzentrale für die in Liegenschaften des BLB NRW aufgeschalteten Personenaufzugs- und Lastenaufzugsanlagen (ca. 1.300 Stück) ausgeschrieben.

Ausschreibungsgegenstand ist die Übernahme des externen Service Management Centers des BLB NRW außerhalb der Betriebszeiten und im Überlauf sowie der vollständige Betrieb der Aufzugsnotrufzentrale. Die ausgeschriebenen Leistungen sind zur Sicherstellung einer einheitlichen Organisation und Qualitätsstandard in der Leistungserbringung in einem Los zusammengefasst. Eine Differenzierung der Leistungen in Teilleistungen ist im Leistungsverzeichnis vorgenommen. Das zu betreuende Einzugsgebiet umfasst das Bundesland NRW mit einer Fläche von rund 34.100 km2, mit insgesamt 4400 Gebäuden. Vom SMC aus werden für die technischen Leistungen und die infrastrukturellen Leistungen Rahmenvertragspartner benachrichtigt und gesteuert. Personell verfügt das eigens betriebene SMC des BLB NRW an Arbeitstagen (Montag-Donnerstag, Freitag) über eine feste Besetzungszeit von 10 bzw. 8,5 Std. Stunden. Die personelle Besetzung des SMC wird auch weiterhin mit eigenem Personal erfolgen. Vom SMC wurden in einem 12-monatigen Zeitraum (Mittelwert 2020/ 2021/ 2022/ 2023) rund 35.500 Meldungen, davon ca. 1800 Meldung vom externen SMC, entgegengenommen. Folgende Spitzenwerte müssen vom BLB NRW eigenen SMC ohne für den Mieter/ Nutzer merkbare Einbußen in der Performance des Systems des Systems bewältigt werden: - 35.500 Meldungen pro Jahr (+10 % Reserve für zukünftige Anforderungen) Folgende Servicelevel müssen durch das SMC sichergestellt werden: - Zielwert Gesprächsquote : 95,00% - Servicelevel Wartezeit : 80,00% Die Quote der Anrufe, die an einen externen Dienstleister weitergeleitet werden, liegt derzeit im Durchschnitt bei 9,00 % (Überlauf), was ein Volumen von ca. 1.800 Anrufen pro Jahr bedeutet. Der Vertrag beginnt am 01.05.2025 und endet am 31.07.2027. Der Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um ein Jahr, sofern er nicht vier Monate vor Ablauf von einer der Vertragsparteien schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet jedoch spätestens zum 31.07.2029. Zur reibungslosen und sicheren Implementierung der ausgeschriebenen Leistungen ist eine Start-Up-Phase seitens des AG geplant, welche am 01.05.2025 mit Vertragsstart beginnt und 3 Monate nach Vertragsstart 01.08.2025 (Leistungsstart) endet. Die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter des AN sollen in Abstimmung mit dem AG betriebliche Fragestellungen klären sowie abstimmen und so einen optimalen Leistungsstart unterstützen. Die Aufwendungen der Implementierung vor dem eigentlichen Leistungsbeginn sind seitens des Bieters entsprechend in der Preis und Kalkulationsliste preislich zu bewerten. 01.05.2025 Implementierungsbeginn und Vertragsbeginn 01.08.2025 Abschluss Implementierung und Regelbetrieb