Rahmenvertrag Mediaagentur

Bekanntmachungs-ID: CXP4YRF552B

I Art und Umfang des Auftrags Im Rahmen ihrer Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine international agierende Mediaagentur mit der beratenden, konzeptionellen und mediastrategischen Unterstützung, Mediaplanung, -einkauf und Abwicklung inkl. Social Media- und SEA-Kampagnen sowie Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung und Projektmanagement. Hierfür erhält die Agentur als Basis jeweils gesonderte Aufträge. Diesen können mündliche Briefings und/oder Briefings in Textform vorhergehen. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Mediaeinkaufsleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden: Konzeption und strategische Mediaplanung - Mediaberatung und strategische Mediaplanung; national und international - Media- und Marktanalyse - Zielgruppendefinition und Beschreibung - Entwicklung innovativer Mediakonzepte (On - und Offline-Medien sowie Live-Kommunikation), inklusive Formatvorschlägen und Kanalempfehlungen - Entwicklung starker Kampagnenmechaniken in Zusammenarbeit mit der Kreativagentur - Gegebenenfalls Abstimmung mit weiteren externen Agenturpartnern von visitBerlin und/oder direkt mit MA von visitBerlin im Rahmen der Kampagnenplanung und Abstimmung mit der zuständigen Kreativagentur - Mediaselektion unter Berücksichtigung der qualitativen und quantitativen Kriterien, basierend auf dem neuesten Stand der Werbeträger- und Werbemittelforschung Mediaeinkauf und -abwicklung - Lokale, nationale und internationale Planung, Einkauf und Koordination - Erstellung von Streu- und Kostenplänen - Erstellung von Produktionsplänen für die Kreativagenturen - Strategische und operative Abstimmung mit externen Agenturpartnern von visitBerlin (SEA-, Kreativ-Agenturen Social Media, usw.) oder/und mit den MA aus den jeweiligen visitBerlin Fachbereichen - Verhandlung und Abschluss von Mediapartnerschaften sowie Sicherstellung von günstigen Konditionen und exklusiven Platzierungen. - Prüfung von gelieferten Werbemitteln und Koordination mit den Medien - Erteilung von Buchungsaufträgen an die Medien - Rechnungslegung Social Media und SEA_Ad-Kampagnen - Umsetzung und Optimierung von Social Media- und SEA-Kampagnen - Erstellung und Management von Social Media-Kampagnen (z. B. auf Plattformen wie Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok) , d.h.Verbreitung, Monitoring, Anpassung sowie das Abschlussreporting von Social-Media-Anzeigen unter Berücksichtigung aller Social-Media-Kanäle der Auftraggeberin - Planung und Umsetzung von SEA-Kampagnen (z. B. Google Ads, Bing Ads) zur Generierung von Traffic und Conversion. - Kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Kampagnenleistung auf Basis von KPIs wie CTR, CPC, Conversion Rate und ROAS. - Anpassung und A/B-Testing von Anzeigenformaten, Zielgruppen und Creatives zur Steigerung der Kampagneneffektivität. Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung - Strategische Beratungsleistung und Handlungsempfehlung hinsichtlich der Kampagnenkonzeption, der Erstellung von Werbemitteln sowie Definition von Erfolgsfaktoren basierend auf den Zielvorgaben der Auftraggeberin - Kontinuierliche Optimierung der Kampagnen-Performance während der Kampagnen-Laufzeit sowie Bereitstellung von Learnings für künftige Kampagnen. - Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung auf ausgewählten Themenfeldern - Monitoring und Reporting der Maßnahmen während der Kampagnen-Laufzeit - Kontrolle der festgelegten PIs und KPIs der Kampagne - Erstellen wöchentlicher Reportings und Protokollierung der umgesetzten Maßnahmen - Bereitstellung strukturierter Daten, idealerweise in einem geeigneten Dashbord mit Bereitstellung eines Zugangs für visitBerlin - Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation - Kampagnenauswertung, Einschalt-, Belegkontrolle - Projektmanagement für oben genannten Maßnahmen - Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager) - Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin Abstimmungen/Beratung Für das Handling der verschiedenen Kampagnen sind regelmäßige Abstimmungen, Beratungen und ggf. Workshops vor Ort in Berlin und ggf. zusätzlich telefonisch gewünscht. Evtl. damit verbundene Reisekosten sind in der angebotenen Agenturprovision enthalten und werden nicht zusätzlich von visitBerlin übernommen.

Anforderungen an die Agentur (Eignungskriterien) Hinsichtlich der Eignung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt, welche Anhand des eingereichten Angebots zu belegen sind: Der Auftragnehmer hat 5 vergleichbare Referenzaufträge mit einem Mindestmediabudget von 300.000,00 Euro netto, die in den letzten drei Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurden, nachzuweisen. Unter diesen Referenzen muss mindestens: - 1 Referenzprojekt eine integrierte Kampagne sein - 1 Referenzprojekt muss einen Reisebranchen-Bezug aufweisen - 1 Referenz muss eine strategische Mediaplanung und den Mediaeinkauf in Übersee betreffen. - 1 Referenz muss eine strategische Mediaplanung und den Mediaeinkauf in Europa außerhalb Deutschland betreffen. - 1 Referenz muss Programmatic Advertising beinhalten. Der Auftragnehmer kann eine Referenz auch für mehrere Anforderungen (z. B. Reisebranchen-Bezug und Erfahrung in Übersee) benennen (Eigenerklärung). I Anforderungen an die Leistung Hinsichtlich der Art und Weise der Leistungserbringung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt: - Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt. - Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf Wünsche des Auftraggebers reagieren zu können wird vorausgesetzt. Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Erteilung des Zuschlags einen zentralen Ansprechpartner und einen Vertreter über die gesamte Vertragsdauer benennen, der zu den vorgenannten Erreichbarkeitszeiten (Montag - Freitag von 10-18Uhr) für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und erforderlichenfalls Auskunft zu den durchgeführten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann. Der Auftragnehmer gewährleistet bei Bedarf die persönliche Anwesenheit des Ansprechpartners in den Räumlichkeiten von visitBerlin. - Der vom Auftragnehmer benannte Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse sind der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung nachzuweisen. Zuschlagskriterien Die Erteilung des Zuschlags erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot mit nachstehenden Kriterien: Strategische Mediaplanung für eine beispielhafte Kampagne: 70 % Preis: 30 % - Im Zuge der Ausschreibung ist eine beispielhafte Kampagnenstrategie zu entwickeln. Bitte reichen Sie diese entsprechend der Aufgabenstellung, welche Sie der Anlage Aufgabenstellung entnehmen, mit Ihrem Angebot ein. Die Wertung des beispielhaften Kampagnenkonzeptes ergibt sich aus der beigefügten Anlage Wertungsmatrix Strategische Mediaplanung. Bitte beachten Sie, dass das Umsetzungskonzept eine Länge von maximal 10 Seiten nicht überschreiten darf. Reicht ein Bieter ein Konzept ein, das länger als die genannte Seitenzahl ist, dann werden nur Ausführungen berücksichtigt, die sich auf den zulässigen Seiten befinden. Weitere Ausführungen werden nicht berücksichtigt. - Die Höhe der Agenturprovision (%), und die Kosten für Minimalaufträge sind in der Anlage Preisblatt anzugeben. Die Wertung des Preises ergibt sich aus der beigefügten Anlage Wertungsmatrix Preisblatt. Bitte legen Sie dem Angebot neben dem Preisblatt eine detaillierte Kostenübersicht bei, aus der sich unter anderem die Kosten für xxx ergeben müssen.