Migration SAP S/4 HANA

Gegenstand des Loses 1 ist die Erbringung einer umfassenden Beratungsleistung zur Planung, Durchführung und Dokumentation der Migration des bestehenden SAP ERP-Systems auf SAP S/4HANA. Die Leistungen erfolgen in enger Abstimmung mit den Fachbereichen des Auftraggebers. Der Auftragnehmer übernimmt folgende Aufgaben:
3.1. Projektplanung und Konzeption
- Erstellung einer zeitlichen und inhaltlichen Projektplanung in enger Abstimmung mit hereon
- Entwicklung eines Migrationskonzepts einschließlich Testkonzeption, Festlegung der Verantwortlichkeiten und begleitender Dokumentation
3.2. Systemanalyse und Prozessbewertung
- Überprüfung der bestehenden SAP ERP-Systeme im Hinblick auf die S/4HANA-Migration
- Identifikation und Bewertung von Korrekturbedarfen in den implementierten Geschäftsprozessen
- Kommunikation der Korrekturbedarfe mit den Fachabteilungen und Prüfung der Umsetzung
3.3. Archivierung und Systemvorbereitung
- Archivierung von FI- und MM-Belegen der abgeschlossenen Geschäftsjahre 2014-2019
- Einrichtung eines Sandbox-Systems
- Durchführung erforderlicher Systemkopien von Produktions- zu Testsystemen
3.4. Migration und Customizing
- Durchführung des erforderlichen Customizings
- Durchführung und Test der S/4HANA-Migration auf Sandbox-, Test- und Produktionssystemen
- Prüfung und Anpassung der strukturellen Berechtigungen im Zusammenhang mit dem Cross-Application Time Sheet (CATS)
- Analyse bestehender Rollen und Berechtigungen im SAP ERP-System sowie Bewertung und Anwendung neuer Berechtigungsobjekte im Kontext von S/4HANA
- Durchführung der H4S4-Conversion
- Prüfung und Migration des Personalkosten-Obligoprozessors, Sicherstellung der Funktionalität und Datenintegrität in der Personalkostenplanung
- Anschluss des SAP Enterprise Portals und Unterstützung bei der Anbindung der oben genannten NON-SAP-Produkten
3.5. Dokumentation und Qualitätssicherung
- Erstellung einer wirtschaftsprüfungskonformen Abschlussdokumentation der Migration
- Unterstützung bei der Prüfung von NON-SAP-Software
- Begleitung eines internen Security-Checks (SAP-Basis)
3.6. Schulung und Hypercare
- Erstellung von (Delta-)Schulungsunterlagen
- Durchführung von Schulungen für beteiligte Mitarbeitende und Key-User
- Bereitstellung von Life-Support (Hypercare) nach der Migration
3.7. Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber
- Alle Leistungen erfolgen in enger Abstimmung mit den zuständigen Fachbereichen
- Aufgaben, die sinnvollerweise durch hereon selbst übernommen werden können (z.?B. NON-SAP-Software, Berechtigungsrollen), werden entsprechend intern bearbeitet
3.8. Zeitraum und Umfang
- Die Beratungsleistung ist über einen Zeitraum von Anfang 2026 bis Mitte 2027 zu erbringen.

Im Rahmen eines laufenden SAP-Migrationsprojekts wird mit Los 2 ein externer Dienstleister beauftragt, die Projektphasen Konzeptprüfung, Testvorbereitung und Testdurchführung sowie die Abschlussdokumentation fachlich zu begleiten und zu bewerten. Ziel ist die Qualitätssicherung und Risikominimierung im Migrationsprozess sowie die Sicherung einer Wirtschaftsprüfungskonformen Dokumentation. Der Auftrag umfasst insbesondere folgende Leistungen:
4.1. Prüfung des Migrationskonzepts
- Analyse des Migrationskonzepts auf Vollständigkeit, Konsistenz und Umsetzbarkeit - mit besonderem Fokus darauf, dass die geplante Dokumentation den Anforderungen einer Wirtschaftsprüfung genügt
- Identifikation potenzieller Risiken und Schwachstellen insbesondere im Hinblick auf die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Migrationsschritte
- Erstellung einer Bewertung mit Handlungsempfehlungen zur Sicherstellung einer wirtschaftsprüfungskonformen Dokumentation
4.2. Begleitung der Testvorbereitung und Testdurchführung
- Beratung bei der Planung und Organisation von Testaktivitäten (z.?B. System-, Integrations- und Abnahmetests)
- Unterstützung bei der Definition von Testfällen und Testdaten sodass die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit für eine Wirtschaftsprüfung jederzeit gewährleistet ist
- Qualitätssicherung während der Testdurchführung mit besonderem Augenmerk auf eine lückenlose und prüfungskonforme Protokollierung
- Bewertung der Testergebnisse und Ableitung von Maßnahmen
4.3. Prüfung der Abschlussdokumentation
- Bewertung der Projektdokumentation hinsichtlich Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Konformität mit den Projektzielen
- Unterstützung bei der Erstellung der Übergabedokumenten, damit alle erforderlichen Nachweise für eine spätere Wirtschaftsprüfung vorliegen
4.4. Teilnahmebedingungen
- Nachweisbare Erfahrung in der Begleitung von SAP-Migrationsprojekten
- Fachkenntnisse in SAP ERP und SAP S/4HANA
- Erfahrung im Testmanagement und in der Qualitätssicherung
- Kenntnisse gängiger Projektmanagement- und IT-Service-Management-Standards (z.?B. PRINCE2, ITIL)
4.5. Zeitraum und Umfang
Die Beratungsleistung ist projektbegleitend über einen Zeitraum von Anfang 2026 bis Mitte 2027 zu erbringen. Der genaue Umfang wird im Rahmen der Beauftragung abgestimmt.