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AusschreibungEU-weitLieferleistungenveröffentlicht

Managed Document Services

Landkreis EbersbergKommunalEbersberg
Lage: Ebersberg (Landkreis), Bayern

Änderungsbekanntmachung – ersetzt Fassung vom 10.01.2025.

Die Frist ist abgelaufen

Angebote waren bis möglich. Diese Seite bleibt als Nachweis des Verfahrens erhalten; ob ein Zuschlag bekannt gemacht wurde, zeigt der Verlauf des Verfahrens.
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Frist für Teilnahmeanträge
abgelaufen vor 620 Tagen
Geschätzter Wert
nicht veröffentlicht
Die Vergabestelle nennt keinen Wert.
Verfahren
Verhandlungsverfahren
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Lose
1
ein Auftrag
Offizielle BekanntmachungVergabeunterlagenÄhnliche per E-Mail

Änderungen dieser Fassung

1. Die ursprünglich vorgesehene Eignungsanforderung, wonach der Bewerber/Bieter über ein zertifiziertes Arbeitsschutzmanagementsystem ("ASMS") verfügen muss, welches nach ISO-45001 oder einer vergleichbaren Norm zertifiziert ist, wurde ersatzlos gestrichen. 2. Die Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen wurde bis zum 14. Februar verlängert. 3. Die Teilnahmeantragsfrist wurde bis zum 25. Februar 2025 (10:00 Uhr) verlängert.

Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y9P55X0 Die Anzahl geeigneter Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, kann gem. § 51 Abs. 1 VgV durch den Auftraggeber begrenzt werden, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen. Der Auftraggeber wählt (nur) drei (3) Bewerber, die alle Eignungskriterien und Mindestanforderungen erfüllen, aus. Sollten mehr als drei (3) Bewerber alle Eignungskriterien und Mindestanforderungen erfüllen, werden diejenigen drei (3) Bewerber aufgefordert, welche die höchste Gesamtpunktzahl nach dem nachfolgenden dargestellten Maßstab (Teilnahmeauswahlkriterien) …

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Bekanntmachungs-ID: CXP4Y9P55X0

