Workforcemanagementsystem - Zählerwesen

Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch auf dem Vergabemarktplatz Metropole Ruhr unter https://www.vergabe.metropoleruhr.de zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das oben genannte Vergabeportal. Beteiligte sind daher im eigenen Interesse gehalten, die dort für diese eingerichteten Postfächer regelmäßig auf neue Informationen der Vergabestelle zu kontrollieren.

Gesucht wird ein Anbieter für die Einführung und den Cloud-Betrieb einer Branchenlösung (Planung & Workforce-Management) für Netzbetreiber. Die Software muss folgende Bausteine umfassen: "PLAN" für den iMSys-Rollout sowie "PL-ZÄ" zur Abbildung des gesamten Zähler-Lebenszyklus (Gas, Wasser, Strom) inklusive Lifecycle-Management, Workflowsteuerung und SILKE-Anforderungen. Die Disposition ("DISPO") hat die ressourcenoptimierte Planung und Zuordnung von Aufträgen an interne Techniker sicherzustellen. Für den Außendienst ist eine mobile Lösung ("MOBIL") erforderlich, die Auftragsabwicklung, Zeit-/Materialerfassung, Dokumentation und digitale Unterschriften unterstützt. Ein Dienstleisterportal ("DL-PORTAL") muss externen Partnern bei der Auftragsbearbeitung unter Berücksichtigung eines Offline-Modus dienen. Zwingend sind zudem Schnittstellen zur Synchronisation von Stammdaten mit dem internen SAP S/4 HANA System sowie zur revisionssicheren Archivierung in Enaio. Abgerundet wird das Paket durch ein Kundenportal ("KU-PORTAL") für Terminmanagement und Kommunikation. Ziel ist eine integrierte Cloud-Lösung zur effizienten Steuerung aller Messstellenprozesse.

Im Rahmen der gegenständlichen EU-Ausschreibung soll ein Bewerber gefunden werden, der eine für Netzbetreiber branchenspezifische Standardsoftwarelösung (Planungstool & Workforce Management), mit den u.g. Leistungsbausteinen, einführt und in einer Cloudumgebung betreibt.
- Leistungsbaustein Planungstool ("PLAN") für den Rollout von intelligenten Messsystemen [iMSys]
- Leistungsbaustein Prozesslösung Zählerwesen ("PL-ZÄ"), die den Lebenszyklus (z.B. Beschaffung, Einbau, Reparatur, Ausbau & Entsorgung) von allen relevanten Zählerarten (Gas, Wasser & Strom inkl. iMSys) abbildet. Hierbei sind unter anderem folgende Funktionalitäten inkludiert:
o Tabellarische Übersichten der unterschiedlichen Datenobjekte (z.B. Aufträge & Zähler)
o Statusschema für bspw. Aufträge und Zähler
o Stundenerfassung & deren anschließende Nachbereitung
o Dokumente & Formulare entlang der Zählerprozesse
o Standardberichte
o Checklisten
o Workflowsteuerung
o Individuelle Ausprägung der folgenden Prozesse:
- Zählermontage
- Befundprüfung
- Lagerverwaltung
- Zähler(ent-)sperrung
- Sichere Lieferkette (SILKE)
- Leistungsbaustein Disposition ("DISPO"), worüber die Zähleraufträge geplant und die Techniker diesen zugeordnet werden können. Hierbei sollten unter anderem folgende Funktionalitäten abgebildet sein:
o Zuordnung & Einplanung von Aufträgen (Messstellenbetrieb)
o Verfügbarkeit von Ressourcen
o Status-, Filter-, Anzeige- & Exportmöglichkeiten
o Kombination von Aufträgen
o Individueller Turnuswechselprozess
- Leistungsbaustein Mobile Bearbeitung ("MOBIL"), welche unter anderem folgende Funktionalitäten umfasst:
o Bearbeitung von Aufträgen
o Stundenerfassung
o Buchung von Fahrzeugen & Werkzeugen
o Bearbeitung von Checklisten, Messwerten & Zustandsbewertungen
o Dokumentation von individuellen Tätigkeiten
o Anlage von Meldungen (z.B. Störungen)
o Dokumentation von Fotos
o Materialbuchung & -bedarf
o Plausibilitätsprüfung & Pflichteingaben
o Ablage & Zugriff auf Dokumente
o Synchronisation mit der Prozesslösung Zählerwesen
o Bearbeitung digitaler Formulare mit Unterschriftsfunktion
o Individuelle Zählerwesen Prozesse Anforderungen
o Aufträge & dazugehörige Objekte Meldungen etc.
- Leistungsbaustein Dienstleisterportal ("DL-PORTAL"), über dem zugewiesen Zähleraufträge an externe Dienstleister bearbeitet werden können und unter anderem folgende Funktionalitäten abbildet:
o Dispositionen von Technikern (Externe Techniker durch die eigene Firma)
o Abarbeitung von Zähleraufträgen
o Anlegen von Meldungen (z.B. Störungen)
o Dokumentation von Fotos
o Plausibilitätsprüfung & Pflichteingaben
o Ablage & Zugriff auf Dokumente
o Synchronisation mit der Prozesslösung Zählerwesen (inkl. Berücksichtigung eines Offline-Modus)
o Bearbeitung von digitalen Formularen mit Unterschriftsfunktion
- Anbindung an internes SAP S/4 HANA [Core & IS-U] System (Leistungsbaustein "SAP-SCHNITT") zur Synchronisation von Stammdaten (inkl. Zählerdaten)
- Revisionssichere Archivierung in internem Enaio (Leistungsbaustein "DMS-SCHNITT") System
- Leistungsbaustein Kundenportal (KU-PORTAL) für z. B. die Kommunikation eines Terminwunsches des Kunden inkl. Mailkommunikation
Ein entscheidendes Qualitätsmerkmal der Lösung sollte die Gewährleistung einer durchgängig integrierten und konsistenten Benutzerführung über alle Zugriffsebenen hinweg sein. Dies umfasst Arbeitsplatzsysteme (Desktop, Notebook), native mobile Anwendungen (Apps) so-wie webbrowserbasierte Portalanwendungen. Der Bieter hat sicherzustellen, dass ein einheitliches Design (Look & Feel), eine homogene Bedienlogik und eine prozessbruchfreie Nutzerführung realisiert werden, um die Akzeptanz bei allen Anwendern zu maximieren und Schulungsaufwände zu minimieren.
Zur Anbindung an die bestehende IT-Landschaft des Auftraggebers muss die Software über offene, standardisierte Schnittstellen (in der Regel REST-basiert) verfügen. Insbesondere sind über Schnittstellen die nahtlose Integration zum SAP S/4HANA System (Leistungsbau-stein "SAP-SCHNITT") und zum Dokumentenmanagementsystem enaio (Optimal Systems) (Leistungsbaustein "DMS-SCHNITT") vorgesehen, um Datenkonsistenz und automatisierte Prozessabläufe über Systemgrenzen hinweg zu garantieren.
Im Rahmen der Einführung ist eine Übergangsphase mit parallelem Betrieb von Alt- und Neusystemen sowie eine Migration bestehender Zähleraufträge vorgesehen. Bestehende IT-Systeme sollen, sofern fachlich und wirtschaftlich sinnvoll, angebunden oder abgelöst werden. Zusätzlich zur Softwarebereitstellung und Implementierung hat der Bewerber Softwarepflegeleistungen für Softwarelösung Zählerwesen für weitere 10 Jahre (120 Monate) im Anschluss daran zu erbringen.