Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe.

Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Unterstützung der Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe. Ziel ist die Einführung einer modernen, anwenderfreundlichen Softwarelösung, die die administrativen, pflegerischen und betreuungsbezogenen Prozesse der Einrichtungen effizient abbildet, eine wirtschaftliche Leistungserbringung unterstützt und damit zu einer Vereinheitlichung der Dokumentations- und Abrechnungsprozesse innerhalb des Vitos Konzerns beiträgt.
Das zu liefernde System soll in den Einrichtungen der begleitenden psychiatrischen Dienste sowie in den Einrichtungen der Vitos Teilhabe inkl. Jugendhilfe und WfbM eingesetzt werden. Die Lösung muss eine durchgängige elektronische Dokumentation der Klientenbetreuung, Leistungen und Maßnahmen ermöglichen und Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungssystemen und digitalen Archiven bereitstellen. Gesetzliche Anforderungen wie z.B. das BTHG und die hessischen Rahmenverträge inkl. MASS-Verfahren zum LWV, der Assistenzplanung und des Personenzentrierten integrierten Teilhabeplans (PiT) müssen umgesetzt und digital abgebildet werden.
Neben der Softwarelieferung umfasst die Ausschreibung die Implementierungsdienstleistungen, einschließlich Projektplanung, Installation, Konfiguration und Anpassung an die spezifischen Anforderungen der Vitos gGmbH. Darüber hinaus sind Schulungen für die Anwenderinnen und Anwender sowie Administratorinnen und Administratoren vorgesehen, um einen reibungslosen Übergang in den produktiven Betrieb sicherzustellen.
Die Einführung soll in enger Abstimmung mit den Fachbereichen und der IT der Vitos gGmbH erfolgen, wobei besonderes Augenmerk auf Datenschutz, Datensicherheit und Interoperabilität gelegt wird.

Vitos ist Hessens größter Anbieter für die Behandlung psychisch erkrankter Menschen. Unsere Ärzte, Therapeuten und Pflegekräfte arbeiten Hand in Hand, um Patient/-innen auf ihrem Weg der Genesung bestmöglich zu unterstützen. Sie behandeln die Patient/-innen stationär, tagesklinisch, ambulant und zu Hause sowie digital gestützt, beispielsweise in der Video-Sprechstunde.
Mit der psychiatrischen Rehabilitation fördern wir die Teilhabe von psychisch erkrankten Menschen am Arbeitsleben.

In der Vitos Behindertenhilfe sowie mit den Angeboten der Vitos begleitenden psychiatrischen Dienste unterstützen und begleiten Menschen mit geistiger und seelischer Behinderung. Unsere vielfältigen Angebote umfassen die Lebensfelder Wohnen, Arbeiten und Freizeit. Kinder, Jugendliche und deren Familien finden zudem in den Einrichtungen der Vitos Jugendhilfe Unterstützung und Begleitung.
Außerdem betreibt Vitos zwei somatischen Fachkliniken für Neurologie und Orthopädie.

Vitos ist ein Unternehmen des Landeswohlfahrtsverbandes (LWV) Hessen. Zum Unternehmensverbund mit Zentrale in Kassel gehören 18 gemeinnützige Gesellschaften.

12.200 Mitarbeitende erwirtschaften in über 250 Einrichtungen an 115 Standorten einen jährlichen Gesamtertrag von einer Milliarde Euro. Sie behandeln jährlich über 300.000 Patient/-innen.
Für weitere Informationen wird auf die Homepage des Vitos Konzern unter der Adresse www.vitos.de verwiesen.

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe. Weitere Informationen zum Vertragsgegenstand können sie den übrigen Vergabeunterlagen entnehmen. Die Leistungserbringung soll auf Grundlage eines gegebenenfalls angepassten EVB-IT System-/Erstellungsvertrags erfolgen. Die Vertragsunterlagen, eine detaillierte Leistungsbeschreibung sowie für die konkreten Zuschlags- inklusive Unterkriterien werden mit Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt.

Die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt voraussichtlich in KW 7-8/2026. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird ebenfalls ein genauerer Zeitplan kommuniziert. Der Auftraggeber behält sich vor, die Verhandlungen in verschiedenen, aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern (§ 17 Abs. 12 VgV).

Die Vitos gGmbH schreibt den Auftrag als Öffentliche Auftraggeberin gemäß § 17 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb aus.

Bei Interesse an diesem Auftrag können Sie sich um die Berücksichtigung bei der Auswahl zur Auftragsvergabe im Rahmen dieses vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs bewerben. Hierzu reichen Sie bitte nach Maßgabe der nachfolgenden Bedingungen einen Teilnahmeantrag ein.

Die Anzahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, ist im vorliegenden Verfahren gem. § 51 VgV auf drei begrenzt. Die Begrenzung der Anzahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt anhand der in der Auftragsbekanntmachung veröffentlichten sowie unten unter Punkt 10 der Aufforderung zur Teilnahmeantragsabgabe aufgeführten Kriterien.