Die Anzahl geeigneter Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, kann gem. § 51 Abs. 1 VgV durch den Auftraggeber begrenzt werden, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen. Der Auftraggeber wählt (nur) drei (3) Bewerber, die alle Eignungskriterien und Mindestanforderungen erfüllen, aus. Sollten mehr als drei (3) Bewerber alle Eignungskriterien und Mindestanforderungen erfüllen, werden diejenigen drei (3) Bewerber aufgefordert, welche die höchste Gesamtpunktzahl nach dem nachfolgenden dargestellten Maßstab (Teilnahmeauswahlkriterien) erreichen. Die geeigneten Referenzprojekte, welche die diesbezüglich genannten Mindestanforderungen erfüllen, werden im Rahmen der Teilnehmerauswahl anhand des nachfolgend dargestellten Maßstabs bepunktet. Voraussetzung für eine Bepunktung ist, dass die Bewerber bezüglich der nachfolgend genannten Auswahlkriterien mit ihrem Teilnahmeantrag eine Eigenerklärung abgeben haben. 1) Vergleichbarkeit des Referenzprojekts 2 Punkte: Das Referenzprojekt ist in vollem Umfang mit der ausschreibungsgegenständlichen Leistung vergleichbar. 1 Punkt: Das Referenzprojekt ist nur teilweise mit der ausschreibungsgegenständlichen Leistung vergleichbar. 0 Punkte: Das Referenzprojekt ist nicht mit der ausschreibungsgegenständlichen Leistung vergleichbar (Mindestanforderung nicht erfüllt!). 2) Auftragswert des Referenzprojekts 2 Punkte: Das Referenzprojekt hatte einen Auftragswert von mehr als 800.000,- Euro (bezogen auf die gesamte Laufzeit des Auftrags). 1 Punkt: Das Referenzprojekt hatte einen Auftragswert von mehr als 400.000,- Euro (bezogen auf die gesamte Laufzeit des Auftrags). 0 Punkte: Das Referenzprojekt hatte einen Auftragswert von weniger als 400.000,- Euro (bezogen auf die gesamte Laufzeit des Auftrags). 3) Mitarbeiterzahl des Referenzauftraggebers 2 Punkte: Die von den referenzgegenständlichen Leistungen des Bewerbers unmittelbar erfasste festangestellte Mitarbeiterzahl des Referenzauftraggebers beläuft sich auf mindestens 500 1 Punkt: Die von den referenzgegenständlichen Leistungen des Bewerbers unmittelbar erfasste festangestellte Mitarbeiterzahl des Referenzauftraggebers beläuft sich auf mindestens 250 0 Punkte: Die von den referenzgegenständlichen Leistungen des Bewerbers unmittelbar erfasste festangestellte Mitarbeiterzahl des Referenzauftraggebers beläuft sich auf weniger als 250 Je Referenzprojekt können also bis zu 6 Punkte erreicht werden, für die maximal 3 zulässigen Referenzprojekte also insgesamt maximal 18 Punkte (maximal 3 Referenzprojekte x maximal 6 Punkte = maximal 18 Punkte). Ergeben sich auf Basis der Teilnahmeauswahlkriterien keine drei (3) Bewerber, die mehr Punkte haben als die anderen Bewerber (z. B. weil es auf Platz drei (3) zwei (2) Bewerber mit gleicher Punktzahl gibt), erfolgt die Auswahl der Bewerber aus dieser mit gleicher Punktzahl bepunkteten Gruppe durch Losentscheid. Liegen weniger als drei (3) geeignete Bewerber vor, behält sich der Auftraggeber vor, das Verhandlungsverfahren mit den/dem geeigneten Teilnehmer(n) durchzuführen.

Beschreibung

Beschaffungsgegenstand sind Managed Document Services, d.h. die Anmietung einer Printmedienausstattung bestehend aus Druckern und Multifunktionsgeräten in verschiedenen Leistungsklassen einschließlich Softwarelösungen u.a. für das Flottenmanagement, die Administration und Abrechnung, das Meldesystem für Störungs- und Wartungsmeldungen, das Reporting und die Automatisierung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Geräteverbund.

Gegenstand des Loses

Der Leistungsgegenstand umfasst die Anmietung einer Printmedienausstattung bestehend aus Druckern und Multifunktionsgeräten in verschiedenen Leistungsklassen einschließlich Softwarelösungen u.a. für das Flottenmanagement, die Administration und Abrechnung, das Meldesystem für Störungs- und Wartungsmeldungen, das Reporting und die Automatisierung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Geräteverbund. Hierzu zählen insbesondere (i) die Erstellung eines Betriebskonzepts (IST-Analyse und SOLL-Planung) mit dem Ziel einer Nutzungs- und Verbrauchsoptimierung (im Vergleich zum IST-Stand), auf dessen Grundlage sodann der Rollout (Hardware & Software) und die Leistungserbringung erfolgen; (ii) die vollständige, funktionssichere und betriebsbereite Lieferung, Montage, Installation und Inbetriebnahme des Geräteverbundes inklusive aller erforderlichen Hilfsmaterialien, Stromkabel, Verbinder, Datenträger usw. ("Hardware-Rollout"); (iii) die vollständige, funktionssichere und betriebsbereite Lieferung und Installation der zugehörigen Administrations- und Abrechnungssoftware einschließlich der notwendigen Anpassung auf die bestehende IT-Systemumgebung bzw. das Netzwerk des Auftraggebers ("Software-Rollout") im Geräteverbund; (iv) die vollständige, funktionssichere und betriebsbereite Lieferung und Installation eines automatisierten Meldesystems für Störungs- und Wartungsmeldungen sowie einer webbasierten Plattform für das Reporting gegenüber dem Auftraggeber; (iv) die Sicherstellung eines bestimmten Service-Levels zur Beseitigung von Störungen an der Hard- und/oder Software; (v) die Wartung und Instandhaltung des Geräteverbundes; (vi) die Nachlieferung von Verbrauchsmaterialen und Verschleißmaterialen; (vii) die Pflege der Administrations- und Abrechnungssoftware einschließlich der Installation erforderlicher Updates, Treiber und Patches; (viii) die Dokumentation der Leistungserbringung. Darüber hinaus besteht das Ziel der Beschaffung u.a. darin, im Rahmen der Managed Document Services den Veränderungen der Outputlandschaft im Rahmen eines Transformationsansatzes gerecht zu werden, d.h. die Prozesse weiter zu optimieren, im höchsten Maße zu automatisieren sowie für zukünftige Anforderungen auszugestalten.

