Systemimplementierung zur Abbildung des Kundenbeziehungsmanagements (CRM)

Freiwillige Bekanntmachung Systemimplementierung zur Abbildung des Kundenbeziehungsmanagements (CRM)
Die Hallesche Wohnungsgesellschaft mbH (im Folgenden „HWG“), Hansering 19, 06108 Halle (Saale) beabsichtigt eine Anschaffung und Nutzung von Softwarelösungen auf Mietlizenzbasis (Cloud) zur Abbildung des Kundenbeziehungsmanagements (CRM) im wohnungswirtschaftlichen Kontext. Diese umfassen sowohl das Interessentenmanagement als auch ein (Bestands-) Kundenportal bzw. eine -App. Ergänzend soll eine kombinierte Soft- und Hardwarelösung für digitale Haustafeln im Rahmen von Leasing- oder Mietmodellen angeschafft und genutzt werden.
Die HWG beschafft nicht als öffentliche Auftraggeberin. Die HWG führt kein Vergabeverfahren und auch kein vergabeähnliches Verfahren im Sinne des nationalen oder europäischen Vergaberechts durch. Die HWG kann das Verfahren jederzeit ändern oder abbrechen, ohne dass es dazu dem Vorliegen eines wichtigen Grundes bedarf.
Die HWG ist Eigentümerin von ca. 17.400 Wohneinheiten und ca. 300 gewerblichen Einheiten verteilt auf das gesamte Stadtgebiet der Stadt Halle (Saale).
Vorhabensbeschreibung:
Los 1 – Interessentenmanagementsystem
Das Interessentenmanagement-System bildet den Einstieg in das Kundenbeziehungsmanagement und wird bei der HWG bereits mit der Anwendung Immoblue Pro des Anbieters Aareon Deutschland GmbH genutzt. Es unterstützt die Mitarbeitenden in der Vermietung bei der effizienten und transparenten Gestaltung des gesamten Prozesses – von der ersten Anfrage bis zum Mietvertragsabschluss. Dabei werden Interessentendaten zentral erfasst und verwaltet, Suchprofile mit verfügbaren Wohnungen abgeglichen und eine strukturierte Kommunikation ermöglicht – von der Terminorganisation bis hin zum Versand relevanter Unterlagen. Das aktuell eingesetzte System wird perspektivisch nicht weiterentwickelt bzw. -betrieben. Ein Systemwechsel soll die vorhandenen Funktionen sichern und gleichzeitig zukunftsfähige Vertriebswerkzeuge, eine moderne Interessentenkommunikation und effiziente digitale Abläufe bis zum Mietvertragsabschluss gewährleisten. Darüber hinaus bildet das Interessentenmanagement-System die Grundlage für eine digitale und konsistente Datenbasis. Diese wird in das bestehende ERP-System (aktuell Wodis Sigma des Anbieters Aareon Deutschland GmbH) überführt und soll zukünftig im parallel eingeführten Kundenportal bzw. der Kunden-App bereitgestellt und gepflegt werden.
Los 2 – Mieterportal/-app
Mit einem Mieterportal, welches ggf. durch eine Mieterapp ergänzt werden kann, soll der Kommunikationsweg mit den Mietenden vereinfacht, beschleunigt und flexibilisiert werden, um Organisationsabläufe zu optimieren oder teilweise zu automatisieren. Damit soll eine Erhöhung der Bearbeitungstransparenz und verbesserte Steuerung der Kapazitätsauslastung der Mitarbeitenden erfolgen, was zu einer Verbesserung der Qualitätssicherung und damit der Kundenzufriedenheit führt. Mietende sollen digitalen Zugriff auf ihre Vertragsdokumente haben und Prozesse, wie beispielsweise über eine digitale Schadensmeldung oder Stammdatenänderung, starten und deren Bearbeitungsstände einsehen können. Auch die monatliche digitale Verbrauchsinformation, welche den Mietenden derzeit über ein Kundenportal eines Dienstleisters bereitgestellt werden, sollen in das neue Mieterportal integriert werden.
Los 3 – Digitale Haustafel
Mit dem Wechsel von analogen Pinnwänden auf digitale Haustafeln sollen allgemeingültige Informationen, welche die Mietenden eines Hauseingangs, mehrerer Hauseingänge, von Quartieren/Stadtteilen oder die gesamte Mieterschaft betreffen, aktuell und strukturiert an einer zentralen Stelle im Hauseingangsbereich zugänglich gemacht werden. Dabei sollen auch externe Dienstleister, wie beispielsweise für die Hausreinigung, relevante Informationen digital kommunizieren können. Für die Informationsbereitstellung soll somit kein Zugang zum Objekt mehr notwendig sein. Die Informationen sollen über ein Software-Tool auf die digitalen Haustafeln gespielt werden.
Eignungskriterien: - Leistungsumfang: Nachweis über angebotene Lösungen zu mind. einem der benannten Lose – es können auch mehrerer oder alle Lose angeboten werden. - Branchenerfahrung: Nachweis, dass die Lösung(en) bereits in der Wohnungswirtschaft oder ähnlichen Branchen eingesetzt wird. - Schnittstellenerfahrung: Nachweis über bestehende Schnittstellen - insbesondere zu ERP-Systemen und Dokumentenmanagementsystemen
Sofern Ihr Interesse für diese Ausschreibung geweckt ist, bewerben Sie sich in deutscher Sprache unter Vorlage der geforderten Eignungsnachweise bis spätestens Montag, den 03.11.2025 elektronisch bei der Hallesche Wohnungsgesellschaft mbH, Team Zentraler Einkauf, Hansering 19 in 06108 Halle (Saale) unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse: [E-Mail entfernt].
Sollten sich Fragen ergeben, sind diese per E-Mail bis spätestens Montag, den 27.10.2025 Uhr bei: Hallesche Wohnungsgesellschaft mbH, Team Zentraler Einkauf, Hansering 19 in 06108 Halle (Saale), E-Mail: zentraler [E-Mail entfernt] einzureichen.

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