Alumni 2025

Die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) beabsichtigt die Einführung eines zentralen, webbasierten Alumni- und Mentoring-Management-Systems als SaaS-Lösung. Ziel ist der Aufbau einer einheitlichen, skalierbaren Plattform, die Alumni-Beziehungen sowie Mentoring-Angebote MPG-weit strukturiert, vereinheitlicht und datenschutzkonform abbildet.

Die MPG beabsichtigt die Einführung eines zentralen, webbasierten Alumni- und Mentoring-Management-Systems als SaaS-Cloudlösung. Ziel ist der Aufbau einer einheitlichen, skalierbaren Plattform, die Alumni-Beziehungen sowie Mentoring- Angebote MPG-weit strukturiert, vereinheitlicht und datenschutzkonform abbildet. Vorgesehen ist die Beschaffung einer SaaS-Lösung als markterprobte Standard- software, die durch MPG-spezifische Konfigurationen und Anpassungen ergänzt wird.
Die Lösung soll insbesondere die Grundlage für ein MPG-weites Alumni-Netzwerk schaffen, den Ausbau strukturierter Mentoring-Programme ermöglichen und als Serviceangebot für die Institute und zentralen Einheiten der MPG dienen.

Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen:
- Bereitstellung der Standardsoftware als SaaS basierte Lösung für 10.000 Nutzer
- Einführung und Implementierung d.h. Anbindung und Anpassung der Standard- software. Dazu gehören: Erstellung eines Implementierungskonzepts, Rollout- Planung & Konfiguration, Datenmigration & Integration, Schulung & Abnahme und Go-Live & Transition
- Support und den Betrieb der Standardsoftware als Saas Cloudleistungen

Das Projekt ist in eine Pilotphase und eine Roll-Out-Phase geplant. Der Roll-Out in der gesamten MPG als zweiten Schritt wird nach dem Abschluss des Piloten zusammen mit dem Auftragnehmer im Detail geplant werden. Hintergrund ist, dass die Erfah- rungen aus dem Pilotprojekt in die Rollout-Planung mit einfließen sollen. Die Pilot- phase läuft geplant bis Sommer 2026, nach Lessons Learned im Anschluss startet der Roll-Out.

Detaillierte Angaben zum Leistungsumfang siehe Anlage A.1 Leistungsbeschreibung und Anlage A.2 Anforderungskatalog.

Der Vertrag wird alleine durch Zuschlagserteilung auf des Angebot, basierend auf den Vergabeunterlagen, geschlossen. Eine zusätzliche Unterzeichnung des Vertrags ist weder erforderlich noch vorgesehen.
Die Anlage B.2 Angaben des Bieters zum EVB-IT-Cloud Vertrag ist ausgefüllt mit dem Angebot abzugeben.