Eckdaten

Vergabestelle
Landkreis Ebersberg
Eichthalstr. 5, 85560 Ebersberg
Art des Auftraggebers
KommunalbehördeKommunaler Auftraggeber
Erfüllungsort
Die auftragsgegenständlichen Leistungen sind für das Landratsamt Ebersberg, dessen Außenstellen, die landkreiseigenen Schulen, den Kreisjugendring, die Wohnungsgenossenschaft, den Zweckverband Realschule Vaterstetten und weitere Organisationseinheiten des Auftraggebers zu erbringen die genauen Standorte können der Standortliste (Anlage 1a der Vergabeunterlagen) entnommen werden., Eichthalstraße 5, 85560 EbersbergNUTS DE218
Verfahrensart
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Auftragsart
Lieferleistungen
Vergaberegime
EU-weite Vergabe (oberhalb der EU-Schwellenwerte)
Rechtsgrundlage
Richtlinie 2014/24/EU (öffentliche Auftragsvergabe)VgV
Art der Bekanntmachung
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Geschätzter Wert
nicht veröffentlicht
Frist für Bieterfragen
· abgelaufen
Für KMU geeignet
nein
Geschäftszeichen
EBE-2025-EU-1
Veröffentlicht
abgesendet Di., 28.01.2025, 16:40 Uhr MEZ
Bekanntmachung
06453831-a5a8-4033-a04a-da2726ebbf95Version 1
Verfahrens-ID
51af8a20-bf75-4521-b056-2fb93c320c1d
Nachprüfungsstelle
Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern, Münchenzuständig für Rügen und Nachprüfungsanträge
Datenformat
eForms-Bekanntmachungeforms-de-1.2
Laufzeit
48 Monate
Verlängerungen
höchstens 4Der Vertrag tritt zum 01. September 2025 in Kraft und hat eine Mindestlaufzeit von achtundvierzig (48) Monaten. Der Auftraggeber hat optional die Möglichkeit, die Vertragslaufzeit bis zu viermal um jeweils weitere zwölf (12) Monate zu verlängern. Zur Ausübung der vorgenannten Verlängerungsoption ist kein gesonderter Abruf seitens des Auftraggebers erforderlich; der Vertrag verlängert sich vielmehr automatisch um (jeweils) weitere zwölf Monate, wenn er nicht seitens des Auftraggebers mit einer Frist von drei (3) Monaten vor dem Ende der (jeweiligen) Laufzeit gekündigt wird. Der Vertrag endet spätestens sechsundneunzig (96) Monate nach dessen Inkrafttreten, mithin spätestens am 31. August 2033, ohne dass es einer gesonderten Kündigung seitens des Auftraggebers bedarf.
Optionen
In Bezug auf die nachfolgend genannten optionalen Leistungen besteht keine Abnahmepflicht des Auftraggebers. Die optionalen Leistungen sind grundsätzlich nur auf gesonderten Abruf zu erbringen. Der Auftragnehmer ist im Falle des Abrufs einer optionalen Leistung zu deren Ausführung zu den im Preisblatt angebotenen Preisen verpflichtet, d.h. dass in diesem Fall eine Leistungspflicht des Auftragnehmers besteht. 1) Optionale Anmietung zusätzlicher Geräte Während der Vertragslaufzeit kann es in Folge von Umzügen und/oder Erweiterungen / Gründung bestehender / neuer Organisationseinheiten sowie auch Gründung / Erweiterung neuer Einrichtungen des Auftraggebers zu Änderungen in Bezug auf die Standorte und, damit einhergehend, auch hinsichtlich der Zusammensetzung des Geräteverbundes (Geräteanzahl, Verbrauchs- und Verschleißmaterial usw.), des Umfangs der Softwarenutzung, der Wartung etc., d.h. also zu