Archiv-Informationssystem (AIS)

Beschafft werden soll ein Archiv-Informationssystem für das Stadtarchiv der Landeshauptstadt München.

Der Auftragsgegenstand umfasst:

Beschaffung einer Standardsoftware für ein Archivinformationssystem mit folgenden Hauptkomponenten:
• Erschließung und Recherche von analogen und digitalen Archivalien
• Digitaler Lesesaal:
i. Internet-Recherche
ii. Internet-Präsentation von Digitalisaten
iii. Internet-Präsentation von digitalen Archivalien
• Archivkundenverwaltung
• Archivalienbestellung
• Magazinverwaltung

a) Lizenzen:
• Lizenzmodell
• Benötigt werden für das AIS-System Lizenzen für 40 Anwender*innen, wovon mindestens 20 Anwender*innen zeitgleich im System arbeiten können

b) Schaffung der notwendigen Schnittstellen::
• Schnittstelle zwischen dLZA-System und AIS-System

c) Herbeiführen der Betriebsbereitschaft des Systems:
• Unterstützung von Installation und Konfiguration der Anwendung auf der IT-Systemlandschaft der Landeshauptstadt München bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft
• Inbetriebnahme der Schnittstellen
• Test und Fehlerbehebung (Testkonzept)
• Fachliche Unterstützung bei der Einführung (wird bei der Rolloutplannung konkretisiert)

d) Datenmigration:
• Migration der vollständigen Altdaten aus der AIS-Datenbank
• Erstellung eines Migrationskonzepts
• Erstellung einer Mapping-Tabelle auf Feldebene
• Automatisierte Migration der Daten und verknüpften Digitalisate
• Test und Qualitätssicherung der durchgeführten Datenmigration

e) Schulung:
• Remote-Schulungen für ca. 2 fachliche Administrator*innen inkl. jeweils abgestimmter digitaler Schulungsunterlagen (u.a. Dokumente, vorzugsweise in pdf)
• Remote-Schulung für ca. 25 Anwender*innen inkl. jeweils abgestimmter digitaler Schulungsunterlagen (u.a. Dokumente, vorzugsweise in pdf; darüber hinaus z.B. Videos für die Anwender)
• Sprache: Deutsch

f) Service und Wartung:
• Service und Wartung für das System über eine maximale Vertragslaufzeit von 15 Jahren.
• Störungsmeldungen erfolgen über ein Ticketsystem des Herstellers
• Zugriff auf das Ticketsystem muss mindestens für die Systemadministratoren gegeben sein

g) Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit:
• Fachliche Unterstützung: Customizing der auftraggeberspezifischen Anforderungen (Berater- u. Customizing-Kontingent/Jahr) über 12 Personentage (PT) pro Jahr, über die gesamte Laufzeit von 15 Jahren. Wobei gilt: ein PT sind acht Stunden pro Tag.

h) Dokumentation in deutscher Sprache:
• Betriebshandbuch
• Administrator-Handbuch
• Anwenderhandbuch mit fachlichem Adminstrator-Handbuch

i) Es ist eine Option für einen Mandanten vorgesehen. Der Mandant soll optional innerhalb der Vertragslaufzeit (5 Jahre initial) in Betrieb genommen werden. Es wird eine Entscheidung für bzw. wider diese Option bis Mitte 2025 angestrebt. Falls das angebotene System nicht mandantenfähig ist, ist es ebenfalls möglich, eine weitere Instanz für die Landeshauptstadt München zur Verfügung zu stellen.
Dies inkludiert Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, den Systemservice und die Datenmigration für einen weiteren Mandanten/ eine weitere Instanz.

Der angegebene Gesamtwert der Beschaffung bzw. der Wert des Auftrages/Loses wird gemäß Artikel 50 Abs. 4 der Richtlinie 2014/24/EU und § 39 Abs. 6 VgV nicht veröffentlicht, da er u. a. den geschäftlichen Interessen des erfolgreichen Bieters schadet und den lauteren Wettbewerb beeinträchtigt.
Der Preis war nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien waren nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt.