AA RV KonfDL Pavillon COP

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Auftragsgegenstand sind umfassende Konferenzdienstleistungen, um die Beteiligung der Bundesrepublik Deutschland im Rahmen der jährlichen internationalen Klimaverhandlungen (COPs) organisatorisch, technisch und gestalterisch zu realisieren. Hierzu gehören insbesondere:
- die Konzeption, Planung, Umsetzung und Betreuung des deutschen Pavillons auf den COPs (physisch sowie digital),
- die Produktion von Veranstaltungen vor Ort und online,
- die Bereitstellung einer Eventplattform, Website und von Kommunikationsmitteln,
- die technische und organisatorische Leitung sowie Betreuung vor Ort,
- die Umsetzung von Nachhaltigkeits- und Sicherheitsvorgaben.

Gegenstand des Rahmenvertrages sind Leistungen in folgenden Kernbereichen:
1. Konzeption & Planung: Entwicklung eines Veranstaltungs- und Raumkonzepts, Visualisierungen (2D/3D), Sicherheitskonzept, technisches Setup, Projektplan, Abstimmung mit Dienstleistern, Kommunikationsdesign.
2. Technische Umsetzung & Ausstattung: Messebau, Livestreaming, Licht-, Ton- und Kameratechnik, IT-Infrastruktur, technischer Support und Aufzeichnung inkl. Dolmetsch- und Konferenztechnik.
3. Plattform & Website: Entwicklung und Betrieb einer webbasierten Eventplattform zur Einreichung und Koordination von Veranstaltungen, Erstellung einer interaktiven, barrierefreien Website mit Event-, Speaker- und Organisationsinformationen.
4. Vor-Ort-Betreuung & Produktion: Koordination, Ablaufregie, Speaker-Betreuung, Cateringkoordination, technische Regie, Betreuung hybrider und virtueller Formate.
5. Remote Services & Nachbereitung: Steuerung von virtuellen Elementen aus einem Studio in Deutschland, Signalübertragung an Onlineplattformen, Archivierung, Rückbau und Nachhaltigkeitsbescheinigung.

Für die Erfüllung der genannten Leistungen besteht ein Personalbedarf von:
- Projektleiter:innen, Architekt:innen, Produzent:innen,
- Technik-Expert:innen (Licht, Ton, Livestream, IT),
- Redakteur:innen und Grafikdesigner:innen,
- Moderator:innen und Videokonferenz-Operator:innen.

Die Conference of Parties (COP) findet jährlich im 4. Quartal für eine Dauer von 14 bis 18 Tagen an wechselnden Veranstaltungsorten statt.
Die Umsetzung erfolgt jährlich in einem Planungszeitraum von ca. 4 Monaten pro COP.
Der Leistungszeitraum erstreckt sich von 01.08.2025 bis 31.07.2029, mit einer Verlängerungsoption bis 31.12.2030.

Finanzierungsvorbehalt und Hinweis zur Mittelverfügbarkeit:
Der Abschluss dieser Rahmenvereinbarung steht unter dem Vorbehalt der endgültigen Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel gemäß den haushaltsrechtlichen Vorgaben des Bundes. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung sind die entsprechenden Mittel noch nicht freigegeben. Es wird darauf hingewiesen, dass aus dieser Rahmenvereinbarung keine Mindestabnahmemenge garantiert wird. Einzelabrufe erfolgen ausschließlich vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Mittel.

Finanzierungsvorbehalt und Hinweis zur Mittelverfügbarkeit:
Der Abschluss dieser Rahmenvereinbarung steht unter dem Vorbehalt der endgültigen Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel gemäß den haushaltsrechtlichen Vorgaben des Bundes. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung sind die entsprechenden Mittel noch nicht freigegeben. Es wird darauf hingewiesen, dass aus dieser Rahmenvereinbarung keine Mindestabnahmemenge garantiert wird. Einzelabrufe erfolgen ausschließlich vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Mittel.

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