sensorbasierte Assistenzsysteme am Büroarbeitsplatz

Es handelt sich hierbei um ein Markterkundungsverfahren gemäß § 28 Vergabeverordnung (VgV) bzw. § 20 Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO). Diese dient der Vorbereitung einer möglichen Auftragsvergabe.

Markterkundung zur Erhebung verfügbarer Lösungen im Bereich sensorbasierter Assistenzsysteme an Büro und Homeoffice-Arbeitsplätzen für Firmenkunden der DAK-Gesundheit Im Rahmen dieser Markterkundung möchte die Auftraggeberin einen Überblick über den bestehenden Markt für technische Lösungen gewinnen, die das ergonomische Verhalten sowie arbeitsplatzbezogene Umgebungsfaktoren erfassen und auf dieser Grundlage individuelle, wissenschaftlich fundierte Empfehlungen zur gesundheitsförderlichen Gestaltung des Arbeitsalltags bereitstellen. Die Markterkundung umfasst gleichermaßen stationäre Büroarbeitsplätze im Unternehmen sowie mobile bzw. häusliche Homeoffice-Arbeitsplätze. Die Markterkundung dient der Vorbereitung einer möglichen späteren Beschaffung. Sie stellt keine Vorabentscheidung dar und begründet keine Verpflichtung zur Durchführung eines Vergabeverfahrens. Ziel ist es, Anbieter zu identifizieren, die in der Lage sind, sensorbasierte Systeme für Büroarbeitsplätze - sowohl im Unternehmen selbst als auch im Homeoffice - bereitzustellen. Die Systeme sollen Mitarbeitenden Hinweise zu ergonomischem Verhalten und Bewegung sowie Rückmeldungen zu arbeitsumgebungsbezogenen Faktoren geben können (z. B. Lichtverhältnisse, Lautstärke). Es soll geprüft werden, welche technischen, organisatorischen und datenschutzbezogenen Rahmenbedingungen von marktverfügbaren Lösungen erfüllt werden. Alle nachfolgend beschriebenen Anforderungen gelten sowohl für Büro- wie auch für HomeOffice-Arbeitsplätze. Im Rahmen der Markterkundung werden potenzielle Anbieter darum gebeten mitzuteilen, ob - und wenn ja, wie - ihre Produkte/Lösungen die nachfolgenden Anforderungen und sonstigen Aspekte erfüllen. Ein Anspruch auf Vollständigkeit besteht nicht.