einer Änderung - voraussichtlich einer Erweiterung - des Leistungsumfangs kommen. Der Auftraggeber behält sich vor diesem Hintergrund optional vor, zusätzliche Geräte anzumieten. Diesbezüglich ist der Auftraggeber berechtigt, optional sowohl zusätzliche Geräte in den in Anlage 1b der Vergabeunterlagen (Leistungsklassen) definierten Grund-Konfigurationen, als auch in modifizierten Konfigurationen anzumieten (Geräte der Leistungsklassen 1 bis 5 bspw. mit zusätzlicher Papierkassette, Fax-Modul, Hefter usw., vgl. Anlage 1b der Vergabeunterlagen). Der Umfang der Leistungsänderung wird nach derzeitiger Schätzung auf (maximal) bis zu 245 zusätzliche Geräte in der Grundkonfiguration und (maximal) 540 Geräte in modifizierten Konfigurationen geschätzt. Eine diesbezügliche Aufteilung nach Leistungsklassen kann Ziffer 1.2.1 der Leistungsbeschreibung entnommen werden. 2) Optionale Einweisungen und Schulungen Der Auftraggeber behält sich vor, den Auftragnehmer optional mit der Durchführung von Einweisungen und Schulungen zu beauftragen. Bei Bedarf kann der Auftraggeber den Auftragnehmer optional damit beauftragen, während der Rollout-Phase die Administratoren der IT des Landratsamtes Ebersberg in den Geräteverbund und die Softwarelösung des Auftragnehmers einzuweisen. Im Falle von Änderungen kann der Auftraggeber den Auftragnehmer optional damit beauftragen, zusätzliche Schulungen der Administratoren durchzuführen. Der Auftraggeber verfügt derzeit über 7 Administratoren. Darüber hinaus kann der Auftraggeber den Auftragnehmern erforderlichenfalls optional damit beauftragen, unmittelbar nach Beginn der Betriebsphase an verschiedenen Standorten Erst-Einweisungen der Alltagsnutzer in den Geräteverbund durchzuführen. Derzeit hat der Auftraggeber ca. 650 Benutzer des Landratsamtes sowie weitere Nutzer an den angegebenen Standorten (vgl. Anlage 1a der Vergabeunterlagen). Sofern über die Erst-Einweisungsschulungen hinaus weitere (Erst-)Einweisungen und/oder Schulungen erforderlich werden sollten, behält sich der Auftraggeber optional vor, diese beim Auftragnehmer zu beauftragen. Diesbezüglich wird von einem Aufwand von insgesamt bis zu 12,5 Manntagen a 8 Stunden (insgesamt 100 Stunden) ausgegangen. 3) Optionale Standortwechsel von Geräten Der Auftraggeber hat das Recht, Umzüge von Geräten sämtlicher Leistungsklassen innerhalb und außerhalb von Standorten selbst vorzunehmen. Etwaige Umzüge von Geräten der Leistungsklasse 1 werden vom Auftraggeber stets selbst durchgeführt. Sofern der Auftraggeber selbst einen Umzug durchführt, ist dies dem Auftragnehmer im Nachgang mitzuteilen. Der Auftraggeber kann den Auftragnehmer optional beauftragen, Umzüge bzw. Standortwechsel von Geräten der Leistungsklassen 2 bis 5 innerhalb und außerhalb von Standorten durchzuführen. 4) Optionale Implementierung von Major- und Minor-Releases Der Auftraggeber behält sich optional vor, den Auftragnehmer mit der Implementierung von Major-Releases zur Einführung von neuen Versionen der Administrations- und Abrechnungssoftware zu beauftragen (bspw. Upgrade von der Version 5.0 auf die Version 6.0). Der Auftraggeber behält sich des Weiteren optional vor, den Auftragnehmer mit der Implementierung von Minor-Releases der Administrations- und Abrechnungssoftware zu beauftragen (bspw. Upgrade von der Version 5.0 auf die Version 5.1). 