Lieferung und Implementierung eines KI-gestützten Enterprise Resource Planning-Systems (ERP)

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Vertragsbeginn mit Zuschlagserteilung. Elektronische Rechnung nur in Form einer PDF Rechnung.

Die Leibniz-Institut für Resilienzforschung (LIR) gGmbH hat ihren Sitz in Mainz. Sie ist als gemeinnützige Gesellschaft selbstlos tätig, verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke und unterliegt den Rahmenbedingungen des öffentlichen Haushalts-, Zuwendungs-, Vergabe- und Tarifrechts. Zugleich arbeitet die Gesellschaft nach den Regeln großer Kapitalgesellschaften. Alle Anforderungen der Vollkosten- und Trennungsrechnung müssen erfüllt werden. Schließlich sind aus Bilanz-GuV die Unterschiede zu einer Einnahmen-Ausgabenrechnung in aggregierter Form als sogenannte Überleitung darzustellen (terminus technicus „Überleitungsrechnung“). Die LIR setzt derzeit im Personalbereich („HR“) LOGA 3 und im Finanzbereich („Finance“) RediPro ein. Beide Systeme sollen KI-gestützt in einer übergreifenden Lösung zusammengeführt werden. Das ERP-Systems soll zum 01.07.2027 vollständig betriebsfertig sein.

Die LIR setzt derzeit im Personalbereich („HR“) LOGA 3 und im Finanzbereich („Finance“) RediPro ein. Beide Systeme sollen KI-gestützt in einer übergreifenden Lösung zusammengeführt werden.

In HR sind damit die Leistungsbestandteile Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich), Reisekosten, elektronische Personalakte, Personalkostenplanung sowie elektronische Ausfertigung von A1- Bescheinigung und eAU angesprochen.

„Finance“ umfasst internes und externes Rechnungswesen, Einkauf, Planung und Controlling sowie Drittmitteladministration. Das Angebot umfasst die Lieferung, Implementierung und Bereitstellung des neuen ERP-Systems, die Übernahme der bestehenden LOGA-3- bzw. RediPro-Umgebungen sowie Gewährleistung des laufenden Betriebs (Lizenzen, Hosting, Pflege, Abrechnungsfälle, Support und Customizing).

Geltende Frist für die Leistungserbringung ist, dass das ERP-Systems spätestens am 01.07.2027 entsprechend den Vorgaben der Vergabeunterlagen konfiguriert ist und in einem arbeitsfähigen Zustand zur Verfügung steht. Alle Testläufe und Implementierungsschritte müssen bis zum 01.05.2027 umgesetzt worden sein, sodass ab dem 01.05.2027 eine Testphase dem produktiven Betrieb ab 01.07.2027 vorangehen kann.

Die volle Funktionalität zur Bearbeitung von sämtlichen finanzbuchhalterischen Buchungen muss bereits zum 01.01.2027 zur Verfügung stehen. Das ERP-System sollte die Konformität zum Haushaltsrecht sowie den einschlägigen Vorschriften der Abgabenordnung (AO) und des Bundesministeriums für Finanzen entsprechen und folglich die Anforderungen der Vorschriften von GoBS, GDPdU und GoBD erfüllen. Das System ist revisionssicher. Es wird ein EVB-IT-Cloud-Vertrag geschlossen.

Ferner wird ein ERP-System geliefert und implementiert, mit den Leistungsbestandteilen Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich), Reisekosten, elektronische Personalakte, Personalkostenplanung sowie elektronische Ausfertigung von A1- Bescheinigung und eAU (HR) sowie internes und externes Rechnungswesen, Einkauf, Planung & Controlling und Drittmitteladministration (Finance).

Alle damit angesprochenen Prozesse sollen vollständig digital in dem System abgebildet werden können.

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