PMO Corona-Hilfen

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Hintergrundinformationen:
Die Hamburgische Investitions- und Förderbank (im Folgenden: „IFB Hamburg“ oder „Auftraggeberin“) ist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts. Trägerin der IFB Hamburg ist die Freie und Hansestadt Hamburg, deren zentrales Förderinstitut die IFB Hamburg ist. Die IFB Hamburg ist eine Bank im Sinne des Kreditwesengesetzes. Sie ist kompetente Ansprechpartnerin in allen Förderfragen rund um Wohnungsbau, Wirtschaft, Innovation, Umwelt und Energie. Sie vergibt Fördermittel an Unternehmen, Privatpersonen und Institutionen und unterstützt diese bei der Finanzierung ihrer Investitionsvorhaben durch Darlehen, Zuschüsse und Bürgschaften. Die IFB Hamburg unterstützt den Senat bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben. Dabei führt sie im staatlichen Auftrag auf dem Gebiet der Freien und Hansestadt Hamburg, Fördermaßnahmen, insbesondere Finanzierungen im Einklang mit den Beihilfevorschriften der Europäischen Union und unter Beachtung des gemeinschaftsrechtlichen Diskriminierungsverbotes im eigenen Namen in verschiedenen Bereichen durch (u. a. Wohnraumförderung, insbes. sozialer Wohnraum, Innovationsförderung etc.).
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Ausgangssituation des Vorhabens:
Zur Bewältigung der Corona-Pandemie und deren wirtschaftlichen Folgen hat der Bund zur Sicherung der Existenz von kleinen und mittelständischen Unternehmen im Rahmen seines Konjunkturpaktes für Corona-bedingten Umsatzausfall umfangreiche Hilfsprogramme aufgelegt. Hierfür wurde eine durch den Bund in Auftrag gegebene digitale Antragsplattform des Dienstleisters INIT genutzt. Für die Umsetzung dieser Programme hat der Bund jeweils mit den Ländern eine Verwaltungsvereinbarung abgeschlossen. Die Programme werden durch die Länder ausgeführt. Die Freie und Hansestadt Hamburg [FHH] – vertreten durch die Behörde für Wirtschaft und Innovation [BWI] – hat mit dem Bund Verwaltungsvereinbarungen abgeschlossen, um diese Fördermittel den Antragsberechtigten gewähren zu können.
Mit der Abwicklung der Programme als bewilligende Stelle hat die FHH die IFB Hamburg beauftragt. Damit fielen der IFB Hamburg eine Vielzahl von neuen Aufgaben (Prüfung des Antrags, Bewilligung, Auszahlung, Schluss-/Endabrechnung und Reporting) zu.
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Rolle der IFB Hamburg bei der Antragsbearbeitung:
Im Rahmen der Bekämpfung der wirtschaftlichen Folgen der Corona-Krise durch die Überbrückungs- und Neustarthilfen (sowie zuvor der Hamburger Corona-Soforthilfe) wurden durch die IFB Hamburg fast 165.000 Anträge bearbeitet und rund € 3,8 Mrd. ausgezahlt. Davon entfallen etwa 100.000 Anträge und rund € 3,1 Mrd. auf die Überbrückungs- und Neustarthilfen. Für die Unterstützung der IFB Hamburg bei der Bewältigung dieser Aufgabe, hat die IFB Hamburg Ressourcen bei externen Dienstleistern beauftragt.
Es handelte sich um die folgenden Programme:
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• Überbrückungshilfen I, II III, III+ und IV
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• Novemberhilfen, Dezemberhilfe
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• Neustarthilfe, Neustarthilfe Plus, Neustarthilfe Plus Q4, Neustarthilfe 2022, Neustarthilfe 2022 Q2
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Die Architektur der drei o.g. Kategorien unterschied sich deutlich voneinander, ist aber innerhalb der jeweiligen Kategorie grundsätzlich sehr ähnlich. Insbesondere gilt in allen Programmen der Grundsatz, dass die ausgezahlten Mittel unter dem Vorbehalt einer endgültigen Überprüfung der Höhe nach geleistet wurden. Erst nach einer abschließenden Prüfung und darauffolgenden Festsetzung in einem Schlussbescheid erhalten die Antragsteller Gewissheit über die Höhe der ihnen tatsächlich zustehenden Förderung.
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Umfang der zu beschaffenden Leistungen und Aufgaben des PMO:
Das PMO übernimmt die Steuerung des Programms in Abstimmung mit der Auftraggeberin, unter anderem mit folgenden Aufgaben:
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• Weiterentwicklung und Durchführung einer übergreifenden Fall- und Ressourcensteuerung in Absprache mit der Auftraggeberin
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• Vorbereitung und Moderation der regelmäßigen Projektsteuerungssitzungen
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• Erstellung der regelmäßigen Projektreportings
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• Erstellung Statusberichte und ggf. Sonderauswertungen
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• Mitwirkung bei der (Weiter-) Entwicklung und laufende Pflege klarer Bearbeitungsregeln sowie Bearbeitungsleitfäden für alle Bearbeitungsteams, ggf. Schulungen, Erstellung und laufende Weiterentwicklung von Katalogen für Fragen an Prüfende Dritte und Prüfvermerke
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• Sicherstellung einer einheitlichen und gleichbleibend hohen Bearbeitungsgeschwindigkeit und -qualität
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• Koordination und Adressierung von Fehlerbeseitigungen
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• Unterstützung bei Managementfragen
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• Schnittstellenfunktion zum IT-Dienstleister INIT
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• Projektdokumentation und Abschlussbericht
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• Regelmäßige Sanktionslistenabgleiche, Insolvenzabgleiche und Betrugsfall-Überprüfungen
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• Tracking besonderer Fälle (Rückforderungen, IBAN-Änderungen, Blocklisten)
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Umfang der zu beauftragenden Leistungen:
Vor dem Hintergrund der oben genannten Leistungsanforderungen werden ab voraussichtlich 1.2.2024 bis ca. 31.12.2025 dauerhaft voraussichtlich bis zu 8 MAK benötigt, wobei die Auftraggeberin mit zunehmender Fortschreitung des Projekts von einer abnehmendem MAK-Zahl ausgeht. Die benötigten Kapazitäten werden nach Bedarf abgerufen. Die Auftraggeberin ist nicht zu einer Mindestabnahme verpflichtet. Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage der tatsächlich abgerufenen MAK. Seitens der Auftraggeberin besteht die Option, die ausgeschriebenen Leistungen bis max. 31.12.2027 zu verlängern. In diesem Fall dürfen die Gesamtkosten für das PMO für den Zeitraum 2024 bis 2027 max. € 6,5 Mio. betragen. Es besteht kein Anspruch seitens des Auftragnehmers, dass diese Option von der Auftraggeberin gezogen wird. Die Auftraggeberin rechnet damit, dass im Laufe des weiteren Projekts die MAK-Ausstattung im PMO abnehmen wird. Zurzeit kann dies nicht quantifiziert werden.
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Mindestanforderungen an den Auftragnehmer:
Folgende Muss-Kriterien sind zwingend durch den Auftragnehmer zu erfüllen, ansonsten kann er als Bieter nicht berücksichtigt werden:
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• Umfangreiche und belegbare Erfahrung in der Anwendung des digitalen Antragsportals des Bundes (INIT) oder eines vergleichbaren Antragsportals
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• Umfangreiche und belegbare Kenntnisse im deutschen Recht, insbesondere im Verwaltungsrecht
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• Sämtliche Korrespondenz, Dokumentationen, Meetings, etc. erfolgen ausschließlich in deutscher Sprache