5) Optionale innovative Leistungen Der Auftraggeber behält sich vor, bei dem Auftragnehmer als optionale Leistung die Weiterentwicklung bereits implementierter und/oder die Implementierung zusätzlicher Hard- und Softwareprodukte sowie Dienstleistungen im Zusammenhang mit den ausschreibungsgegenständlichen Leistungen abzurufen (sog. innovative Leistungen). Zu den innovativen Leistungen können beispielsweise zählen (keine abschließende Aufzählung): (i) Funktionserweiterungen für Hard- und Software; (ii) kompatible Erweiterungen z. B. zur Implementierung einer Zahlungs- und Abrechnungslösung; (iii) Software zum rechtssicheren Scannen/Digitalisieren; (iv) Software zur Prozessoptierung (BMPS-Software). Zur Umsetzung derartiger innovativer Leistungen hat der Auftraggeber optional die Möglichkeit, während der Vertragslaufzeit ein Stundenkontingent von bis zu 1.000 Stunden abzurufen. 6) Optionale Vertragsverlängerung Der Vertrag tritt zum 01. September 2025 in Kraft und hat eine Mindestlaufzeit von achtundvierzig (48) Monaten. Der Auftraggeber hat optional die Möglichkeit, die Vertragslaufzeit bis zu viermal um jeweils weitere zwölf (12) Monate zu verlängern. Zur Ausübung der vorgenannten Verlängerungsoption ist kein gesonderter Abruf seitens des Auftraggebers erforderlich; der Vertrag verlängert sich vielmehr automatisch um (jeweils) weitere zwölf Monate, wenn er nicht seitens des Auftraggebers mit einer Frist von drei (3) Monaten vor dem Ende der (jeweiligen) Laufzeit gekündigt wird. Der Vertrag endet spätestens sechsundneunzig (96) Monate nach dessen Inkrafttreten, mithin spätestens am 31. August 2033, ohne dass es einer gesonderten Kündigung seitens des Auftraggebers bedarf.

Kategorien (CPV)

30000000Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen30232000Peripheriegeräte30232100Drucker und Plotter48000000Softwarepaket und Informationssysteme48300000Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität48770000Softwarepaket mit allgemeinen, Komprimierungs- und Druckdienstprogrammen48920000Büroautomatisierungssoftwarepaket

Verlauf des Verfahrens

  1. Ausschreibungansehen
  2. Ausschreibungdiese SeiteÄnderung
  3. Vergabeansehen

Versionen dieser Bekanntmachung

1. Die ursprünglich vorgesehene Eignungsanforderung, wonach der Bewerber/Bieter über ein zertifiziertes Arbeitsschutzmanagementsystem ("ASMS") verfügen muss, welches nach ISO-45001 oder einer vergleichbaren Norm zertifiziert ist, wurde ersatzlos gestrichen. 2. Die Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen wurde bis zum 14. Februar verlängert. 3. Die Teilnahmeantragsfrist wurde bis zum 25. Februar 2025 (10:00 Uhr) verlängert.

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Quelle Bekanntmachungsservice (oeffentlichevergabe.de) (CC0) · Bekanntmachung 06453831-a5a8-4033-a04a-da2726ebbf95, Version 1 · bei uns aktualisiert · Stand