1. Technische Rahmenbedingungen - Die angebotene Lösung muss sowohl am betrieblichen Arbeits- als auch am Homeoffice-Arbeitsplatz betrieben werden können. - Die eingesetzten Hardware-Komponenten sollen hinreichend klein und leicht sein, um unter anderem den Wechsel zwischen den Arbeitsplätzen ohne hohen Aufwand/barrierefrei zu ermöglichen und auch auf kleinen Arbeitsflächen eingesetzt werden zu können. Idealerweise soll die Bildschirmgröße 6 Zoll/ Inch nicht überschreiten und das Gewicht unter 500 g liegen. - Das Gerät muss geeignete Sensorik zur Erfassung ergonomischer und bewegungsbezogener Parameter bereitstellen. - Die Lösung muss Sensorik zur Erfassung arbeitsplatzbezogener (Umgebungs)Faktoren (insbesondere CO2, Licht, Luftfeuchtigkeit, Geräuschpegel, Bewegungs- und Haltungsmuster) unterstützen. - Die Erkennung von Bewegungs- oder Haltungsmustern muss kamerafrei erfolgen. - Die Geräte müssen mittels Stromkabel betrieben werden können; ein entsprechendes Netzteil muss Bestandteil des Lieferumfangs sein. - Es muss eine Möglichkeit zur lokalen Datenverarbeitung ohne Cloud-Anbindung bestehen. - Vorhandene Schnittstellen zur Übermittlung anonymisierter bzw. aggregierter Nutzungsinformationen sind darzustellen. - Automatische Software-Updates oder Konfigurationsanpassungen müssen möglich sein. - Ein Einsatz des Systems muss unabhängig von der bestehenden IT-Infrastruktur im Unternehmen (z. B. ohne Einbindung in das Firmennetzwerk) möglich sein. 2. Funktionale Anforderungen - Das Produkt muss ergonomische / bewegungsbezogene Hinweise für Mitarbeitende bereitstellen. - Die Lösung muss Umgebungsfaktoren (CO2, Licht, Luftfeuchtigkeit, Geräuschpegel) erfassen und entsprechende Rückmeldungen an die Nutzenden ermöglichen. - Des Weiteren muss sie KI-gestützte Funktionen zur Identifikation von Bedarfen und zur Ableitung gesundheitsförderlicher Empfehlungen bereitstellen. - Hinweise müssen in Echtzeit und/oder zeitgesteuert ausgegeben werden können. - Individuelle Anpassungsmöglichkeiten für Nutzende müssen vorgesehen sein. Hierbei ist eine einfache Bedienbarkeit sicherzustellen. - Die Nutzung der Lösung muss im Homeoffice mit gleichwertiger Funktionalität wie am betrieblichen Arbeitsplatz möglich sein. 3. Datenschutz und Datensicherheit - Die Datenverarbeitung muss vollständig lokal (offline) möglich sein. - Es muss sichergestellt sein, dass keine Bilddaten oder identifizierbare personenbezogene Merkmale erhoben werden. - Maßnahmen zur Gewährleistung einer ausschließlich anonymisierten bzw. aggregierten Speicherung oder Übermittlung der Daten sind darzustellen. - Nutzende müssen die Möglichkeit haben, Speicherfristen festzulegen und Daten jederzeit manuell zu löschen. - Vorhandene formelle Datenschutzunterlagen (z. B. technische und organisatorische Maßnahmen) sind bereitzustellen. 4. Betrieb, Service und Support -Darstellung der logistischen Abwicklung der Bereitstellung der Hardware für die Nutzenden. Diese Darstellung soll insbesondere die, für die Nutzenden kostenfreie Lieferung sowie die kostenfreie Rückholung nach Beendigung der Nutzung enthalten. Es soll weiterhin dargestellt werden, dass die für die Logistik erforderlichen Versand- und Rücksendematerialien ebenfalls den Nutzenden kostenfrei zur Verfügung gestellt wird -Darstellung der Modalitäten und der Dauer der Hardwareüberlassung. Die Hardware soll den Nutzenden gemäß dem Präventionsgrundsatz "Hilfe zur Selbsthilfe" ausschließlich temporär überlassen werden. -Darstellung möglicher anonymisierter Auswertungs- und Reportingformate auf Basis der erfassten Daten. Die Reportings sollen aggregierte Erkenntnisse Nutzung und zu indentifizierten ergonomischen bzw. umgebungsbezogenen Mustern ermöglichen, ohne Rückschlüsse auf einzelne Personen zuzulassen - Darstellung der angebotenen Installations-, Wartungs- und Serviceleistungen. Insbesondere Schulungsangebote für Nutzende und Administratoren - Angaben zu Lieferzeiten und realistischen Implementierungszeiträumen. - Darstellung der Möglichkeiten zur Erweiterung der Lösung (z. B. Funktionsumfang, Datenumfang, Anzahl der Nutzenden). - Beschreibung der Supportleistungen während des Betriebs. Anbieter, die entsprechende Lösungen bereitstellen können, werden gebeten, ihre unverbindlichen Informationen unter Berücksichtigung der oben unter Ziffer 1. bis 4. aufgeführten Anforderungen und Aspekte formlos bis spätestens 20.04.2026 an die E-Mail Adresse: [E-Mail entfernt] zu übermitteln. Nach Eingang der Rückmeldungen kann es zu weiteren Gesprächen kommen, um offene Fragen zu klären oder vertiefende Informationen zu erhalten. Diese Markterkundung erfolgt rein informatorisch und ist nicht Teil eines Vergabeverfahrens. Wir danken für Ihre Unterstützung.